10 veidi, kā būt produktīvam programmā Microsoft 365 Business

Jūsu Microsoft 365 Business abonements ietver piekļuvi ne tikai Microsoft Office komplekta darbvirsmas lietojumprogrammai, bet arī tās mobilajām versijām. Office mobilās lietotnes dažādās mobilajās platformās tiek novērtētas augstu. Katru dienu miljoniem informācijas darbinieku visā pasaulē, tostarp es, aktīvi izmanto šīs lietotnes, lai veiktu darbu, nebūdami piesieti pie biroja galda.

Šeit jūs uzzināsit desmit produktivitātes padomus, kas pieejami programmā Microsoft 365 Business. Izmantojiet šos padomus kā daļu no adopcijas kampaņas, lai palielinātu pakalpojuma izmantošanu un samazinātu atbalsta zvanus savai IT komandai. Varat droši dalīties ar šiem padomiem saviem galalietotājiem, zinot, ka jūsu organizācijas dati ir aizsargāti un pārvaldīti.

Pievērsiet uzmanību paziņojumiem Microsoft 365 administrēšanas centrā. Sekojiet līdzi jaunām funkcijām, lai jūs uzzinātu par papildu produktivitātes padomiem, kurus varat kopīgot ar galalietotājiem.

Turpiniet no vietas, kur beidzāt programmā Microsoft Word

Pieņemsim, ka sākat lasīt Word dokumentu savā birojā un pēc tam saprotat, ka jums ir jāizslēdz dators, lai nokļūtu pie ārsta. Jūs ierodaties sava ārsta kabinetā, un jums tiek likts gaidīt reģistratūrā, līdz kāds ir gatavs jūs redzēt. Neapmierināts ar to, ka pieejamie žurnāli nav pievilcīgi, jūs jūtaties atvieglots, atceroties, ka jums ir viedtālrunis — un ārsta kabinets ļauj izmantot mobilās ierīces.

Jūs izveidojat savu viedtālruni, palaižat Word mobilo lietotni, kas ir reģistrēta jūsu Office 365 kontā, un voila! Pēdējais dokuments, kuru lasījāt savā birojā, ir norādīts jaunāko dokumentu sarakstā. Jūs sākat lasīt dokumentu un aizveriet to, kad esat pabeidzis. Jūs joprojām gaidāt ārstu, tāpēc vēlreiz skatāties savā Word lietotnē un redzat, ka ar jums ir kopīgots dokumentu saraksts un tam ir nepieciešama jūsu uzmanība. Jūs atverat vienu, lai sāktu rediģēšanu, un pēc tam tiek nosaukts jūsu vārds. Neuztraucies. Iespējams, jums būs laiks pabeigt dokumenta rediģēšanu pēc tam, kad nokļūsit iekšējā uzgaidāmajā telpā.

Kopīgojiet Office 365 dokumentus ar pārliecību

Droša dokumentu koplietošana ar citiem organizācijas dalībniekiem no mobilās ierīces ir līdzīga dokumenta kopīgošanai no darbvirsmas. Korporācija Microsoft ir ieguldījusi lielus ieguldījumus, lai Office 365 mobilās lietošanas iespējas būtu pēc iespējas vienkāršākas, lai jūsu produktivitāte — galddatorā vai mobilajā ierīcē — netiktu ietekmēta.

Pieņemsim, ka esat ceļā uz darbu un saņemat e-pasta ziņojumu no sava projekta vadītāja ar lūgumu ātri izveidot prezentāciju jūsu projekta komandas sākuma sanāksmei. Sēžot autobusā pa ceļam uz darbu, jūs saprotat, ka varat izmantot 30 minūšu braucienu, lai paveiktu kaut ko produktīvu. Tāpēc tālrunī palaižat programmu PowerPoint un sāciet veidot prezentāciju. Jūs pabeidzat prezentāciju un saglabājat to OneDrive mapē, bet pēc tam saprotat, ka vienam slaidam ir nepieciešama projekta vadītāja ievade.

Jūs skatāties uz laiku un pamanāt, ka jums ir vēl piecas minūtes līdz galamērķa sasniegšanai. Jūs atgriezīsities savā prezentācijā un pieskarieties ikonai Kopīgot, pieskarieties pogai Uzaicināt cilvēkus un ievadiet sava projekta vadītāja e-pasta adresi. Tā kā lietotnē pēc noklusējuma ir iestatīta rediģēšanas piekļuve, jūs dodaties tieši uz ziņojumu apgabalu, lai ierakstītu ātru ziņojumu, lūdzot projekta vadītājam ievadīt ievadi. Pieskaraties pogai Sūtīt un pēc tam pieskarieties Gatavs. Sistēma nosūta jūsu projekta vadītājai e-pastu ar drošu saiti uz dokumentu, lai viņa varētu sākt rediģēt.

Desmit minūtes vēlāk, izkāpjot no autobusa un ieejot birojā, jūs redz projekta vadītājs. Viņa apmulsusi skatās uz jums un jautā: “Vai es jums nenosūtīju e-pastu pirms stundas? Kā jums izdevās dabūt šo prezentāciju manā iesūtnē, pirms pat ieradāties darbā? Jūs uzmetat skatienu savam varonim, netālu sēdošajam IT administratoram.

Dokumentu līdzautors ar Microsoft 365 Business jebkurā laikā un vietā

Tas notiek. Jūs pabeidzat dokumentu un nosūtāt to daudziem cilvēkiem, un tad saprotat, ka dokumentā ir jāmaina viena galvenā informācijas daļa. Tad ko tu dari? Jūs visiem nosūtāt e-pasta ziņojumu, norādot, lai viņi ignorē jūsu iepriekšējo e-pasta ziņojumu un ka jūs nosūtīsit atjauninātu dokumenta versiju. Problēma ir tā, ka daži cilvēki jau bija atbildējuši ar savām atjauninātajām versijām, tāpēc tagad jums ir jāapvieno viņu atsauksmes atjauninātajā dokumentā un pēc tam dokuments ir jānosūta atpakaļ visiem. Visu laiku jūs cerat, ka nenokļūsit e-pasta koku murgā, kur cilvēki tikai turpina sūtīt e-pastu savas jaunās dokumenta versijas šurpu turpu.

Par laimi, jums nav jādzīvo šajā murgā. Ja sākat izmantot Office lietojumprogrammu līdzautorēšanas līdzekļus savā Microsoft 365 Business abonementā, visi jūsu komandas locekļi var strādāt ar vienu un to pašu dokumentu — rediģēt un atjaunināt un redzēt viens otra komentārus — reāllaikā! Office līdzautorēšanas līdzekļi nevainojami darbojas arī mobilo lietotņu versijās.

Viegli piesaistiet kāda cilvēka uzmanību, izmantojot Microsoft 365

Sociālajos saziņas līdzekļos, piemēram, Facebook vai Twitter, @pieminējumi ir lielisks veids, kā atzīmēt cilvēkus un informēt, ka vēlaties viņu uzmanību. Vienkārši ierakstiet @, kam seko tās personas vārds, kuru vēlaties atzīmēt. Rakstot nosaukumu, tiek parādīts ieteikumu saraksts, tāpēc jums nav jāievada viss nosaukums.

Nu, uzmini ko? @minējumi tagad ir daļa no jūsu Office komplekta! Piemēram, programmā Outlook varat @pieminēt kolēģi e-pasta ziņojuma tekstā vai sapulces uzaicinājumā, un sistēma automātiski pievienos minēto lietotāju e-pasta vai sapulces uzaicinājuma rindā Kam.

Tāpat kā pakalpojumā Facebook, kad jūs @pieminat kādu, ziņai tiek automātiski pievienots pilns vārds. Ja vēlaties, lai ziņojums izklausītos vairāk līdzīgs tam, kā jūs parasti saskartos ar savu kolēģi, varat dzēst daļu no pieminēšanas, lai tajā tiktu rādīts, piemēram, tikai vārds. Neuztraucieties, e-pasta adrese rindā Kam paliks neskarta.

Ja atklājat, ka daudzi cilvēki cenšas pievērst jūsu uzmanību, izmantojot @minējumus, varat filtrēt savu pastkasti, lai tiktu rādīti tikai tie e-pasta ziņojumi, kuros esat @minēts. Lai to izdarītu, ziņojumu sarakstā noklikšķiniet uz bultiņas blakus opcijai Visi un pēc tam noklikšķiniet uz Minētā pasta. Šis līdzeklis darbojas gan Outlook Windows, gan Mac versijās.

Noskaidrojiet, kam ir problēmas ar Microsoft Word

Office 365 līdzautors dokumentus reāllaikā kopā ar vairākiem cilvēkiem. Šī funkcija ir lieliska, jo jūs visi saskaraties ar vienu patiesības avotu. Bet kas notiek, ja kādu dienu atverat dokumentu un saprotat, ka kāds ir izdzēsis visu rindkopu, kuru jūs rūpīgi uzrakstījāt iepriekšējā dienā?

Nu, jūs varētu visiem nosūtīt e-pastu un lūgt vainīgajam izklaidēties. Vai arī varat izmantot slepeno ceļu un vienkārši skatīt dokumenta versiju vēsturi, lai redzētu dažādu saglabāto versiju žurnālu, kā arī tās personas vārdu, kura to saglabāja, un versijas saglabāšanas laika zīmogu. Varat pat atvērt dokumenta iepriekšējo versiju un atjaunot to.

Lai parādītu versiju vēsturi programmā Microsoft Word, noklikšķiniet uz faila nosaukuma augšējā joslā un pēc tam noklikšķiniet uz Versiju vēsture. Versiju vēstures rūts tiek parādīta ekrāna labajā pusē, nodrošinot ātru piekļuvi dokumenta versijām un versijas autora vārdam un ikonai.

Piekļuve versiju vēsturei no Microsoft Word.

Tīmekļa versijā noklikšķiniet uz vēstures ikonas augšējā labajā stūrī, lai parādītu rūti Versiju vēsture.

Šī funkcija ne tikai uzlabo produktivitāti, bet arī veicina harmoniju, ja to lieto pareizi!

Aizmiglojiet fonu programmā Microsoft Teams

Iedomājieties, ka atrodaties tiešraides intervijā visā pasaulē, kurā tiek apspriestas Dienvidkorejas prezidenta impīčmenta sekas, kad jūsu mazulis satrauc jūsu interviju, ieejot jūsu mājas birojā un sāk dejot. Tagad iedomājieties, ka situācija kļūst vēl sliktāka, kad jūsu zīdainis staigulī ielīst istabā, kam seko jūsu panikā pārņemtais dzīvesbiedrs, kurš mēģina izvilkt abus bērnus no istabas. Tas notika, un 2017. gada martā, kad BBC intervēja profesoru Robertu Kelliju, tika izveidots jautrs vīrusu video.

Jaunā Microsoft Teams funkcija Blur My Background ļauj izvairīties no šī scenārija. Ja plānojat sapulci ar Teams, noklikšķiniet uz pogas Citas opcijas (…) un pēc tam noklikšķiniet uz Aizmiglot manu fonu, viss aiz jums tiks smalki izplūdis.

Iedomājieties, cik daudz produktīvāks jūs būsit tagad, zinot, ka varat izlaist braukšanu uz darbu un mājām, rīkot videokonferenču sapulces no mājas biroja un izskatīties profesionāli, neuztraucoties par to, ka jūsu bērni vai suns ieradīsies sapulces laikā un varētu novērst uzmanību. Iespējams, profesoram Kellijai šī funkcija patiks. Taču, ja nebūtu notikusi viņa jautrā intervija, viņš nebūtu iedvesmojis Microsoft darbiniekus pievienot šo funkciju.

Izveidojiet kā profesionālis, izmantojot PowerPoint AI atbalstu

Būsim atklāti. Ne visiem no mums ir dots talants radīt prezentācijas, kas piesaista cilvēku uzmanību. Ja vien neesat viens no tiem radošajiem, TED cienīgas prezentācijas izveide nav pieejama.

Ir labas ziņas visiem dizaina izaicinājumiem! Ar mākslīgā intelekta (AI) palīdzību tagad ir iespējams izveidot PowerPoint prezentācijas ar augsti apmaksāta mārketinga guru pieskārienu.

PowerPoint darbvirsmas vai tīmekļa versijā sāciet jaunu prezentāciju. Vienkārši pievienojiet informāciju, ko vēlaties nodot savā slaidā, un neuztraucieties par izskatu un darbību. Kad esat pabeidzis, dodieties uz lentes cilni Dizains un noklikšķiniet uz pogas Dizaina idejas. AI tehnoloģija pakalpojumā Office 365 automātiski ģenerē dažas dizaina idejas, no kurām izvēlēties.

Programmas PowerPoint funkcija Dizaina idejas.

Runājiet, nevis rakstiet, izmantojot Office 365

Kā mākoņpakalpojums Office 365 Office Apps laika gaitā kļūst viedāks. Mašīnmācība un mākslīgais intelekts ļauj Office lietojumprogrammām, piemēram, Word, Excel, PowerPoint un Outlook, pielāgoties jūsu darbam, ietaupot laiku un pat uzlabojot rakstīšanas prasmes.

Viens no šiem izlūkošanas pakalpojumiem ir funkcija Diktēt, kas ļauj diktēt tekstu, nevis rakstīt. Programmā Microsoft Word poga Diktēt atrodas lentes cilnē Sākums. Ja izmantojat programmu Outlook, sāciet jaunu e-pasta ziņojumu, atveriet cilni Ziņojums un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Diktēt. Kad ikona Diktēt kļūst sarkana, varat sākt runāt. Kamēr jūs runājat, dokumentā parādās teksts. Vienkārši pārliecinieties, vai jūsu mikrofons ir iespējots un jūs runājat skaidri un sarunvalodas veidā.

Pieturzīmes var ievietot, pasakot pieturzīmes nosaukumu. Piemēram, teikuma beigās sakiet “punkts” vai “jautājuma zīme” vai “izsaukuma zīme”. Ja vēlaties sākt jaunu rindkopu, sakiet "jauna rindkopa".

Ko tu gaidi? Izmēģiniet šo Microsoft 365 līdzekli!

Izmantojiet brīvroku režīmu, izmantojot Office 365 Read Aloud

Produktivitāte Office 365 ir izstrādāts, lai apmierinātu cilvēku visā pasaulē ar dažādām spējām. Diktēt, pastāstīt man, kas nodrošina ātru piekļuvi komandām, neizmantojot dažādas lentes cilnes, un Pieejamība, kas nevainojami darbojas ar ekrāna lasītājiem, ir tikai daži no Office 365 līdzekļiem, kas uzlabo produktivitāti un veicina iekļaušanu darba vietā. .

Vēl viena lieliska funkcija, ko atradīsit Office lietojumprogrammās, ir Word funkcija Lasīt skaļi. Lai gan funkcija Read Aloud ir norādīta kā viena no Office mācību rīku iespējām, kas ir īpaši noderīga cilvēkiem ar disleksiju, funkcija Lasīt skaļi ir lieliski piemērota korektūrai, jo tā izceļ tekstu katra vārda lasīšanas laikā.

Bonuss cilvēkiem, kuru dzimtā valoda nav angļu valoda, funkcija Lasīt skaļi ir arī lielisks rīks, lai uzzinātu, kā tiek izrunāti vārdi.

Izmēģiniet šo funkciju un pārbaudiet, vai varat to iekļaut savā darbplūsmā. Poga Lasīt skaļi atrodas Microsoft Word cilnē Pārskatīšana.

Priecīgu lasīšanu skaļi!

Ceļošana laikā, izmantojot Windows laika skalu

Vai esat kādreiz pamanījis, ka veltījāt 30 minūtes, meklējot dokumentu, ar kuru strādājāt pirms dažām dienām, bet neatceraties, kur tas tika saglabāts? Vai arī pārlūkojat savu pārlūkošanas vēsturi, lai atrastu renovācijas projekta meklējumus?

Ja jums ir bijusi šāda nepatīkama pieredze, jūs priecāsities uzzināt, ka jums vairs nav jātērē laiks šādā veidā. Laika skalas funkcija operētājsistēmā Windows 10 palīdz atgūt zaudēto produktivitāti, ļaujot vienā ekrānā skatīt visas savas darbības līdz pat 30 dienām.

Tālāk esošajā attēlā ir parādīts Windows laika skalas ekrānuzņēmums. Labajā pusē esošā slīdjosla ļauj pāriet uz dažādiem laika punktiem un redzēt savu darbību. Varat arī izmantot meklēšanas lodziņu, lai meklētu savas darbības pēc atslēgvārda.

Windows laika skalas funkcija.

Lai aktivizētu Windows laika skalas līdzekli, noklikšķiniet uz pogas Uzdevumu skats blakus Cortana meklēšanas joslai vai nospiediet Windows un tabulēšanas taustiņus.

Tāpēc turpiniet un turpiniet, kur pārtraucāt, izmantojot Windows laika skalu. Jūs, iespējams, nevarēsit atgriezties laikā, bet vismaz jūs vienmēr varat atgriezties laika skalā!