10 padomi, kā palielināt produktivitāti, izmantojot Office 365

Office 365 kā mākoņa tehnoloģija sniedz jebkurai organizācijai izsmalcināta datu centra priekšrocības bez apgrūtinājumiem un tā uzturēšanas izmaksām. Šeit jūs atradīsiet “pielietojumam gatavus” padomus un trikus, kā palielināt produktivitāti un efektivitāti savā organizācijā vai praksē.

Pašapkalpošanās pakalpojuma veselības informācijas panelī

Ja esat izraudzītais administrators savai organizācijai, jūs, visticamāk, saņemsit jautājumus par problēmām, ar kurām jūsu lietotāji saskaras, izmantojot Office 365. Pirms veltāt daudz laika problēmas novēršanai, vispirms iepazīstieties ar pakalpojuma stāvokļa informācijas paneli Office 365. noteikt, vai problēma ir no jūsu puses.

Jauns Office 365 portāla izskats un darbība joprojām ir priekšskatījumā, taču drīzumā tas tiks izlaists. Tajā varat pārvaldīt savu Office 365 nomnieku: pārvaldīt lietotājus, izveidot grupas, atjaunināt abonementu, pārskatīt norēķinus, sazināties ar atbalsta dienestu, konfigurēt iestatījumus, palaist atskaites un skatīt pakalpojuma stāvokli (skatiet tālāk redzamo attēlu).

Priekšskatiet jaunā Office 365 administratora informācijas paneļa versiju.

Ja kāds no pakalpojuma veselības informācijas panelī izsekotajiem pakalpojumiem nav zaļš, tiek parādīta noderīga informācija par problēmas fona, ietekmēto personu, korporācijas Microsoft rīcību un nākamās darbības.

Ja jūs zināt, kurš pakalpojums ir pieejams vai nedarbojas, jūs ietaupīsit daudz laika un pat tālruņa zvanu atbalsta dienestam, ja jau zināt, ka kāds pie tā strādā.

Rīkojieties kā IT puisis

Vienā vai otrā brīdī mēs visi klusībā vēlamies, lai mums būtu IT puiša lieliskās spējas. Šī ir persona, kas maģiski var atbloķēt jūsu datoru, atiestatīt paroli un nodrošināt jums piekļuvi priviliģētam saturam jūsu organizācijā.

Tātad, kas notiek, ja pazaudējat tālruni ar konfidenciālu datu informāciju un IT Guy nav pieejams? Tad jūs varat rīkoties kā IT speciālists.

Varat viegli dzēst datus no savas bezvadu ierīces un pat izdzēst ierīci no sava konta, lai novērstu drošības un/vai privātuma pārkāpumu.

Ātri noslaukiet datus vai izdzēsiet ierīci no Exchange Online konta, veicot tālāk norādītās darbības.

Piesakieties Office 365 portālā .

Programmu palaidējā noklikšķiniet uz elementa Pasts.

Pa labi no Office 365 navigācijas joslas noklikšķiniet uz ikonas Iestatījumi.

Labajā pusē esošajā iestatījumu rūtī noklikšķiniet uz Mail.

Kreisajā rūtī noklikšķiniet uz Vispārīgi.

Noklikšķiniet uz Mobilās ierīces un pēc tam atlasiet mobilo ierīci, kas ir sinhronizēta ar jūsu kontu.

Noklikšķiniet uz ikonas Notīrīt ierīci (skatiet nākamo attēlu).

Varat arī pilnībā noņemt mobilo ierīci no sava konta, noklikšķinot uz ikonas Noņemt (izskatās kā mīnusa zīme).

Attāli noslaukiet ierīci.

Dalieties ar darba slodzi

Nav nekas neparasts, ka IT darbinieki pavada daudz laika, rūpējoties par palīdzības dienesta veida uzdevumiem, un viņiem nav daudz laika, lai būtu proaktīvi un stratēģiski.

Pakalpojumā Office 365 IT darbinieki var dot saviem lietotājiem iespēju pārvaldīt SharePoint vietnes atļaujas un pat dot lietotājiem iespēju uzaicināt ārējus lietotājus. Pārbaudiet iestatījumus SharePoint administrēšanas centrā un izvēlieties vienu no divām ārējām koplietošanas opcijām (parādītas), kas atbilst jūsu organizācijas vajadzībām, lai sāktu koplietot šo darba slodzi ar citiem jūsu organizācijā.

Ārējās koplietošanas opcijas pakalpojumā SharePoint Online.

Izmantojiet plānošanas palīgu

Nav nekas tracīgāks par mēģinājumu noorganizēt tikšanos ar daudziem cilvēkiem, nezinot viņu pieejamību. Pakalpojumā Office 365 informācija par brīvu/aizņemtību pakalpojumā Exchange Online ietaupa dienu. Šī funkcionalitāte ļauj uzzināt, vai persona ir brīva, aizņemta, strādā citur, ārpus biroja vai tai ir pagaidu sapulce kalendārā. Tas darbojas ne tikai cilvēkiem, bet arī resursiem, piemēram, konferenču telpām.

Kad veidojat sapulci un izmantojat plānošanas palīgu, tiek parādīta personas brīva/aizņemta informācija. Lūk, kā to izdarīt:

Izveidojiet sapulces ielūgumu programmā Outlook.

Pievienojiet personas, kuras vēlaties uzaicināt uz sapulci.

Lentē noklikšķiniet uz Plānošanas palīgs.

Ja jūsu izvēlētais laiks šķiet bloķēts visiem jūsu uzaicinātajiem, atrodiet visiem piemērotāko laiku, pēc tam noklikšķiniet uz pogas Sūtīt.

Kopīgojiet savu kalendāru

Viena lieliska Outlook Online iezīme ir tā, ka kalendārs ir tikpat izturīgs kā darbvirsmas lietojumprogramma. Varat lietot krāsas savām tikšanās reizēm, lai īsi apskatītu savu dienu, nedēļu vai mēnesi, nosūtītu sapulces pieprasījumu, iestatītu brīdinājumus un paziņojumus un vēl daudz ko citu.

Varat kopīgot savu kalendāru ar personām ārpus jūsu organizācijas, lai viņiem būtu vieglāk uzzināt jūsu pieejamību. Varat izvēlēties sniegt viņiem pilnu informāciju par savu kalendāru, ierobežotu skaitu vai vienkārši parādīt savu pieejamību.

Lai koplietotu kalendāru no Outlook Online, veiciet šīs darbības:

Lietotņu palaidējā noklikšķiniet uz kalendāra ikonas.

Augšējā navigācijas panelī noklikšķiniet uz Kopīgot un pēc tam noklikšķiniet uz Kalendārs.

Ievadiet to personu e-pasta adresi vai adreses, ar kurām vēlaties kopīgot savu kalendāru, pēc tam izvēlieties informāciju, ko vēlaties kopīgot.

Noklikšķiniet uz Sūtīt.

Veiciet sejas atsaukšanu

Ja strādājat lielā organizācijā, jūs varat strādāt ar vairākiem cilvēkiem ar tādu pašu vārdu. Ja savā iesūtnē meklējat e-pasta ziņojumu no personas, kurai ir tāds pats vārds kā citiem, ar kuriem strādājat, jums ir jāpārliecinās, vai izvēlaties īsto personu. Varat ātri sašaurināt meklēšanas rezultātus, tieši meklēšanas rezultātos aplūkojot attēlu, kas tiek parādīts blakus kontaktpersonu vārdam. Kārtīgi, jā?

Atbrīvojieties no nekārtības

Filtrējiet zemas prioritātes e-pastus no pastkastes, izmantojot programmu Clutter, lai jūs varētu koncentrēties uz vissvarīgākajiem ziņojumiem. Office 365 seko līdzi jūsu e-pasta darbībai un mācās no tā, lai zinātu, kuri e-pasta ziņojumi jums ir svarīgi vai nav svarīgi. E-pasta ziņojumi, kas nonāk mapē Clutter, joprojām ir pieejami pārskatīšanai; tie nav dzēsti. Varat arī “iemācīt” sistēmai savas preferences, pārvietojot e-pastu atpakaļ uz iesūtni, ja tas ir nonācis mapē Clutter.

Lieliskā daļa par šo? Tev nekas nav jādara! Juceklis ir ieslēgts automātiski, lai jūs varētu pāriet uz nākamo padomu.

Sinhronizējiet savus failus

Neatkarīgi no savienojuma veida jūs neizbēgami nonāksit situācijā, kad jums nav piekļuves internetam. Tas, ka jums nav piekļuves, nenozīmē, ka jūsu efektivitātei ir jāsamazinās.

Varat turpināt darbu ar OneDrive darbam vai SharePoint Online dokumentiem bezsaistē un sinhronizēt tos atpakaļ ar serveri, kad ir izveidots interneta savienojums. Programma OneDrive darbam ir jāinstalē kā daļa no Office Pro Plus. Ja to neredzat, Office 365 lietotņu palaidējā noklikšķiniet uz OneDrive, augšējā navigācijas panelī noklikšķiniet uz Sinhronizēt un pēc tam izpildiet norādījumus. Tā pati poga ir pieejama SharePoint Online dokumentu bibliotēkās.

Nogalini e-pasta koku

Situācija ir šāda: jums ir jāiesniedz ziņojums pēc trīs dienām, un jums ir nepieciešams Džona, Džeinas, Mērijas un Pētera ieguldījums. Visiem nosūtāt e-pasta ziņojumu, lūdzot ievadīt informāciju. Džons un Džeina atbild ar savu ieguldījumu. Marija neredzēja jūsu e-pastu. Pēteris atbild un kopē Betu. Beth atbild, bet bcc ir Deivids. Dāvids atbild visiem, bet aizmirst iekļaut Betu. Beidzot jums ir visa informācija, un jūs gatavojaties pabeigt ziņojumu, taču Marija pēdējā brīdī atbild uz visiem, bet neskatās uz Betas un Dāvida ievadi. Tāpēc tagad jums ir jāpievieno viņas atsauksmes un atkārtoti jānosūta jaunā versija, lai ikviens to varētu pārskatīt.

Šo stāstu var turpināt, līdz jūsu mati kļūst sirmi no neapmierinātības, taču ir labāks veids, kā to izdarīt: nogaliniet e-pasta koku. Tā vietā izmantojiet Yammer.

Izmantojot Yammer, ikviens redzēs ikviena atsauksmes. Ja parādās kāds jauns, šī persona redzēs ikviena atsauksmes. Tātad tur. Vairs nav e-pasta koku.

Iegūstiet mūsdienīgus pielikumus

Vecajā pasaulē jūs strādājat ar dokumentu, saglabājāt to dokumentu bibliotēkā, piešķirat bibliotēkai pareizās atļaujas, satverat dokumenta saiti, aktivizējāt programmu Outlook, sūtāt e-pastu un pēc tam nosūtāt saiti uz šo dokumentu uz saviem kolēģiem, lai viņi varētu līdzautoram ar jums.

Jaunajā pasaulē mūsdienu pielikumi ir aktuāli. Lūk, kā tas darbojas: jūs esat liesmās. Jums ir četri dokumenti, kurus tikko esat pabeidzis un saglabājis SharePoint vai OneDrive. Jūs atverat programmu Outlook, izveidojat jaunu e-pasta ziņojumu un pievienojat adresātus. Noklikšķinot uz pogas Pievienot failu, tiek parādīts saraksts ar jaunākajiem dokumentiem, ar kuriem strādājāt. Sarakstā varat izvēlēties dokumentu, kuru vēlaties kopīgot. Tad jūs atceraties, ka vienam no adresātiem nav piekļuves bibliotēkai. Nekādu problēmu. Varat piešķirt adresātam piekļuvi failam tieši programmā Outlook, vispirms neapmeklējot OneDrive vai SharePoint. Kā tas attiecas uz mūsdienu?