Atrodiet pareizo Access 2013 rīku, lai novērstu atkritumus

Ja dati, kas tiek ievadīti jūsu datu bāzē, izmantojot tabulas un veidlapas, ir atkritumi, jebkura izvade vai analīze, ko veicat ar vaicājumiem un atskaitēm, arī radīs atkritumus. Par laimi, Access piedāvā daudz rīku, lai palīdzētu jums pārliecināties, ka katrā laukā ievietotie dati ir tie, kas ir jāiekļauj šajā laukā. Tabulas noformējuma skatā varat atrast daudzus rīkus, kas pasargā no atkritumiem:

• Datu tips: izmantojiet pareizo datu tipu, lai novērstu nepareiza veida datu ievadīšanu.

• Lauka lielums: šis rekvizīts ierobežo rakstzīmju skaitu. Ja zināt, ka lauks nedrīkst pārsniegt četras rakstzīmes, piemēram, iestatiet Lauka lielumu uz 4.

• Formāts: šis rekvizīts nodrošina pareizu datu izskatu. Piemēram, varat mainīt tekstu uz visiem lielajiem burtiem vai visiem mazajiem burtiem.

• Ieejas maska: ieeja maska ierobežo informāciju atļauto laukā, norādot, ko rakstzīmes var ievadīt. Izmantojiet ievades masku, ja zināt, kādai formai jābūt datiem, piemēram, ja pasūtījuma numuram ir divi burti, kam seko četri cipari. Tālruņa numuri un pasta indeksi ir citi lauku piemēri, kuros ir noderīgas ievades maskas. Ievades maskas darbojas ar lauka rekvizītu Format.

• Noklusējuma vērtība: šis rekvizīts definē vērtību, kas tiek parādīta pēc noklusējuma, ja netiek ievadīta cita vērtība. Noklusējuma vērtība tiek rādīta laukā, līdz tiek ievadīta cita vērtība.

• Lauka vai ieraksta validācijas kārtula: pirms datu ievadīšanas šī kārtula ir jāiztur. Šis rekvizīts darbojas ar Validācijas teksta rekvizītu kārtulu.

• Obligāts: šis rekvizīts norāda, ka laukam ir jābūt vērtībai, lai jūs varētu saglabāt ierakstu. Ja vērtība netiek ievadīta, programma Access neveido jaunu ierakstu, kad tiek nospiests Tab vai Enter, un poga Jauns ieraksts ir pelēkā krāsā.

• Atļaut nulles garumu: šis rekvizīts norāda, vai ir atļauts ievadīt nulles garumu, piemēram, “” (pēdiņas bez atstarpēm) (tikai laukiem Teksts, Garais teksts un Hipersaite). Nulles garuma lauks ļauj atšķirt informāciju, kas neeksistē, no nulles vērtības (tukša), kas nav zināma vai nav ievadīta. Ja šī opcija ir iestatīta, nepieciešamajā laukā tiek atļauta nulles garuma virkne. Ja ir atļauti abi, varat izmantot ievades masku, lai nulles garuma lauks izskatītos savādāk nekā nulles vērtība.

• Indeksēts: kad izvēlaties indeksēt lauku, varat norādīt, ka laukā nav atļauts dublēt vērtības. Šis īpašums ir pieejams arī no datu lapas skata; tā ir izvēles rūtiņa lentes cilnē Datu lapa.

• Uzmeklēšanas lauki: šis rekvizīts ļauj lietotājam atlasīt vērtību laukam, kas saglabāts citā laukā, tādējādi novēršot daudzas pareizrakstības kļūdas un standartizējot lauka opcijas. Izmantojiet uzmeklēšanas vedni, lai izveidotu uzmeklēšanas lauku.