Dokumentu bibliotēkas un SharePoint 2010

SharePoint 2010 dokumentu bibliotēkas ļauj droši uzglabāt un koplietot failus, kā arī pievienot līdzekļus, kas palīdz pārvaldīt tādas lietas kā dokumentu darbplūsma (procesi, kas ļauj cilvēkiem rediģēt, komentēt un apstiprināt dokumentus) un versiju vēstures (kas notika ar failu, un kurš ko izdarīja).

Un, lai gan failu koplietošana nodrošina vienu ceļu caur mapēm uz jūsu dokumentu, SharePoint dokumentu bibliotēkas sniedz citus ceļus satura eksponēšanai. Varat piekļūt dokumentiem tieši, izmantojot pārlūkprogrammu, varat tos ievietot tīmekļa daļās, kā arī kārtot un filtrēt tos pēc to metadatiem un satura veidiem. Izmantojot dokumentu bibliotēkas, varat atklāt failus pēc to nosaukuma, nevis tikai pēc faila nosaukuma.

Dokumentu bibliotēkas sniedz arī vairākas izvēles iespējas par to, kā dokumenti nokļūst tajās. Varat saglabāt dokumentu ar dokumentu bibliotēkas URL, bet varat arī nosūtīt dokumentus pa e-pastu uz dokumentu bibliotēkām vai vilkt un nomest no Windows Explorer. Un jūs varat izveidot dokumentus tieši viņu dokumentu bibliotēkās.

Ja veicat meklēšanu faila koplietojumā, iespējams, izgūsit trāpījumus dokumentos, kuru atvēršanai jums nav atļauju; No otras puses, SharePoint nodrošina rezultātu drošības apgriešanu tā, ka, ja nevarat tiem piekļūt, jūs tos pat neredzat savos meklēšanas rezultātos.

Viss pakalpojumā SharePoint ir saraksts. Dokuments bibliotēka ir tikai īpaša veida sarakstā. Lai gan lielākā daļa citu SharePoint sarakstu ir sakārtoti ap lietām, kuras galvenokārt nosaka to metadati, dokumentu bibliotēkas tiek sakārtotas ap failiem, kas pastāv atsevišķi un ir aprakstīti to metadatos.

Dokumentu bibliotēkā ir ne tikai jāietver Microsoft Word faili. Dokumentu bibliotēkās var būt daudz veidu failu, tostarp Excel, PDF un Visio faili. Pat tīmekļa lapas tiek glabātas dokumentu bibliotēkās.

Dokumentu bibliotēkas pievieno iespēju atrast jūsu dokumentus. Atšķirībā no failu koplietošanas, kas apstrādā failus kā atsevišķus objektus, dokumentu bibliotēkas apstrādā dokumentus kā saturu un ļauj saistīt noteiktu informāciju ( metadatus ) ar tajos esošo dokumentu kopām. Tas nozīmē, ka dokumentus var atrast, pamatojoties uz līdzībām, kas aprakstītas metadatos, nevis tikai pēc failu koplietošanas iespējām.

Jums varētu rasties jautājums, kāpēc dokumentu atstāšana koplietotā tīkla diskā nav vienkāršāka nekā dokumentu bibliotēkas izmantošana programmā SharePoint 2010. Pārliecinošākais iemesls ir tas, ka SharePoint piedāvā daudzus veidus, kā sakārtot dokumentus, piemēram,

• Dokumentu bibliotēkas nodrošina unikālu tīmekļa adresi, lai piekļūtu dokumentu grupai. Dokumentu bibliotēkas ļauj piemērot drošību saistīto dokumentu grupām, un, izmantojot drošības apgriešanu, tās neļauj neautorizētiem lietotājiem tos redzēt meklēšanas rezultātos.

• Dokumenta rekvizīti ļauj izveidot vairākus vienu un to pašu dokumentu skatus.

• Mapes ļauj grupēt dokumentu apakškopu, pamatojoties uz atļauju prasībām.