Desmit projektu vadības kļūmes un kā no tām izvairīties

Projekta vadīšana ir sarežģīta. Darbības joma, resursi, cerības, grafiki un budžeti vienmēr mainās. Lai gan Microsoft Project var jums palīdzēt ar projekta organizēšanas, plānošanas un izsekošanas mehānismiem, tas nevar palīdzēt novērst visas projektu pārvaldības nepilnības. Piedāvājam iepazīties ar desmit izplatītākajām kļūmēm un padomiem, kā no tām izvairīties.

Sāciet pārāk mazu

Lai jaunā projektā sāktu pareizi, sāciet, pārdomājot kopējo ainu un sistemātiski pievēršoties detaļām. Jums ir jāsaprot projekta mērķis, mērķi un stratēģiskā nozīme, pirms ienirt detalizētos uzdevumos, kas nepieciešami projekta pabeigšanai.

Sāciet, uzdodot šādus jautājumus: vai projekts jāorganizē pēc nodevuma? Pēc fāzes? Pēc ģeogrāfijas? Pēc tehnoloģijas veida? Padomājiet par sava projekta organizēšanas ietekmi katrā no šiem veidiem. Kad esat noteicis, kā vēlaties organizēt projektu, varat sākt savu darba sadalījuma struktūru (WBS). Ja nolemjat to organizēt pa fāzēm, katrs jūsu projekta posms tiek atspoguļots WBS augstākajā līmenī; ja nolemjat, ka rezultāti ir labāks veids, kā organizēt projektu, tie ir augstākais līmenis. Kad jūsu augstākais līmenis ir izveidots, varat sākt sadalīt augstāko līmeni detalizētākās darba pakotnēs un no darba pakotnēm uzdevumos.

Nespēj aptvert savus pieņēmumus

Jūs nevarat plānot projektu bez dažiem pieņēmumiem. Pieņēmumu izdarīšana nav problēma, taču ticēt, ka citi cilvēki zina vai pat dalās ar jūsu pieņēmumiem, ir problēma.

Ikreiz, kad sākat jaunu projektu, izveidojiet pieņēmumu žurnālu — vai nu Excel izklājlapā, vai kā Word tabulu. Dokumentējiet pieņēmumu, norādiet tā apstiprināšanas termiņu un pievienojiet komentāru lauku. Tas ir ļoti vienkārši, taču tas nodrošina, ka visi darbojas saskaņā ar vienādiem pieņēmumiem.

Ielīmējiet pieņēmumu to uzdevumu sadaļā Piezīmes, kurus ietekmē pieņēmums.

Uztveriet savu projektu kā vienīgo VIP (ļoti svarīgs projekts)

Jūsu projekts jums ir svarīgs; patiesībā tas var būt vissvarīgākais jūsu darba aspekts. Tomēr visiem pārējiem tas var nebūt tik svarīgi. Ja strādājat organizācijā, kurā tiek īstenoti daudzi projekti, visticamāk, jūsu prioritāte nav Nr. 1. Ikreiz, kad no jūsu projekta tiek piesaistīti resursi, lai palīdzētu citam projektam, vienkārši atgriezieties pie grafika un pārskatiet savu plānu, lai pabeigtu darbu. Jums var būt nepieciešams pārskatīt bāzes līniju vai pat izveidot jaunu.

Ticiet, ka pieejamība ir prasmju kopums

Kad strādājat dziļi projektā un mēģināt līdzsvarot resursu pieejamību ar darbu, kas jāpabeidz, vienkāršākā stratēģija ir meklēt pirmo nepiešķirto vai nepietiekami piešķirto resursu un piešķirt šai personai uzdevumu. Problēma ir tā, ka nepiešķirtajam resursam var nebūt prasmju, lai veiktu darbu. Piemēram, darbinieka amats IT nodaļā negarantē vai pat nenozīmē, ka viņš var izveidot datubāzi vai izveidot sistēmu. Nosakiet prasmes, kas nepieciešamas, lai pabeigtu darbu, un nosakiet pieejamo resursu prasmju kopas. Jums pat var būt nepieciešams noteikt prasmju līmeni , piemēram, sākuma līmeni, vidējo līmeni un ekspertu.

Abonējiet neierobežotu resursu mītu

Ja neaprēķina katra uzdevuma piepūli un ilgumu, pastāv risks, ka vienam resursam tiks piešķirts pārāk daudz darba. Vairumā gadījumu resursi netiek veltīti projektiem pilna laika. Matricas organizācijā strādā daudzi resursi ; viņi strādā pie vairākiem projektiem vai arī veic projektu darbu.

Ja nenosakāt, cik ilgi resursi jāpavada projekta īstenošanai, un attiecīgi izlīdzināt darbu, jūs saskaraties ar nepatīkamu pārsteigumu, kad projekts aizkavējas, jo tā resursi nav 100% atvēlēti vai esat tos kopumā novirzījis.

Paļaujieties uz nereālām aplēsēm

Kā projektu vadītājs jūs paļaujaties uz komandas locekļiem, lai sniegtu precīzu sava darba izmaksu un ilguma aprēķinu. Galu galā jūs nevarat būt eksperts visās jomās. Tomēr, tā kā jūs joprojām esat atbildīgs par izstrādāto grafiku un budžetu, jums vajadzētu saprast, kā aplēses tika izstrādātas, un pēc tam pārbaudīt atbilstošo aplēses metodi.

Sadaļā Piezīmes dokumentējiet aplēšu pamatu un pieņēmumus, kas izmantoti aplēses izstrādei, lai palīdzētu sekot līdzi mainīgajiem, kas saistīti ar aplēsi.

Aizmirstiet sagatavoties Mērfija likumam

Projektu vadītājam ir attieksme, ko var izdarīt. Problēmu risināšanas un rezultātu sniegšanas bizness tomēr nenozīmē, ka varat atļauties būt akli optimistisks attiecībā uz projektiem. Laikā un budžeta izpilde daļēji ir atkarīga no rezerves neparedzētiem gadījumiem izveidošanas gan grafikam, gan budžetam. Varat izveidot rezervi atsevišķiem uzdevumiem, kas pēc būtības ir riskanti, un iestatīt kopējo projekta rezervi. Vienkāršākiem projektiem pietiek ar 10 procentu rezervi. Lai izmantotu jaunākās tehnoloģijas, jums var būt nepieciešama 50 procentu vai lielāka rezerve.

Padodies neprāta sastapšanai

1. šķērslis uzdevumu izpildei neapšaubāmi ir Sanāksme. Jūs varat atcerēties darba dienas, kad jūs steidzāties no vienas sanāksmes uz nākamo, lai tikai sasniegtu dienas beigas un saprastu, ka jums neizdevās pabeigt nevienu no saviem darbiem. Visticamāk, jums nebija jāpiedalās tajās visās — vai arī, ja tās vismaz būtu vadītas efektīvāk, tās būtu varējušas pabeigt uz pusi mazāk laika.

Pārtrauciet sapulces vājprātu! Plānojiet sanāksmes — pat iknedēļas statusa sanāksmes — tikai tad, kad tas ir nepieciešams. Eksperimentējiet, rīkojot komandas sanāksmes ik pēc divām nedēļām vai veicot individuālas tikšanās ar atsevišķiem komandas locekļiem.

Ja kāda konkrēta darba kārtības tēma prasa ieinteresētās personas ieguldījumu, uzaiciniet šo personu apmeklēt tikai to sanāksmes daļu un pēc tam atvainojiet atgriezties darbā.

Aizmirstiet, ka tas ir tikai modelis

Kad esat zinājis, kā izveidot efektīvu grafiku, izmantojot Project, nejauciet grafiku ar realitāti. Grafiks ir vienkārši realitātes modelis , ņemot vērā tajā laikā pieejamo informāciju. Informācija, pieņēmumi, aplēses un resursi mainās, riski un problēmas vienmēr pastāv, un, protams, mainās arī projekta apjoms. Tāpēc, tiklīdz jūs izstrādājat projektu, iespējams, tas ir novecojis.

Protams, dariet visu iespējamo, lai atjauninātu modeli ar jaunāko informāciju, taču atcerieties, ka vienkārša notikuma ieplānošana negarantē, ka tas notiks.

Paļauties uz brīnumiem

Ja nevarat izdomāt, kā ievērot termiņu, ņemot vērā resursus un informāciju, ko ievadāt projektā, jūs, visticamāk, neievērosit šo termiņu. Patiesībā Project var palīdzēt jums paziņot par problēmām, kas raksturīgas agresīvam piegādes datumam. Varat parādīt ieinteresētajām personām grafiku un lūgt viņiem palīdzēt noteikt, kā paātrināt uzdevumu izpildi. Dažos gadījumos ieinteresētās personas var sniegt atbilstošu informāciju, kas palīdz ātrāk pabeigt; tomēr citos gadījumos viņi vēlas, lai projekts tiktu pabeigts līdz noteiktam datumam, taču nav saprātīga veida, kā ievērot izpildes termiņu.

Kad jūs saskaraties ar nereālu termiņu, ievērojiet to pēc iespējas labāk. Tomēr, ja termiņš ir vienkārši neiespējams, atzīstiet to. Varat izmantot Project, lai meklētu alternatīvas pieejas projekta rezultātu sasniegšanai, taču jūs to nevarat izmantot laika saspiešanai.