Atklājiet daudzos veidus, kā skatīt savus ziņojumus programmā Outlook 2000

Jūs varat skatīt savus ziņojumus vismaz desmit veidos, sākot ar komplektu, kas ir iekļauts programmā Microsoft Outlook. Varat modificēt katru skatu, kārtojot jebkuru informācijas kolonnu jebkurā skatā, noklikšķinot uz šīs kolonnas nosaukuma.

Lai mainītu ziņojumu skatījumu programmā Outlook, izvēlieties Skats–> Pašreizējais skats un pēc tam izvēlnē izvēlieties vienu no šiem skatiem:

• Ziņojumi. Šis ir vienkāršs jūsu iesūtnes attēls — No, Kam, Tēma — tikai pamatinformācija. Ziņojumi, kurus vēl neesat izlasījuši, ir norādīti treknrakstā; pārējie ir norādīti vienkāršā veidā.

• Ziņojumi ar automātisko priekšskatījumu. Ja jums nav laika izlasīt visus saņemtos ziņojumus, priekšskatījums ir noderīgs. Dažas pirmās rindiņas var sniegt jums mājienu par to, kuras ziņas vēlaties lasīt. AutoPreview parāda šīs dažas pirmās rindiņas.

• Parasti jūs redzat tikai to ziņojumu priekšskatījumus, kurus vēl neesat lasījis. Jūs redzat tikai izlasīto ziņojumu nosaukumus. Faktiski programma Outlook pieņem, ka esat izlasījis jebkuru ziņojumu, kuru esat atvēris. Varat arī atzīmēt ziņojumu kā lasītu vai nelasītu, ar peles labo pogu noklikšķinot uz tā un izvēloties Atzīmēt kā lasītu vai Atzīmēt kā nelasītu.

• Ar sekošanas karogu. Varat atzīmēt ienākošos ziņojumus, lai palīdzētu jums izsekot, kas jums jādara, atbildot uz katru ziņojumu. Atzīmētajā skatā jūsu ziņojumi tiek grupēti atkarībā no tā, vai ziņojumiem ir iestatīti karodziņi, un ir norādīts, kāda veida karodziņi ir iestatīti un kad tie ir jāiesniedz.

• Daži eksperti saka, ka visefektīvākais veids, kā rīkoties ar visiem jūsu ienākošajiem ziņojumiem, ir tos reģistrēt atbilstoši tam, kas ar tiem jādara, un pēc tam rīkoties atbilstoši katra ziņojuma prioritātei un laikam. Ziņojumu karodziņi ir viens ērts veids, kā saprast, kas jums ir jādara ar saņemtajiem ziņojumiem. Izmantojot sekošanas karoga skatu, jūsu ziņojumi tiek automātiski sakārtoti atbilstoši to darbībai, padarot jūs uzreiz efektīvu, vai ne?

• Pēdējās septiņas dienas. Kad jums tiek lūgts nekavējoties rīkoties saistībā ar ziņojumu, ko saņēmāt pirms dažām dienām, ne vienmēr ir viegli atrast ziņojumu, kurā norādīts, kā rīkoties, it īpaši, ja saņemat daudz e-pasta. Skatā Pēdējās septiņas dienas tiek rādīti tikai tie ziņojumi, kurus saņēmāt pēdējās nedēļas laikā. Atrast preci īsā sarakstā ir vieglāk nekā garā.

• Pēdējo septiņu dienu saraksts ierobežo jūsu skatījumu, iekļaujot ziņojumus, kas tiek saņemti septiņu dienu laikā. Tas nešķiro ziņojumus pēc to satura vai to sūtītāja. Varat kārtot ziņojumus pēc sūtītāja vārda vai ziņojuma tēmas, skatā noklikšķinot uz virsrakstiem kolonnu augšdaļā.

• Atzīmēts nākamajām septiņām dienām. Ja atzīmējat ziņojumus, kas ir patiešām svarīgi, ziņojumiem, kurus esat atzīmējis, lai nākamajās dienās pievērstu jūsu uzmanību, visticamāk, vispirms būs jāpievērš uzmanība. Lai ātri apskatītu populārākos vienumus, izmantojiet Atzīmēts skatam Nākamās septiņas dienas.

• Tāpat kā skats Atzīmēts, arī skats Atzīmēts nākamajām septiņām dienām ietver būtisko informāciju: kurš ir nosūtījis ziņojumu, kāda ir ziņojuma tēma un kad ar atzīmēto ziņojumu ir jāveic darbība.

• Pēc sarunas tēmas. Vienmēr ir jāiekļauj tēma, kas ir viegli saprotama, lai persona, kas saņem jūsu ziņojumu, no pirmā acu uzmetiena zinātu jūsu ziņojuma tēmu un to, kā ar to rīkoties. Ja veicas, citi cilvēki dara to pašu jūsu vietā. Tad jūs patiešām varat iegūt zināmu nobraukumu no ziņojumiem, kārtojot tos skatā Pēc sarunas tēmas.

• Pēc sūtītāja. Kad priekšnieks zvana un jautā: "Vai jūs saņēmāt e-pasta ziņojumu par prēmijām, ko es jums nosūtīju pirms trim nedēļām?" jūs, iespējams, nevēlaties tērēt daudz laika, lai šķirotu visu citu pēdējo trīs nedēļu ziņojumus. Ātrākais veids, kā ātri atbildēt uz priekšnieka jautājumu, ir pārslēgties uz skatu Pēc sūtītāja.

• Skatā Pēc sūtītāja varat uzreiz atrast priekšnieka vārdu. Veiciet dubultklikšķi uz ziņojuma ar nosaukumu Bonusi. Tad jūs varat pateikt priekšniekam: "Es noteikti darīju; tas ir tepat manā priekšā." Jūs varēsit atbildēt tik ātri, ka priekšnieks ar prieku piešķirs jums šo bonusu.

• Nelasītas ziņas. Jums nav jālasa katrs ziņojums, kas parādās jūsu ekrānā, taču Mērfija likums saka, ka vissvarīgākā informācija būs ziņojumā, kuru jūs vēl neesat izlasījis. Nelasīto ziņojumu skats sniedz ātru ieskatu tajās lietās, kuras vēl neesat ātri apskatījis.

• Neatstājiet savu iesūtni visu laiku nelasīto ziņojumu skatā, jo šķiet, ka ziņojumi pazudīs, kad tos pabeigsiet lasīt. Lielāko daļu laika ir vienkāršāk izmantot skatījumu Ziņojumi un šad tad pārslēgties uz nelasīto ziņojumu skatu kā stratēģiju lietu atrašanai.

• Nosūtīts uz. Var šķist muļķīgi, ka jūsu iesūtnes skats ir sakārtots atbilstoši tās personas vārdam, kurai katrs ziņojums tiek nosūtīts. Galu galā tā ir jūsu iesūtne; tev viss būtu jānosūta, vai tā te nebūtu, vai ne?

• Skata Sent To izmantošanai ir divi iemesli. Daži ziņojumi, kas jums tiek saņemti, ir adresēti, piemēram, visiem jūsu uzņēmuma darbiniekiem, tāpēc ir labi zināt, ka dažus ziņojumus nevajadzētu uztvert personiski. Otrs iemesls ir tas, ka mapē Iesūtne un Mapē Nosūtītie vienumi ir pieejams viens un tas pats skatu kopums. Mape Nosūtītie vienumi ir vieta, kur programma Outlook glabā citām personām nosūtīto ziņojumu kopijas. Zināšana, ko tu kam nosūtīji, var ļoti noderēt.

• Skats Nosūtīts ir tikai kārtots, nevis grupēts, kas nozīmē, ka ziņojumi tiek rādīti to personu vārdu secībā, kuras tos nosūtīja. Grupētā skatā kā grupas virsraksts tiktu parādīts katras personas vārds, kura ir nosūtījusi jums pastu. Ja noklikšķināsit uz slejas Tēma, jūs zaudējat priekšrocības, ko sniedz saraksts sakārtots pēc sūtītāja. Ja šķiet, ka saraksts Nosūtītie ir sakārtots nepareizi, noklikšķiniet uz vārda Kam kolonnas Kam augšpusē.

• Ziņojuma laika skala. Ziņojuma laika skalas skats ir viens no interesantākajiem Outlook skatiem; tas zīmē visu jūsu ziņojumu diagrammu atbilstoši to saņemšanas brīdim. Ziņojumu laika skalas skats ir izstrādāts, lai palīdzētu jums atrast ziņojumus, kad varat atcerēties, kad tie ieradās, bet ne to, kāpēc tie ieradās vai kas tos nosūtīja.

• Mazās ikonas, kas attēlo ziņojumus, patiesībā ir saīsnes uz ziņojumiem, kurus tie attēlo. Varat atvērt ziņojumu, veicot dubultklikšķi uz attiecīgā ziņojuma ikonas. Varat arī ar peles labo pogu noklikšķināt uz ziņojuma ikonas, lai atbildētu uz ziņojumu, dzēstu ziņojumu vai pārvietotu ziņojumu uz citu mapi.