E-pasta sakārtošana programmā Outlook 2003

Neviens vairs nesaņem mazu e-pastu. Ja saņemat vienu ziņojumu, jūs saņemsiet tonnu. Par laimi, programma Outlook piedāvā virkni dažādu veidu, kā sakārtot šo ziņojumu putru, lai jūs varētu cīnīties, lai noskaidrotu, kas ir svarīgs un kas var gaidīt.

Kad programma Outlook ir iestatīta tā, lai ekrāna labajā pusē parādītu lasīšanas rūti, ziņojumu saraksta augšdaļā būs redzamas divas pogas. Kreisajā malā esošajai pogai ir etiķete, kas saka, piemēram, “Sakārtots: Datums”. Poga Sakārtots apraksta sistēmu, ko Outlook izmanto ziņojumu kārtošanai. Pa labi no pogas Sakārtots atrodas cita poga ar etiķeti, kas sniedz detalizētu informāciju par Outlook pašlaik izmantoto izkārtojumu. (Piemēram, ja jūsu ziņojumi pašlaik ir sakārtoti pēc datuma, labajā pusē esošā poga saka: “Jaunākie augšpusē” vai “Vecākie augšpusē”.)

Lai mainītu veidu, kā Outlook kārto ziņojumus, vienkārši noklikšķiniet uz pogas Sakārtots, lai atvērtu visu izmantojamo sakārtojumu īsinājumtaustiņu izvēlni. Outlook piedāvā šādus pasākumus:

• Datums: visizplatītākais veids, kā kārtot ziņojumus, ir pēc datuma. Pirmoreiz iestatot programmu Outlook, jūsu ziņojumi tiks sakārtoti šādi. Noklikšķiniet uz pogas labajā pusē, lai pārslēgtos starp jaunākajiem ziņojumiem augšpusē un vecākajiem ziņojumiem augšpusē.

• Saruna: šis izkārtojums grupē ziņojumus par vienu un to pašu tēmu. Ja esat ar kādu apmainījies ar vairākiem ziņojumiem par konkrētu projektu vai ideju, varat izvēlēties sarunas izkārtojumu, lai sekotu sarunas pavedienam.

• No: Kā jūs varētu nojaust, šis izkārtojums sakārto jūsu ziņojumu kolekciju atbilstoši personai, no kuras ziņojums tika nosūtīts. Izkārtojuma No izvēle ir nedaudz ātrāka nekā meklēšanas mapes iestatīšana, taču dažreiz meklēšanas mape joprojām ir labākais veids, kā izsekot ziņojumus no noteiktiem svarīgiem cilvēkiem.

• Kam: lielākā daļa saņemto ziņojumu ir adresēti jums, bet ne vienmēr. Dažreiz jūs saņemat ziņojumus, kas adresēti cilvēku sarakstam, tāpēc jūsu vārds netiek rādīts ziņojuma rindā Kam. Šis izkārtojums atdala jūsu ziņojumus atkarībā no tā, vai jūsu vārds ir norādīts katra ziņojuma rindā Kam.

• Mape: kad skatāt ziņojumus meklēšanas mapē, skatītie ziņojumi faktiski var atrasties dažādās mapēs. Ja vēlaties precīzi zināt, kurā mapē ir katrs ziņojums, izmantojiet mapju izkārtojumu. Kad skatāt savu iesūtni, mapju izkārtojums nav pieejams; tas ir paredzēts tikai meklēšanas mapēm.

• Izmērs: visi zina, ka izmēram nav nozīmes; noteicošais ir noskaņojums. Nu labi, ne vienmēr. Izmērs ir svarīgs noteiktiem sistēmas administratoriem, un tas ne vienmēr ir personiska problēma. Dažos e-pasta ziņojumos ir iekļautas fotogrāfijas, mūzika un visa veida smagi faili, kas patiešām var aizsprostot jūsu uzņēmuma e-pasta serverus. Tātad, kad jūsu sistēmas administrators lūdz jūs samazināt iesūtni, izmantojiet šo funkciju: identificējiet un izdzēsiet ziņas, kurām ir vislielākais svars.

• Tēma: šis izkārtojums ir līdzīgs sarunas izkārtojumam, izņemot to, ka tas neseko sarunas pavedienam, tas tikai apvieno ziņojumus ar vienu un to pašu tēmu.

• Veids: ne katrs iesūtnē nonākušais vienums ir vienkāršs ziņojums; jūs varat arī saņemt sapulču ielūgumus, uzdevumu pieprasījumus un visa veida citus vienumus. Ja vēlaties atdalīt ziņojumus no sapulču pieprasījumiem, pārslēdzieties uz veidu izkārtojumu, lai visinteresantākie ziņojumi paceltos saraksta augšgalā.

• Karogs: atzīmējot ziņojumu, iespējams, plānojat pie tā atgriezties. Šādā izkārtojumā atzīmētie ziņojumi atrodas saraksta augšdaļā un neatzīmētie ziņojumi atrodas apakšā. Ja izmantojat vairākas dažādas karoga krāsas, šis izkārtojums tiek sakārtots arī pēc karoga krāsas.

• Pielikums: atverot iesūtni, iespējams, nemeklējat ziņojumu, iespējams, meklējat pielikumu. Ziņojumu sakārtošana pēc pielikuma ļauj vispirms pārbaudīt iespējamās aizdomās turamās personas.

• E-pasta konti: varat iestatīt programmu Outlook vākt e-pastus no vairākām dažādām e-pasta adresēm. Dažreiz jūs vēlaties uzzināt, kurš ziņojums ir nācis no kuras no šīm adresēm, vai vienkārši apskatīt ziņojumus, kas nosūtīti uz kādu no šīm adresēm. Ja vēlaties redzēt tikai ziņojumus, kas nosūtīti uz vienu adresi, izvēlieties E-pasta kontu izkārtojumu un pēc tam noklikšķiniet uz mīnuszīmes (–) blakus to kontu nosaukumiem, kurus nevēlaties redzēt. Izmantojot šo izkārtojumu, programma Outlook parāda tikai tos ziņojumus no kontiem, kas jūs interesē.

• Svarīgums: vispirms vispirms — jūs zināt teicienu. Kad vispirms ir jāredz ziņojumi, kas atzīmēti ar lielu nozīmi, šis ir izkārtojums, kuru vēlaties izmantot.

• Kategorijas: varat piešķirt kategorijas jebkuram jūsu nosūtītajam ziņojumam, un dažreiz citi cilvēki var piešķirt kategorijas ziņojumiem, ko viņi jums sūta. Lai redzētu, kurš ziņojums ietilpst kādā kategorijā, izmantojiet sakārtojumu Kategorijas.

Poga Sakārtot pēc parādās kā ziņojumu saraksta augšdaļa tikai tad, ja ir iestatīts, ka lasīšanas rūts parādās ekrāna labajā pusē. Lasīšanas rūti var ieslēgt, izvēloties Skats -> Lasīšanas rūts -> Pa labi. Ja vēlaties kārtot ziņojumus, kad lasīšanas rūts ir izslēgta, izvēlieties Skatīt —> Sakārtot pēc, lai skatītu izkārtojumu sarakstu, un pēc tam izvēlieties vajadzīgo.