Darbs ar izplatīšanas sarakstiem programmā Outlook

Varat izveidot adresātu sarakstu savā Outlook kontaktpersonu modulī, kurā ir ietverti vairāku personu vārdi tiem gadījumiem, kad sūtāt ziņojumu vairākiem cilvēkiem vienlaikus. Varat arī piešķirt kategorijas saviem izplatīšanas sarakstiem (tāpat kā ar atsevišķām kontaktpersonām), kā arī varat nosūtīt izplatīšanas sarakstu citiem cilvēkiem kā pielikumu e-pasta ziņojumam, lai viņi varētu izmantot to pašu sarakstu, ko jūs darāt, ja viņi ir izmantojot arī Outlook.

Izplatīšanas saraksta izveide

Izplatīšanas saraksta izveide ir vienkārša, izveidojot savam sarakstam nosaukumu un izvēloties no sistēmā saglabātās vārdu kolekcijas. Izplatīšanas sarakstā netiek uzskaitīti tālruņu numuri un pasta adreses, tikai e-pasta adreses.

Lai savā kontaktpersonu modulī izveidotu izplatīšanas sarakstu, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties Fails –> Jauns –> Izplatīšanas saraksts (vai nospiediet Ctrl+Shift+L).

Tiek parādīts dialoglodziņš Distribution List.

2. Ierakstiet nosaukumu, ko vēlaties piešķirt savam izplatīšanas sarakstam.

Ievadītais nosaukums tiek parādīts tekstlodziņā Vārds.

3. Noklikšķiniet uz pogas Atlasīt dalībniekus.

Tiek parādīts dialoglodziņš Atlasīt dalībniekus, un kreisajā pusē ir redzams pieejamo vārdu saraksts un labajā pusē tukšs lodziņš.

4. Veiciet dubultklikšķi uz katras personas vārda, kuru vēlaties pievienot savam izplatīšanas sarakstam.

Katrs nosaukums, uz kura veicāt dubultklikšķi, tiek parādīts kolonnā Pievienot izplatīšanas sarakstam dialoglodziņa labajā pusē.

5. Kad esat pabeidzis vārdu izvēli, noklikšķiniet uz Labi.

Tiek aizvērts dialoglodziņš Atlasīt dalībniekus.

6. Noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt (vai nospiediet Alt+S).

Dialoglodziņš Izplatīšanas saraksts tiek aizvērts, un jūsu izplatīšanas saraksts tiek parādīts jūsu kontaktpersonu sarakstā.

Kad veidojat izplatīšanas sarakstu, iespējams, vēlēsities iekļaut arī to personu e-pasta adreses, kuras nav iekļautas jūsu kontaktpersonu sarakstā vai citās jūsu Outlook adrešu grāmatās. Lai pievienotu šādu nepiederošu personu savam izplatīšanas sarakstam, iepriekš 4. darbībā noklikšķiniet uz Pievienot jaunu (nevis Atlasīt dalībniekus). Dialoglodziņā Jaunu dalībnieku pievienošana ievadiet tās personas vārdu un e-pasta adresi, kuru vēlaties pievienot, noklikšķiniet uz Labi un veiciet pārējās darbības tieši tādā pašā veidā.

Izplatīšanas saraksta rediģēšana

Cilvēki nāk un cilvēki dodas izplatīšanas sarakstos, tāpat kā visur citur. Par laimi jūs varat rediģēt sarakstus. Vienkārši noklikšķiniet uz kontaktpersonu ikonas navigācijas rūtī un veiciet dubultklikšķi uz viena no jūsu izplatīšanas sarakstiem (ieraksti, kas parāda mazu divu galviņu ikonu pa labi no to nosaukuma). Atverot izplatīšanas saraksta ierakstu, tiek parādīts tas pats ekrāns, ko redzējāt, pirmo reizi izveidojot sarakstu. Šeit ir dažas noderīgas iespējas:

• Lai noņemtu kādu no saraksta, noklikšķiniet uz šī vārda un noklikšķiniet uz pogas Noņemt.

• Lai atlasītu jaunu dalībnieku no vārdiem, kas jau ir jūsu kontaktpersonu sarakstā vai globālajā adrešu sarakstā: noklikšķiniet uz Atlasīt dalībniekus un izpildiet to pašu darbību, ko izmantojat, veidojot sarakstu.

• Lai pievienotu personu, kuras e-pasta adrese nav norādīta nevienā no jūsu adrešu grāmatām: noklikšķiniet uz pogas Pievienot jaunu, ierakstiet personas vārdu un e-pasta adresi un noklikšķiniet uz Labi.

Izplatīšanas saraksta izmantošana

Izplatīšanas saraksti tiek rādīti kā vienumi jūsu kontaktpersonu sarakstā kopā ar cilvēku vārdiem, tāpēc (kā jūs droši vien varat nojaust) varat izmantot izplatīšanas sarakstu, lai adresētu e-pasta ziņojumu tāpat kā ar jebkuru kontaktpersonu. Lūk, kā to izdarīt:

• Varat vilkt izplatīšanas saraksta kartīti uz savu iesūtni, lai šim sarakstam izveidotu jaunu e-pasta ziņojumu.

• Varat ierakstīt izplatīšanas saraksta nosaukumu e-pasta ziņojuma rindā Kam: un rīkjoslā noklikšķināt uz pogas Pārbaudīt vārdus.

Kad programma Outlook pievieno pasvītrojumu vārdam lodziņā Kam:, jūs zināt, ka jūsu ziņojums tiks nosūtīts personām jūsu adresātu sarakstā.