Finanšu modelēšana programmā Excel: ko darīt, ja faila lielums ir nekontrolējams

Kad savā finanšu modelī sākat iegūt pietiekami daudz datu, ir diezgan viegli iegūt milzīgu Excel failu, kura aprēķināšana prasa ilgu laiku, apgrūtinot pārskatīšanu vai kopīgošanu ar citiem.

Ja lielais faila lielums ir saistīts ar lielu rindu skaitu (piemēram, vairāk nekā 100 000), apsveriet iespēju datu glabāšanai izmantot Power Pivot.

Ja konstatējat, ka jūsu modelis kļūst nekontrolējams (un jūs izmantojat standarta Excel bez Power Pivot vai citu pievienojumprogrammu palīdzības), šeit ir daži pārbaudīti padomi, ko varat izmantot, lai saglabātu šo faila lielumu. uz leju:

• Noņemiet visus nevajadzīgos formatējumus. Krāsām un formatējumam jāattiecas tikai uz nepieciešamo diapazonu, nevis visu rindu vai kolonnu. Izvairieties no manuālas formatēšanas un tā vietā izmantojiet stilus.

  Kad dzēšat šūnas, kuras vairs neizmantojat, iespējams, to darāt, atlasot šūnu un nospiežot taustiņu Dzēst. Šī darbība notīra saturu un formulas, bet nenotīra formatējumu. Ja jums ir aizdomas, ka tā ir problēma, varat nospiest Ctrl+A, lai atlasītu visas šūnas; pēc tam lentes cilnes Sākums sadaļā Rediģēšana noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Notīrīt un atlasiet Notīrīt formātus.

• Pārliecinieties, vai formulas atsaucas tikai uz vajadzīgo diapazonu (nevis atlasot visu rindu vai kolonnu). Ja jūsu formulas atsaucas uz vairāk šūnu, nekā tām ir nepieciešams, tiks izmantots vairāk atmiņas. Piemēram, izmantojiet formulu =SUM(A1:A1000), lai atļautu papildu rindas, nevis =SUM(A:A). Varat arī formatēt datus kā tabulu un tā vietā atsaukties uz automātiski izvēršamajiem tabulas diapazoniem savā formulā.
• Noņemiet visus izmantotos logotipus vai attēlus (vai vismaz pārbaudiet to izmērus). Viens JPG fails, kas ievietots modelī, var viegli palielināt Excel faila lielumu par 10 MB.
• Izvairieties no rakurstabulām. Rakurstabulas patiešām sabojā atmiņu. Ja jums ir vairākas rakurstabulas, pārliecinieties, vai tās izmanto vienu un to pašu datu avotu, nevis veido pilnīgi jaunu.
• Noņemiet ārējās saites uz citiem failiem. Lai pārbaudītu, vai jūsu modelī ir ārējās saites, lentē atveriet cilni Dati un sadaļā Savienojumi noklikšķiniet uz Rediģēt saites. Ja poga Rediģēt saites ir pelēkā krāsā, tas nozīmē, ka nav ārēju saišu. Ja tādas pastāv, noklikšķiniet uz pogas un, kad tiek parādīts dialoglodziņš Rediģēt saiti, noklikšķiniet uz Pārtraukt saites, lai ielīmētu datus no visām ārējām saitēm kā vērtības, un ārējās saites tiks noņemtas. Ja jums noteikti ir jāizmanto ārējās saites, vienlaikus atveriet avota failu; tas paātrinās lietas.
• Pārbaudiet ievades un aprēķinu dublēšanos. Dažreiz modelis attīstās, un var būt daļas, kas vairs netiek izmantotas, vai daļas, par kurām informācija ir mainījusies.
• Izvairieties no nepastāvīgām funkcijām. Dažas no visbiežāk izmantotajām mainīgajām funkcijām ir OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW un COLUMN. Pārmērīga šo konkrēto funkciju izmantošana jūsu modelī var patiešām palēnināt jūsu aprēķinus. Ja jums tie ir jāizmanto, mēģiniet ierobežot to izskatu modelī. Piemēram, =ŠODIEN() ir ļoti noderīga, lai norādītu šodienas datumu, taču tā vietā, lai to izmantotu vairākas reizes formulā, ievietojiet to vienā šūnā un nepārtraukti atsaucieties uz šo vienu šūnu šodienas datumam.
• Pārliecinieties, vai neizmantojat XLS faila tipu. XLSX ir daudz kompaktāks faila veids, un, ja to izmantosit, jūs redzēsit milzīgas ātruma un faila lieluma atšķirības. XLSB ir Excel binārā darbgrāmatas faila tips, kas ir pat kompaktāks nekā XLSX.

Ja esat izmēģinājis visus šos padomus un joprojām pastāv problēmas, apsveriet iespēju pārslēgt aprēķinu uz manuālu (to varat izdarīt, lentē noklikšķinot uz cilnes Formulas, atverot sadaļu Aprēķins un atlasot manuālo aprēķinu opciju). Pēc tam nospiediet taustiņu F9 tikai tad, kad nepieciešams pārrēķināt. Jūs zināt, vai kaut kas ir jāaprēķina, jo statusa joslā redzēsit Aprēķināt .

Visbeidzot, kā pēdējo līdzekli, neliels triks ir atstāt vienu šūnu kolonnas augšpusē ar tiešo saiti un ielīmēt visas pārējās šūnas kā vērtības. Kopējiet šūnu uz leju un pārrēķiniet, kad nepieciešams atsvaidzināt. Tas noteikti nav vēlamais risinājums, jo tas ir laikietilpīgs un ir pakļauts kļūdām, taču tāpēc tas ir pēdējais līdzeklis.