Galvenie jautājumi, kas jāuzdod pirms Excel informācijas paneļa izplatīšanas

Pirms gatavo Excel informācijas paneļa nosūtīšanas ir vērts atkāpties un uzdot dažus galvenos jautājumus. Izmantojiet šos jautājumus kā kontrolsarakstu pirms informācijas paneļa izplatīšanas.

Vai jūsu informācijas panelī ir sniegta pareizā informācija?

Apskatiet sniegto informāciju un nosakiet, vai tā atbilst informācijas paneļa mērķim, kas tika identificēts prasību apkopošanas laikā. Nekautrējieties vēlreiz precizēt informācijas paneļa mērķi ar saviem galvenajiem lietotājiem. Jūs vēlaties izvairīties no informācijas paneļa izveides vakuumā. Ļaujiet dažiem testa lietotājiem redzēt iterācijas to izstrādes laikā. Tādā veidā komunikācija paliek atvērta, un jūs neaiziesit pārāk tālu nepareizajā virzienā.

Vai visam informācijas panelī ir kāds mērķis?

Paskatieties godīgi, cik daudz informācijas jūsu informācijas panelī neatbalsta tā galveno mērķi. Lai jūsu informācijas panelis būtu pēc iespējas vērtīgāks, nevēlaties to atšķaidīt ar labi zināmiem datiem, kas ir interesanti, bet nav izmantojami.

Ja dati neatbalsta informācijas paneļa galveno mērķi, izlaidiet tos. Nekas neliecina, ka lapā ir jāaizpilda visas tukšās vietas.

Vai jūsu informācijas panelī ir skaidri redzams galvenais ziņojums?

Katrā informācijas panelī ir viens vai vairāki galvenie ziņojumi. Jūs vēlaties nodrošināt, lai šie ziņojumi būtu redzami. Lai pārbaudītu, vai galvenie ziņojumi informācijas panelī ir pamanāmi, apstājieties un pavērsiet aci, kamēr skatāties informācijas panelī. Paskatieties prom un pēc tam vairākas reizes paskatieties uz informācijas paneli. Kas tev uzkrīt pirmais? Ja tie nav galvenie komponenti, kurus vēlaties parādīt, jums būs kaut kas jāmaina.

Tālāk ir norādītas dažas darbības, kuras varat veikt, lai jūsu galvenie komponenti būtu pamanāmi.

• Novietojiet galvenos informācijas paneļa komponentus lapas augšējā kreisajā vai vidējā kreisajā stūrī. Pētījumi liecina, ka šīs jomas piesaista vislielāko uzmanību uz ilgāku laiku.

• Samaziniet apmales, fonus un citus elementus, kas nosaka informācijas paneļa apgabalus. Mēģiniet izmantot dabisko balto atstarpi starp komponentiem, lai sadalītu informācijas paneli. Ja ir nepieciešamas apmales, formatējiet tās gaišākā nokrāsā nekā jūsu dati.

• Formatējiet etiķetes un citu tekstu gaišākā nokrāsā nekā jūsu dati. Gaišas krāsas etiķetes sniedz lietotājiem nepieciešamo informāciju, nenovēršot viņu uzmanību no parādītās informācijas.

Vai varat uzturēt šo informācijas paneli?

Ir liela atšķirība starp informācijas paneļa atjaunināšanu un informācijas paneļa atjaunošanu. Pirms jūs sajūsmā izsūtāt tikko izveidoto, izskatīgo informācijas paneli, padomājiet par šāda informācijas paneļa apkopi. Jūs vēlaties padomāt par atjaunināšanas biežumu un to, kādi procesi jums jāveic katru reizi, kad atjaunināt datus. Ja tas ir vienreizējs ziņošanas notikums, saskaņojiet to ar saviem lietotājiem. Ja zināt, ka tas kļūs par periodisku pārskatu, pirms piekrišanas jebkuram grafikam noteikti vēlēsities vienoties par izstrādes laiku, atsvaidzināšanas intervāliem un fāzēm.

Vai jūsu informācijas panelī ir skaidri redzams tā darbības joma un glabāšanas laiks?

Informācijas panelī ir skaidri jānorāda tā darbības joma un glabāšanas laiks. Tas nozīmē, ka ikvienam ir jāspēj aplūkot jūsu informācijas paneli un zināt, uz kādu periodu tas attiecas, un informācijas panelī esošās informācijas apjomu. Tas ir saistīts ar dažām vienkāršām darbībām, ko varat darīt, lai efektīvi marķētu informācijas paneļus un pārskatus.

• Informācijas panelī vienmēr iekļaujiet laikspiedolu. Tas samazina neskaidrības, izplatot vienu un to pašu informācijas paneli vai pārskatu ikmēneša vai iknedēļas maksājumos.

• Vienmēr iekļaujiet tekstu, kas norāda, kad mērījumu dati tika izgūti. Daudzos gadījumos datu laiks ir kritiska informācija, analizējot pasākumu.

• Katram informācijas paneļa komponentam izmantojiet aprakstošus nosaukumus. Noteikti izvairieties no noslēpumainiem nosaukumiem ar daudziem akronīmiem un simboliem.

Vai jūsu informācijas panelis ir labi dokumentēts?

Ir svarīgi dokumentēt savu informācijas paneli un aiz tā esošo datu modeli. Ikviens, kurš kādreiz ir mantojis Excel darblapu, zina, cik grūti var būt pārtulkot dažādus analītiskos skaitļus, kas tiek iekļauti pārskatā. Ja jums paveiksies, datu modelis būs pietiekami mazs, lai to izveidotu apmēram nedēļas laikā. Ja jums nav tik paveicies, jums būs jāatsakās no visa modeļa un jāsāk no nulles.

Dokumentācijai pat nav jābūt hifalutin smalkām lietām. Dažas vienkāršas lietas var palīdzēt dokumentēt informācijas paneli.

• Pievienojiet savam datu modelim cilni Modeļa karte. Cilne Modeļa karte ir atsevišķa lapa, ko varat izmantot, lai apkopotu datu modeļa galvenos diapazonus un norādītu, kā katrs diapazons mijiedarbojas ar pārskata komponentiem pēdējā prezentācijas slānī.

• Izmantojiet komentārus un etiķetes brīvi. Tas ir pārsteidzoši, kā daži paskaidrojoši komentāri un etiķetes var palīdzēt precizēt jūsu modeli pat pēc tam, kad ilgu laiku esat bijis prom no sava datu modeļa.

• Izmantojiet krāsas, lai identificētu diapazonus savā datu modelī. Krāsu izmantošana datu modelī ļauj ātri apskatīt šūnu diapazonu un iegūt pamata norādi par šī diapazona darbību. Katra krāsa var attēlot diapazona veidu. Piemēram, dzeltenā krāsa var apzīmēt pakāpju tabulas, pelēka var apzīmēt formulas un purpursarkana var apzīmēt atsauces tabulas.

Vai jūsu informācijas panelis ir lietotājam draudzīgs?

Pirms informācijas paneļa izplatīšanas pārliecinieties, vai tas ir lietotājam draudzīgs. Nav grūti uzminēt, ko nozīmē lietotājam draudzīgums:

• Intuitīvs: jūsu informācijas panelim ir jābūt intuitīvam kādam, kurš to nekad nav redzējis. Izmēģiniet to kādam un pajautājiet viņam, vai tam ir jēga. Ja jums jāsāk skaidrot informācijas paneļa rakstītais, kaut kas nav kārtībā. Vai informācijas panelim ir nepieciešams vairāk etiķešu, mazāk sarežģītas diagrammas, labāks izkārtojums, vairāk datu, mazāk datu? Ieteicams saņemt atsauksmes no vairākiem lietotājiem.

• Ērta navigācija: ja jūsu informācijas panelis ir dinamisks un ļauj mijiedarboties ar makro vai rakurstabulām, pārliecinieties, vai navigācija darbojas labi. Vai lietotājam ir jānoklikšķina vairākās vietās, lai piekļūtu saviem datiem? Vai urbumu skaits ir atbilstošs? Vai ir nepieciešams pārāk ilgs laiks, lai pārslēgtos no viena skata uz citu? Vēlreiz pārbaudiet savu informācijas paneli vairākiem lietotājiem. Noteikti pārbaudiet visas interaktīvās informācijas paneļa funkcijas vairākos datoros, kas nav jūsu datori.

• Drukā pareizi: nekas nav kaitinošāks par informācijas paneļa drukāšanu, lai konstatētu, ka informācijas paneļa izveidotājs nav veltījis laiku, lai nodrošinātu tā pareizu drukāšanu. Noteikti iestatiet drukāšanas opcijas savos Excel failos, lai informācijas paneļi tiktu drukāti pareizi.

Vai jūsu informācijas panelis ir precīzs?

Nekas neiznīcina informācijas paneli vai pārskatu ātrāk kā uztvere, ka tajā esošie dati ir neprecīzi. Es nevaru jums pastāstīt, kā noteikt, vai jūsu dati ir precīzi. Tomēr varat izcelt trīs faktorus, kas nosaka priekšstatu, ka informācijas panelis ir precīzs.

• Atbilstība autoritatīviem avotiem: ir acīmredzams, ka, ja jūsu dati nesakrīt ar citiem ziņošanas avotiem, jums būs datu ticamības problēma — īpaši, ja šie citi avoti tiek uzskatīti par autoritatīviem avotiem. Esiet informēts par datu avotiem, kas jūsu organizācijā tiek uzskatīti par evaņģēliju. Ja jūsu informācijas panelī ir dati, kas saistīti ar autoritatīvu avotu, salīdziniet datus ar šo avotu, lai nodrošinātu konsekvenci.

• Iekšējā konsekvence: nekad nav jautri izskaidrot, kāpēc viena informācijas paneļa daļa nesaskan ar citām tā paša paneļa daļām. Jūs vēlaties nodrošināt zināmu iekšējās konsekvences līmeni savā informācijas panelī. Pārliecinieties, vai salīdzināmie komponenti dažādās informācijas paneļa daļās ir saskaņoti. Ja ir iemesls neatbilstībai, skaidri atzīmējiet šos iemeslus. Tas ir pārsteidzoši, cik labi vienkāršs apzīmējums atrisina jautājumus par datiem.

• Personīgā pieredze: vai esat kādreiz redzējis, ka kāds skatās ziņojumu un saka: "Tas neizskatās pareizi?" Viņi izmanto to, ko daži cilvēki sauc par “zarnu sajūtu”, lai novērtētu datu pareizību. Neviens uz skaitļiem neskatās vakuumā. Aplūkojot jebkuru analīzi, jūs sniedzat gadiem ilgas personīgās zināšanas, mijiedarbību un pieredzi. Jūs neapzināti izmantojat šo pieredzi, novērtējot informāciju. Nosakot informācijas paneļa precizitāti, ņemiet vērā organizācijas “anekdotiskas zināšanas”. Ja iespējams, parādiet savu informācijas paneli dažiem sava uzņēmuma satura ekspertiem.