Datu sagatavošana pārdošanas prognozēšanai programmā Excel

Izmantotajai prognozēšanas metodei ir nozīme, taču neatkarīgi no jūsu izvēles programmā Excel sākotnējie dati ir jāiestata noteiktā veidā. Excel dod priekšroku, ja jūsu dati ir tabulas veidā. Tālāk ir sniegts ātrs pārskats.

Izmantojot tabulas

Excel tabulā nav nekā noslēpumaina. Tabula ir kaut kas ļoti līdzīgs datu bāzei. Jūsu Excel darblapā ir kolonnas un rindas, un, ja ievietojat tabulu, jums vienkārši jāpārvalda trīs prasības:

• Saglabājiet dažādus mainīgos dažādās kolonnās. Piemēram, vienā slejā varat ievietot pārdošanas datumus, citā slejā pārdošanas apjomus, citā slejā tirdzniecības pārstāvju vārdus un citā slejā – produktu līnijas.
• Saglabājiet dažādus ierakstus dažādās rindās. Kad runa ir par pārdošanas informācijas ierakstīšanu, glabājiet dažādus pārdošanas ierakstus dažādās rindās. Vienā rindā ievietojiet informāciju par izpārdošanu, kas veikta 15. janvārī, un informāciju par izpārdošanu 16. janvārī citā rindā.
• Tabulas pirmajā rindā ievietojiet mainīgo nosaukumus. Piemēram, varat ievietot “Pārdošanas datums” A slejā, “Ieņēmumi” B slejā, “Tirdzniecības pārstāvis” C slejā un “Produkts” D slejā.

Attēlā parādīta tipiska Excel tabula.

Jums nav jāsaglabā ieraksti datumu secībā — to varēsit apstrādāt vēlāk.

Kāpēc uztraukties ar galdiem? Tā kā daudzi Excel rīki, tostarp tie, kurus izmantojat prognožu veidošanai, paļaujas uz tabulām. Diagrammas, kas palīdz iztēloties, kas notiek ar jūsu pārdošanu, balstās uz tabulām. Rakurstabulas — kas ir visefektīvākais veids, kā apkopot pārdošanas rezultātus programmā Excel — lielā mērā ir atkarīgas no tabulām. Datu analīzes pievienojumprogramma — ļoti noderīgs prognožu veidošanas veids — arī balstās uz tabulām.

Gadiem ilgi programma Excel bija atkarīga no neformāla datu sakārtojuma, ko sauc par sarakstu . Saraksts izskatījās līdzīgi kā tagad, jo pirmajā rindā bija lauku nosaukumi, kam sekoja ieraksti. Taču sarakstam nebija iebūvētu rekvizītu, piemēram, ierakstu skaita vai filtru vai kopējo rindu vai pat nosaukuma. Jums bija jāveic īpašas darbības, lai noteiktu sarakstā aizņemto rindu un kolonnu skaitu.

Programmā Excel 2007 Microsoft pievienoja tabulas kā jaunu līdzekli, un tabulās ir visas tās lietas, kuru sarakstiem trūkst. Viens tabulu aspekts ir īpaši noderīgs pārdošanas prognozēšanai. Laikam ritot un iegūstot vairāk informācijas par pārdošanas rādītājiem, jūs vēlaties pievienot jaunus datus savam bāzes līmenim. Izmantojot sarakstus, jums bija jādefinē tā sauktais dinamiskā diapazona nosaukums, lai pielāgotos jaunajiem datiem.

Izmantojot tabulas, viss, kas jums jādara, ir jāiesniedz jauns ieraksts, parasti jaunā rindā tabulas beigās. To darot, tabula tiek automātiski paplašināta, lai iegūtu jaunos datus. Viss darbgrāmatā — diagrammas, formulas, neatkarīgi no tā — arī tiek automātiski atjaunināts, lai atspoguļotu jauno informāciju. Tabulas ir būtisks uzlabojums salīdzinājumā ar sarakstiem, un šajā grāmatā tās plaši izmantotas.

Jūsu datu pasūtīšana

“Datu pasūtīšana” var izklausīties kā “krāsošana līniju iekšpusē”. Vienošanās ir tāda, ka jums ir jāpasaka programmai Excel, cik daudz jūs pārdevāt 1999. gadā, pēc tam cik 2000. gadā, 2001. gadā un tā tālāk. Ja jūs gatavojaties to darīt, jums ir jāsakārto dati hronoloģiskā secībā.

Labākais veids, kā programmā Excel ievietot datus hronoloģiskā secībā, ir rakurstabulas. Rakurstabula ņem atsevišķus ierakstus, kas atrodas Excel tabulā (vai ārējā datu bāzē), un apvieno ierakstus jūsu kontrolējamos veidos. Jums var būt tabula, kurā parādīti gada pārdošanas apjomi, tostarp tirdzniecības pārstāvja vārds, pārdotais produkts, pārdošanas datums un pārdošanas ieņēmumi. Ja tā, varat ļoti ātri izveidot rakurstabulu, kurā ir apkopoti pārdošanas ieņēmumi pēc tirdzniecības pārstāvja un produkta ceturkšņos. Izmantojot rakurstabulas, varat apkopot desmitiem tūkstošu ierakstu burtiski dažu sekunžu laikā. Ja jūs iepriekš neesat izmantojis rakurstabulas, šī grāmata ne tikai iepazīstina ar šo tēmu, bet arī liek jums nakts vidū par tām sapņot.

Trīs īpaši brīnišķīgas lietas par rakurstabulām:

• Viņi var jums uzkrāt visus jūsu pārdošanas datus vai, šajā gadījumā, datus par saules vēju, taču šeit ir runa par pārdošanas prognozēšanu. Ja apkopojat informāciju par katru izpārdošanu un pēc tam vēlaties uzzināt, cik daudz jūsu atkārtojumu pārdeva noteiktā dienā, nedēļā utt., rakurstabula ir labākais veids, kā to izdarīt.
• Varat izmantot rakurstabulu kā pamatu nākamajai prognozei, tādējādi ietaupot daudz laika.
• Tiem ir unikāls veids, kā palīdzēt grupēt vēsturiskos datus — pēc dienas, nedēļas, mēneša, ceturkšņa, gada, jūs to nosaucat.