10 padomi, kā veicināt Microsoft 365 Business pārņemšanu

Atbalsta iegūšana Microsoft 365 Business ieviešanai nav vienkārša. Ir saprotams, ka vadītājs, kurš apstiprina ievērojamu budžetu SaaS risinājumam (piemēram, Microsoft 365 Business), vēlas redzēt ieguldījumu atdevi (ROI). Uzminiet, kurš ir gatavs demonstrēt Microsoft 365 Business IA? Jūsu IT komanda.

Viens no veidiem, kā pārliecināt savus vadītājus par IA, ir parādīt jūsu panākumus, liekot galalietotājiem pieņemt šo tehnoloģiju. Diemžēl tehnoloģiju ieviešana ir sarežģīta. Ja domājat, ka varat vienkārši ieviest izmaiņas un sagaidīt, ka lietotāji sāks izmantot tehnoloģiju un slavēs jūsu vārdus, padomājiet vēlreiz. Pārmaiņas parasti sastopas ar pretestību. Pētījumi liecina, ka tikai 34 procenti lietotāju parasti izmanto jaunu tehnoloģiju, kā parādīts difūzijas inovāciju teorijā .

Šeit ir daži no paraugprakses piemēriem, padomiem un trikiem, lai veicinātu Microsoft 365 Business ieviešanu. Jūtieties brīvi pielāgot un pielāgot šos ieteikumus, lai tie atbilstu jūsu organizācijai. Pieņemiet godu, ja kāds no šeit sniegtajiem ieteikumiem nesīs jums panākumus.

Aiciniet vadītājus sponsorēt Microsoft 365 Business ieviešanu

Izpildvaras sponsorēšana tehnoloģiju ieviešanā parasti ir drošs veids, kā mudināt lietotājus pieņemt jaunu tehnoloģiju, pat ja nežēlīgi. Būsim godīgi, IT administratoram nav tik liela ietekme kā prezidentam, izpilddirektoram vai īpašniekam.

Kad esat identificējis savas tehnoloģijas ieviešanas izpildsponsorus, noteikti vienojieties par to, ko no viņiem sagaidāt. Ideālā gadījumā jūs vēlaties, lai izpildsponsori uzņemtos dalītu atbildību par ieviešanas panākumiem. Tie var nodrošināt gaisa aizsardzību, kad savā organizācijā saskaraties ar politiskiem izaicinājumiem vai kad galalietotāji atliek jūsu ieviestās izmaiņas.

No savas puses noteikti apmāciet savus vadošos sponsorus par tehnoloģijas funkcijām, pamatojoties uz atbilstošiem scenārijiem. Piemēram, ja viņi mēdz biežāk izmantot e-pastu, salīdzinot ar dokumentu līdzautorēšanu, apmāciet viņus par jaunajiem līdzekļiem programmā Outlook, nevis māciet viņiem saglabāt un koplietot failus programmā SharePoint. Kad viņi redzēs tehnoloģiju vērtību, viņi varēs dalīties savā pieredzē ar pārējo organizāciju.

Pieņemiet darbā un aktivizējiet čempionus, lai veicinātu Microsoft 365 Business ieviešanu

Zinātnieki vēl nav izdomājuši klonēšanas mašīnu, taču jūs varat izveidot sev klonus, lai palielinātu savus treniņus. Kā? Pieņemot darbā un aktivizējot sava mērķa, proti, Microsoft 365 Business pieņemšanas, čempionu tīklu . Parasti šie cilvēki ir agrīni pašreizējo tehnoloģiju pieņēmēji un īpaši lietotāji jūsu organizācijā. Piešķiriet viņiem piekļuvi visam Microsoft 365 biznesa pakalpojumu komplektam un veiciet viņiem mērķtiecīgu apmācību. Izmantojiet modeli “apmācīt pasniedzēju”, lai viņi saprastu, ka viņu uzdevums būs apmācīt citus organizācijas darbiniekus. Varētu palīdzēt, ja jūs viņus pamudinātu būt Champs tīklā (piemēram, jaunu klēpjdatoru) apmaiņā pret Windows 10 AutoPilot izvietošanas pieredzi.

Ideālā gadījumā jūs vēlaties, lai katra nodaļa būtu čempions, kurš saprot nodaļas lietotāju darbplūsmu. Jūs varētu atklāt, ka, piemēram, mārketinga nodaļas darbinieki ir sajūsmā par Microsoft Stream, bet finanšu nodaļas darbinieki – ne tik ļoti.

Paziņojiet par izmaiņām

Ir teikts, ka 90 procenti projektu vadītāja darba ir komunikācija. Šī statistika ir patiesa un piemērojama, ja ieviešat Microsoft 365 Business savā organizācijā. Neatkarīgi no tā, vai jums ir norīkots projekta vadītājs vai jums ir uzticēta projekta vadītāja loma, vislabāk ir izveidot stabilu komunikācijas plānu.

Pievērsiet uzmanību komunikācijas ritmam. Ja trīs mēnešus katru dienu sūtāt e-pasta ziņojumu, atgādinot galalietotājiem par gaidāmajām izmaiņām, jūs varat nonākt pie īgniem cilvēkiem, kuri izveidos kārtulu, kas automātiski izdzēsīs jūsu e-pastus vai novirzīs tos uz mapi, lai lasītu vēlāk. Ja saziņu novietojat pārāk tālu viens no otra, viņi var palaist garām saziņu un būt nesagatavoti, kad beidzot veiksit pāreju. Jums ir jāatrod pareizais līdzsvars, pamatojoties uz to, ko zināt par saviem gala lietotājiem.

Mazajiem uzņēmumiem sākotnējais paziņojums par Microsoft 365 ieviešanu ir jāsniedz aptuveni licenču iegādes laikā. Pēc tam apmēram trīs nedēļas pirms e-pasta pārslēgšanas uz jauno sistēmu sākas pilienu saziņa, un biežums pakāpeniski palielinās, tuvojoties pārtraukšanas datumam.

Izstrādājiet un izpildiet Microsoft 365 Business apmācības plānu

Teiciens “nespēj plānot, plāno izgāzties” nevar būt patiesāks, kad runa ir par jaunas tehnoloģijas ieviešanu. Vispārējā ieviešanas plāna atslēga ir galalietotāju apmācības plāns. Treniņu plānam nav jābūt sarežģītam. Pat uzmetums par to, kurš tiks apmācīts par ko un kad, ir pietiekams, īpaši, ja jums ir maza organizācija. Atcerieties čempionu tīklu un izpildsponsorus? Šīs grupas ir jāiekļauj apmācību plānā.

Var gadīties, ka jums ir jāpielāgo savs apmācības plāns, kad jūs uzzināsit, cik labi jūsu sākotnējās apmācāmo grupas reaģē. Izveidojiet savu treniņu plānu formātā, ko var viegli atjaunināt vai sadarboties. Varat iepazīstināt savus praktikantus ar jauno tehnoloģiju, izmantojot SharePoint sarakstus vai dokumentu bibliotēkas kā mācību plāna krātuvi. Viņi sāks apgūt funkcionalitāti, pat to neapzinoties!

Sāciet ar “vieglas uzvaras” scenārijiem

Reiz kādam pasniedzējam tika lūgts vadīt četru stundu apmācību par Office 365 mazam uzņēmumam ar 25 lietotājiem. Mēģinājumi iegūt informāciju no uzņēmuma īpašnieka par apmācību vajadzībām un darbinieku tehniskajām prasmēm bija neveiksmīgi, un trenerim tika ieteikts apmācīt lietotājus “aLuckyTemplates veidā”. Tas trenerim norādīja, ka viņam nevar būt noteikta apmācības tēma. Treneris sagatavoja dažādus scenārijus, lai tie būtu piemēroti dažādām personām. Pamatojoties uz sarunas plūsmu, treneris izstrādāja noteiktu scenāriju un koncentrēja apmācību ap to.

Tātad, kāds ir scenārijs? Iepriekš minētajā piemērā scenārijs bija apmēram šāds:

Džeina, Robs un Pols strādā mārketinga nodaļā un pastāvīgi sūta viens otram pa e-pastu dokumentus, ar kuriem viņi sadarbojas. Ir grūti izsekot līdzi jaunākajai dokumenta versijai un saprast, kurš kādu komentāru ir izteicis. Džeina, kura ir atbildīga par visu atsauksmju izņemšanu, kļūst neapmierināta, jo tieši tad, kad viņa domā, ka ir izveidojusi dokumenta galīgo versiju, kāds nosūta novēlotas atsauksmes. Vai arī kāds iesaista sarunā citu personu, kas pēc tam sniedz atsauksmes par jautājumiem, nezinot, ka tas jau ir risināts iepriekšējās sarunās.

Treneris iepazīstināja ar šo scenāriju semināra apmeklētājiem un jautāja, vai tas notiek viņu organizācijā. Atbilde bija pārliecinoši jā. Pamatojoties uz to, treneris pavadīja 30 minūtes, parādot viņiem līdzautorēšanas līdzekļus programmās Word, OneDrive darbam un SharePoint. Pēc tam viņi praksē izmantoja savus klēpjdatorus. Līdz 30 minūšu beigām visi labi saprata koncepciju un saprata, kuri cilvēki tajā padodas labāk nekā citi. Tie, kuri bija prasmīgāki, kļuva par tiem, kuriem vajadzēja vairāk turēt roku.

Mācība šeit ir tāda, ka, ja vēlaties, lai lietotāji pieņemtu Microsoft 365 Business, padariet to par ātru viņiem un pielāgojiet apmācību viņiem reālam scenārijam. Tas nebūtu izdevies, ja treneris vienkārši sāktu apmācību ar programmu Outlook un kā nosūtīt šifrētus e-pastus.

Nodrošiniet pašapkalpošanās Microsoft 365 Business resursus

Ja jums ir maza vai vienas personas IT komanda, varat samazināt daudzu lietotāju atbalsta slogu Microsoft 365 Business ieviešanas laikā, izveidojot pašapkalpošanās portālu pakalpojumā SharePoint vai Microsoft Stream, vai abos. Varat publicēt 30 sekunžu garus pamācību videoklipus, lai sniegtu lietotājiem atsvaidzinājumu par apmācību. Varat lūgt čempioniem publicēt saturu jūsu portālā vai atvērt pašapkalpošanās repozitoriju jebkura cilvēka ieguldījumam. Šādi rīkojoties, jūsu galalietotāji praktizēs to, ko viņi ir iemācījušies, ielādējot saturu pakalpojumā SharePoint vai Stream. Ja vēlaties iegūt izsmalcinātu, varat padarīt procesu patīkamāku, stimulējot lietotājus, kuriem videoklips ir visvairāk atzīmējis ar Patīk.

Internetā ir daudz video par dažādiem Microsoft 365 scenārijiem, kurus varat iekļaut savos resursos. Tomēr bieži vien ir gadījumi, kad neapstrādāti videoklipi, ko izveidojis kolēģis, kurā parādīta organizācijas vide, vairāk rezonē ar lietotājiem nekā augstas produkcijas vērtības mārketinga video no Microsoft vietnē YouTube un citos kanālos.

Ja jūsu lietotājiem nepatīk videoklipi, vēl viena iespēja ir palaist OneNote piezīmju grāmatiņu no SharePoint vietnes . Piezīmju grāmatiņā izveidojiet dažādas sadaļas, kas koncentrējas uz tehnoloģiju. Katrā sadaļā iekļaujiet soli pa solim sniegtas instrukcijas, kas parāda, kā izpildīt uzdevumu, izmantojot tehnoloģiju. Piemēram, programmā Outlook var būt sadaļa, kurā ir lapa e-pastam, lapa kalendāram un lapa uzdevumiem. Kad lietotāji lasīs jūsu saturu, viņi uzzinās ne tikai par programmu Outlook, bet arī par OneNote un SharePoint, lai gan neapzināti.

Izceliet savas Microsoft 365 Business uzvaras

Jaunas tehnoloģijas, piemēram, Microsoft 365 Business, ieviešana nav viegls uzdevums. Ja jums ir veiksmes stāsti, veltiet laiku svinībām un dalieties ar saviem galalietotājiem. Kad lietotāji saprot sava ieguldījuma vērtību ieviešanas panākumos, tas palīdz motivēt citus, kuri, iespējams, nepiedalās daudz.

Uzvaras piemērs ir parādīt, cik daudz uzņēmums ir ietaupījis, samazinot ceļa izmaksas, kopš cilvēki sāka rīkot videokonferences, izmantojot Microsoft Teams. Laimests var būt arī kāda cilvēka atsauksme par produktivitātes pieaugumu, ko rada dokumentu līdzautorēšana reāllaikā, salīdzinot ar dokumentu sūtīšanu pa e-pastu turp un atpakaļ.

SharePoint Online ir jauks līdzeklis News — gatavs pakalpojums, kas ļauj izveidot saturu, kas pēc tam tiek koplietots dažādās SharePoint pieredzē un programmās. Varat izcelt savus panākumus, izmantojot SharePoint News, lai vēl vairāk veicinātu šīs tehnoloģijas ieviešanu. Lai uzzinātu vairāk par SharePoint News, lejupielādējiet šo PDF failu .

Pārbaudiet Microsoft 365 Business lietošanas pārskatu

Kā sava Microsoft 365 nomnieka globālajam administratoram jums ir piekļuve lietošanas pārskatiem, kas sniedz ieskatu par to, kā jūsu lietotāju bāze izmanto šo tehnoloģiju. Pārskatos ir ietverta Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype darbam un Yammer aktivitāšu un lietojuma metrika. Varat eksportēt pārskatus programmā Excel turpmākai analīzei. Ja vēlaties, varat pat analizēt datus programmā Power BI , kas ir vēl viens Microsoft rīks datu vizualizēšanai.

Viens veids, kā rīkoties, izmantojot pieejamos datus, lai veicinātu ieviešanu, ir apskatīt OneDrive for Business lietojumu. Pārskatā ir iekļauta informācija par lietotāju, pēdējās darbības datums, failu skaits, aktīvo failu skaits un izmantotā krātuve. Ja pamanāt, ka lietotājam nav (0) failu un ir izmantots ļoti maz vietas, tas varētu būt labs rādītājs, ka lietotājs neizmanto OneDrive darbam. Pamatojoties uz šo informāciju, varat mērķēt apmācību tiem lietotājiem, kuri lieto OneDrive darbam ļoti maz.

Esiet gatavs sniegt atbalstu savai Microsoft 365 biznesa integrācijai

Ieviešot jaunu tehnoloģiju, nekas neizdodas tik iespaidīgi kā izvietošana bez atbalsta modeļa. Pēc izvietošanas cilvēki pat ir atlaisti no darba sliktas lietotāju pieredzes un skaidra ceļa eskalācijas dēļ.

Atkarībā no tā, kā iegādājaties licences, jums var būt dažādas atbalsta iespējas. Ja Microsoft 365 Business licences iegādājāties tieši no Microsoft, izmantojot to vietni , jūsu atbalstu nodrošina Microsoft. Ja vien jūs nemaksājat lielu naudu par Premiere atbalstu, tikai globālais administrators var iesniegt atbalsta biļetes Microsoft atbalstam. Tas nozīmē, ka jūs kā IT administrators varēsiet nodrošināt atbalstu saviem galalietotājiem. Tomēr jūs varat iesniegt biļeti savu galalietotāju vārdā, un Microsoft atbalsta dienests var tieši sadarboties ar viņiem, lai atrisinātu problēmu.

Ja licences iegādājāties no Microsoft partnera, izmantojot Cloud Solutions Provider (CSP) vai uzņēmuma līguma (EA) modeli, partneris ir gatavs sniegt atbalstu. Atkarībā no līguma ar partneri varat nosūtīt galalietotājus tieši uz partnera atbalsta komandu vai darboties kā starpnieks starp galalietotājiem un partnera atbalsta komandu. Ņemiet vērā, ka partneri var iekasēt papildu maksu par atbalstu papildus licences maksām. Pie Cloud611 , jūs varat iegādāties Microsoft 365 licences, kas ietver 24/7/365 gala lietotāju atbalstu minimālu samaksu virs licences izmaksām.

Izmantojiet Microsoft 365 Business profesionāļus

Ja esat ievērojis visus iepriekš minētos padomus vai lielāko daļu no tiem un joprojām neveicat Microsoft 365 Business ieviešanu, iespējams, ir pienācis laiks izmantot profesionāļus. Microsoft partneru tīkls ir pilns ar augsti kvalificētiem apmācību un adopcijas partneriem, kas var palīdzēt jums atbloķēt adopcijas izaicinājumus. Lai gan, lai piesaistītu šos partnerus, jums ir jāiegulda laba nauda, ​​ilgtermiņā ieguldījums var būt tā vērts.

Varat meklēt Microsoft apmācību partnerus . Uzmanību — šī tīmekļa adrese var nedarboties pārlūkprogrammā Chrome, taču URL darbojas lieliski pārlūkprogrammā Microsoft Edge.

Viens no Microsoft partneru tīkla partneriem ir Softchoice Corporation . Viņiem ir spēcīgs galalietotāju pieņemšanas profesionāls pakalpojums, kas ietver lietošanas gadījumu definēšanu, lai izprastu galalietotāju vajadzības līdz pat ieviešanas plāna izveidei, lai sasniegtu vēlamos biznesa rezultātus.

Vēl viens apmācību partneris jūs varētu apsvērt, ir Brainstorm Inc . Microsoft noslēdza viņiem līgumu, lai nodrošinātu apmācību programmā Customer Immersion Experience.

Ja uzskatāt, ka jūsu organizācijai ir unikālas apmācības vajadzības, iespējams, jums vienkārši ir jāsazinās ar pareizo partneri. Lūdzu, sūtiet e-pastu uz [email protected] ar tematu “Nepieciešama palīdzība apmācībā”. Kāds atbildēs ASAP.