10 projektu vadības zelta likumi

Sākot lietot Project 2016, šeit minētie izplatītie teicieni (vai aforismi, aksiomas un priekšraksti) var palīdzēt atcerēties projekta vadības pamatprincipus. Piestipriniet tos pie biroja sienas, lai jūs varētu tos pārskatīt visas darba dienas garumā.

Ritiniet ar to

Ritošo viļņu plānošana ir lielisks veids, kā vienkāršot projekta pārvaldību. Plānojiet ne tālākā nākotnē, nekā varat saprātīgi redzēt — un neplānojiet sīkāk, nekā ir jēgas. Kad projekts tiek pirmo reizi noformēts, jums ir tikai atskaites datumi. Kad sākat izprast vairāk par projektu, varat definēt projekta dzīves ciklu un galvenos rezultātus, kas jāizveido katrā tā fāzē.

Veidojiet projektu pa posmiem. Sāciet ar sākotnējām fāzēm un aizpildiet detalizētus uzdevumus, secības, resursus un ilgumus. Atstājiet vēlākās fāzes augstā detalizācijas līmenī; tādā veidā jums būs mazāk darba, kas jāpārstrādā, veicot vēlākus uzdevumus, kurus vienkārši nevar paredzēt projekta sākumā. Jums arī mazāk vajadzēs manipulēt ar šo vēlāko uzdevumu bāzes līniju: ja uzdevumi ir pārāk tālu nākotnē, to laika prasības nesakritīs ar resursiem, ko sākotnēji tiem atvēlējāt.

Kad tas ir spēles sākumā, izvairieties iedziļināties detaļās par uzdevumiem, kas ir tālu nākotnē. Projekts var jums palīdzēt slīdošo viļņu plānošanā, ja izmantojat šīs programmas funkcijas:

• Tīkla diagrammas skats: palīdz grafiski vizualizēt projekta fāzes
• Laika skala: augstā līmenī parāda atskaites punktus, rezultātus un fāzes
• Uzdevuma paplašināšana un sabrukšana: ļauj paslēpt vai parādīt projekta fāzes

Salieciet pīles rindā

Pirms sākat veidot projektu, veiciet mājasdarbu. Ja jums nav visas vajadzīgās informācijas, kad apsēžaties pie datora, lai strādātu ar Project, jūs nepārtraukti apstāsies, plānojat viduspunktu un skriesiet, lai atrastu informāciju — tas nav efektīvs veids, kā strādāt.

Pirms apsēžaties, lai izveidotu projekta grafiku, padomājiet par šādu projekta informāciju:

• Pamatgaidu realitātes pārbaude: pamatojoties uz jūsu pieredzi līdzīgu projektu pārvaldībā laika gaitā, nosakiet, vai rezultāti, budžets un provizoriskais grafiks ir saprāta robežās. Izlemiet, vai apspriest darbības jomas un budžeta izmaiņas, lai izvairītos no projekta, kas jau no paša sākuma ir nereāls.
• Informācija par resursiem : ja resurss ir cilvēks, ierakstiet resursa pilnu nosaukumu, kontaktinformāciju, prasmes, izmaksas, grafiku, laika konfliktus, vadītāja vārdu un vadītāja kontaktinformāciju. Lai uzzinātu par aprīkojumu vai aprīkojumu, noskaidrojiet to pieejamību un izmaksas.
• Komandas struktūra: nosakiet, vai viens komandas dalībnieks reģistrē visu citu progresu vai visi resursi veic savu izsekošanu. Izlemiet, kurš atjaunina grafiku pēc izmaiņu veikšanas, kurš saņem kuru pārskatu kopijas un kam ir piekļuve galvenajam grafikam tiešsaistē.
• Vadības cerības: jautājiet, vai vadība sagaida regulāri plānotos pamata pārskatus vai cita veida pārskatus. Jautājiet, kā un no kā saņemt budžeta apstiprinājumu dažādos projekta plānošanas posmos, un jautājiet, vai starpuzņēmumu interesēm būs nepieciešami ziņojumi vai apstiprinājums no vairākiem avotiem.
• Uzņēmuma politikas: šajos dokumentos var norādīt darba laika un virsstundu politiku, brīvdienu kalendārus, maksas par pieskaitāmajām izmaksām vai projekta uzcenojumu, kā arī informācijas kopīgošanu (vai ne) ar klientiem un piegādātājiem.

Kad esat pārdomājis šajā sarakstā norādītās problēmas, esat gatavs apsēsties un sākt ievadīt informāciju projekta projektā. (Vai jūs te dzirdat atbalsi?)

Gaidiet negaidīto

Jūs zināt, ka viņš ir ārā — Mērfijs un viņa likums, kas nosaka, ka viss, kas var noiet greizi , noies greizi. Lielākā daļa projektu, īpaši ilgāki un sarežģītāki projekti, netiek pabeigti laikā vai budžeta ietvaros. Jūsu darbs kā projektu vadītājam ir pēc iespējas precīzāk plānot un pēc tam veikt apdomīgus pielāgojumus ikreiz, kad kāds iemet darbu ar uzgriežņu atslēgu, un Project sniedz jums daudz rīku, lai to paveiktu. Taču papildus visām Project automatizētajām funkcijām varat paredzēt izmaiņas, vienkārši tās plānojot.

Kritiskais ceļš nosaka projekta ilgumu. Katrs gudrs projektu vadītājs savos projektos uzkrāj laiku un līdzekļus neparedzētiem gadījumiem. Kad projekts beidzas ar nedēļas nokavēšanos un par 5000 USD pārsniedz budžetu, tikai projekta vadītājs zina, ka tas bija četras nedēļas vēlāk un par 25 000 USD dārgāk nekā sākotnēji plānots, bez rezerves neparedzētiem gadījumiem.

Pievienojiet ārkārtas rezervi pirms galvenajiem nodevumiem vai fāzes beigām, lai ņemtu vērā neparedzētus notikumus. Varat pat pievienot ārkārtas uzdevumu un nodrošināt to ar Mērfiju.

Izmantojiet izmaksu resursa veidu (nevis darba vai materiālu resursu), lai uzdevumam vai fāzei pievienotu noteiktu neparedzētu izdevumu rezerves summu.

Neatliec uz rītdienu. . .

Lai gan projektu pārvaldības programmatūra var vienkāršot daudzus jūsu darba dzīves aspektus, lielākā daļa cilvēku, kas pirmo reizi izmanto Project, ir satriekti ar laiku, ko viņi pavada datu ievadīšanai un atjaunināšanai. Šie uzdevumi noteikti var būt apgrūtinoši, taču atlīdzība par automatizēto atjaunināšanas un ziņošanas iespēju apgūšanu programmā Project vairāk nekā kompensē visu iepriekš ieguldīto darbu.

Kad vien iespējams, importējiet uzdevumus no Outlook vai Excel programmā Project, lai paātrinātu datu ievadi plānošanas fāzē.

Izsekojiet, cik bieži vien iespējams — vismaz reizi nedēļā. Ja jums nav tendence izsekot projekta gaitai, jūs varat palikt aiz sakāmvārda astoņu bumbu. Šī stratēģija ne tikai pasargā jūs no nepieciešamības ievadīt izsekošanas datu kalnu, bet arī ļauj jums un jūsu komandai jebkurā laikā redzēt projekta statusu. Tādā veidā jūs varat nekavējoties pamanīt katastrofas tuvošanos un veikt preventīvus pielāgojumus.

Deleģēt, deleģēt, deleģēt

Izvairieties no vēlmes mēģināt visu projektā paveikt pašam. Lai gan varētu šķist, ka projekta faila izveide un uzturēšana vienatnē sniedz jums lielāku kontroli pār rezultātu, lidot vienatnē lielākā projektā ir gandrīz neiespējami (un, iespējams, arī pilnas slodzes darbs). Protams, jūs nevarat ļaut desmitiem cilvēku veikt izmaiņas plānā, jo jūs riskējat zaudēt izsekojamību tam, kurš ko un kad darīja. Tomēr, ievērojot šīs dažas vienkāršās prakses, dažus pirkstus projekta pīrāgā var pārvērst no kaitīgiem uz noderīgiem.

• Norādiet vienu personu, kas apstrādās visus datus. Šīs personas uzdevums ir ievadīt visus izsekošanas datus galvenajā failā.
• Sadaliet projektu dažos apakšprojektos un norīkojiet personas, kurām uzticaties, lai tie darbotos kā šo apakšprojektu vadītāji. Ļaujiet viņiem pašiem veikt izsekošanu un pielāgojumus, un pēc tam apkopojiet šos projektus par galveno projektu, lai jūs varētu pārraudzīt vispārējo statusu.
• Iepriekš nosakiet komandai vienotas procedūras. Neļaujiet vienam komandas loceklim ziņot par laiku starpbiroju piezīmju lapā, citam sūtīt jums savu progresu pa e-pastu, bet citi gribot negribot ieraksta savu darba laiku laika uzskaites lapā. Izstrādājiet stratēģiju, kas konsekventai saziņai izmanto Project līdzekļus.

Varat izsekot progresam augstā līmenī, piemēram, 25 procenti, 50 procenti, 75 procenti un 100 procenti.

Dokumentējiet to

Lielākā daļa cilvēku ir dzirdējuši projektu vadības brīdinājumu “Aptveriet savus pieņēmumus”, un Project palīdz jums to izdarīt viegli. Izmantojiet šīs funkcijas, lai dokumentētu informāciju par projektu:

• Piezīmju apgabals: izmantojiet to gan uzdevumiem, gan resursiem, lai reģistrētu fona informāciju, izmaiņas vai īpašas problēmas.
• Pārskati: pielāgojiet tos, lai iekļautu visu atbilstošo informāciju un palīdzētu dokumentēt tendences un izmaiņas.
• Vizuālie pārskati: izmantojiet šo jauno līdzekli, lai vizuāli orientētām ieinteresētajām personām radītu priekšstatu par projekta statusu.

Saglabājiet vairākas projekta versijas, īpaši, ja maināt bāzes līniju jaunākās versijās. Tādā veidā jums ir ieraksts par katru projekta plānošanas posmu, uz kuru atsaukties, kad ceļa gaitā rodas jautājumi.

Saglabājiet komandu cilpā

Lai saziņas kanālus atvērtu, rīkojieties šādi:

• Izmantojiet Project līdzekļus, kas ir integrēti programmā Outlook vai citās e-pasta programmās. Izmantojiet tos, lai nosūtītu projekta failus vai cita veida saziņu.
• Atjauniniet sakaru pārvaldības plānu. Dokumentējiet, kam, kāda informācija ir nepieciešama, kad un cik bieži.
• Pārskatiet progresu ar komandas locekļiem, regulāri tiekoties klātienē, pa tālruni vai izmantojot sapulču programmatūru. Nodrošiniet, lai visiem komandas locekļiem būtu jaunākā projekta grafika versija, ko izmantot šo sanāksmju laikā.
• Pārskatos parādiet darba sadalījuma struktūras (WBS) kodu. Tad jūs varat viegli atsaukties uz konkrētiem uzdevumiem lielos projektos bez neskaidrībām.

Izmēriet panākumus

Uzsākot projektu, jums ir jābūt priekšstatam par to, kas ir veiksme, un jums jāzina, kā izmērīt šos panākumus. Jūs esat dzirdējuši šo: “Jūs varat saņemt rezultātu laikā, atbilstoši budžetam vai pareizi. Izvēlieties divus. ” Panākumi var ietvert daudzu mērķu sasniegšanu, piemēram,

• Klientu apmierinātība
• Vadības apmierinātība
• Budžeta ierobežojumu ievērošana
• Būt laikā

Lai noteiktu, kā novērtēt panākumus, uzdodiet šos jautājumus:

• Vai veiksme budžeta plānošanā nozīmēs nepārsniegt sākotnējās aplēses par vairāk nekā 10 procentiem?
• Vai projekts tiks izskatīts laikā, ja strādājat pie tā aptuvenais nedēļu skaits mīnus divu mēnešu periods, kad bijāt aizturēts arodbiedrības streika dēļ, vai arī kopējais darba laiks ir mazāk svarīgs nekā noteikta termiņa ievērošana?
• Kā jūs mērīsit klientu apmierinātību?
• Vai veiksmīga produkta laišana klajā ietver augstus pārdošanas rādītājus pēc laišanas tirgū, vai arī projekts bija veiksmīgs tikai tāpēc, ka jūs to pārvietojāt ārpus durvīm?

Novietojiet projektā atskaites punktus, kas atspoguļo katra veida panākumus. Sasniedzot vienu, varat paglaudīt savai komandai pa muguru. Zinot, kā izskatās panākumi, jūs varat motivēt savu komandu to sasniegt.

Saglabājiet elastīgu stratēģiju

Lietas notiek. Nekad nav bijis tāds projekts, kurā nebūtu vajadzīgas naktsmītnes pārsteigumiem. Labas projektu vadītājas zīme ir tā, ka viņa ir uzmanīga pret šīm izmaiņām un veic korekcijas, lai tās ātri risinātu.

Nav viegli veikt pielāgojumus, lai pielāgotos sliktajām ziņām; patiesībā var būt patiešām grūti sniegt sliktas ziņas. Tomēr, izvairoties no problēmas projektā un cerot, ka tā vienkārši pazudīs, ir nejauks ieradums pārvērsties par vēl sliktāku problēmu. Tālāk norādītie rīki var palīdzēt jums būt modram par izmaiņām un veikt pielāgojumus.

• Darba kontūras opcija var palīdzēt mainīt darba kontūru uz priekšējo slodzi, aizmugurējo slodzi vai kā citādi mainīt darba sadalījumu uzdevuma laikā.
• Izmantojiet uzdevumu inspektoru, lai redzētu, kas virza uzdevumu. Varat meklēt tādas iespējas kā resursu pievienošana, uzdevumu atkarības attiecību pārskatīšana un rezerves izmantošana.
• Ieslēdziet kritiskā ceļa formatēšanu, lai redzētu projekta kritisko ceļu un izsekotu, cik daudz atslābumu paliek. Uzdevumu pielāgošana, lai efektīvi izmantotu to atslābumu, krīzes laikā var saglabāt jūsu grafiku.

Mācieties no savām kļūdām

Viena lieliska dāvana, ko Project piedāvā, ir iespēja atskatīties pēc projekta pabeigšanas, lai jūs varētu mācīties no savām kļūdām. Varat pārskatīt sākotnējo grafiku un katru versiju pēc tā, lai redzētu, cik labi esat novērtējis laiku un naudu, un pēc tam noskaidrot, kā to izdarīt labāk.

Izmantojot projekta ierakstus, varat pamanīt tendences, lai noskaidrotu, piemēram, kur jūs vienmēr palaidāt garām laiku vai kāpēc vienmēr atvēlat pārāk maz laika tirgus izpētei un pārāk daudz laika jautājumiem un atbildēm. Iespējams, jūs vienmēr aizmirstat ieplānot budžetu īslaicīgai palīdzībai steigas periodos vai arī agri pārliekat daudz darbinieku, kad jums ir nepieciešami tikai daži cilvēki.

Izmantojiet bagātīgo informāciju projektu grafikos, lai izglītotu sevi par savām stiprajām un vājajām pusēm kā projektu plānotājam un vadītājam un uzlabotu savas prasmes katrā projektā, kuru uzņematies.