10 neparasti Microsoft Access 2019 padomi

Tehniskie eksperti — cilvēki, kuri zina Microsoft Access 2019 gan iekšēji, gan ārēji — varētu būt nedaudz biedējoši, taču viņi ir svarīgi — un viņi (mēs?) nekādā gadījumā neplāno iebiedēt. Tie ir svarīgi vidusmēra Access lietotājiem, jo ​​tie sniedz nenovērtējamus padomus, un tie ir svarīgi pašai Access, jo tie nosaka veidu, kā Microsoft nepārtraukti uzlabo savus produktus. Šie vīrieši un sievietes ir cilvēki, kas testē Office produktus pirms jaunu versiju izlaišanas sabiedrībai, un viņi raksta grāmatas, lai palīdzētu visu līmeņu lietotājiem maksimāli izmantot programmatūru.

Tātad cilvēki, kas izstrādā datubāzes iztikai, ir būtisks resurss vidusmēra lietotājam, “jaudīgajam lietotājam” un arī programmatūras ražotājam. Šeit ir apkopoti daži no labākajiem padomiem, kas iegūti no gara Access ekspertu saraksta. Zinot, ka viņi piedāvā ieteikumus jauniem lietotājiem, viņi sniedza padomus, kas atbilst jūsu vajadzībām un palīdz nodrošināt, ka jūs patiešām varat droši un efektīvi izmantot Access. Līdz brīdim, kad pabeigsit, jūs būsiet pielicis savus pūliņus pietiekami daudz plānošanas un organizēšanas — un jums būs stabili plāni, kā virzīties uz priekšu ar Access izveidoto datu bāzu izstrādi un izmantošanu.

Tātad, šeit ir gudrs padoms — desmit ātrās kumosēs.

Dokumentējiet visu tā, it kā kādu dienu jūs nopratinātu FIB

Netaupiet laiku, kas pavadīts datu bāzes dokumentēšanai. Kāpēc? Jo jums būs priecīgs vēlāk, ka jums nav taupīt. Jums būs visi jūsu plāni, vispārējā informācija un visas jūsu idejas — tie, pēc kuriem rīkojāties, un tie, kas palika uz rasēšanas dēļa — nākamreiz, kad vajadzēs izveidot datubāzi. Jums arī būs jāatsaucas uz gadījumiem, kad jūsu pašreizējā datubāzē kaut kas noiet greizi. Vai nejauši izdzēsāt saglabātu vaicājumu? Nekādu problēmu. Skatiet savu dokumentāciju. Vai aizmirsāt, kā jūsu tabulas bija saistītas? Pārbaudiet dokumentāciju un atjaunojiet attiecības. Vai kādam jāpaskaidro, kāpēc vai kā jūs kaut ko iestatāt? Skatieties uz savām piezīmēm un ieprieciniet tās ar tālredzīgu un rūpīgu pārdomāšanu.

Tātad, kas būtu jāiekļauj šajā krāšņajā dokumentācijā? Nu viss. Bet šeit ir saraksts, lai sāktu:

• Vispārīga informācija par datu bāzi:
  • Failu/datu atrašanās vietas (ar konkrētiem tīkla ceļiem vai interneta vietrāžiem URL)
  • Paskaidrojums par to, ko dara datubāze
  • Informācija par to, kā tas darbojas
• Tabulu izkārtojumi:
  • Iekļaujiet lauku nosaukumus, izmērus, saturu un satura paraugu.
  • Ja daži dati nāk no ezotēriskiem vai pagaidu avotiem (piemēram, kredītkaršu dati, ko katru mēnesi lejupielādējat tiešsaistē), ņemiet vērā šo faktu dokumentācijā.
• Pārskatu kopsavilkums:
  • Ziņojumu nosaukumi
  • Ziņojumā esošās informācijas skaidrojums

Ja pirms atskaites izveides nepieciešams izpildīt dažus vaicājumus, dokumentējiet procesu. (Vēl labāk, saņemiet draudzīgu nederi, kas palīdzēs automatizēt darbu.)

• Vaicājumi un loģika: katram vaicājumam sniedziet detalizētu skaidrojumu par to, kā vaicājums darbojas, īpaši, ja tas ietver vairākas tabulas vai datu avotus ārpus programmas Access (piemēram, SQL tabulas vai citas lielas informācijas krātuves zonas).
• Atbildiet uz jautājumu “Kāpēc?”: dokumentējot datubāzi, koncentrējieties uz to, kāpēc jūsu dizains darbojas tā, kā tas darbojas. Kāpēc vaicājumos tiek izmantotas šīs konkrētās tabulas? Protams, ja strādājat korporatīvā vidē, jūs, iespējams, nezināt, kāpēc sistēma darbojas tā, kā tā darbojas, taču nekad nav par ļaunu jautāt.
• Sīkāka informācija par atkopšanu pēc avārijas:
  • Dublēšanas process un grafiks
  • Kur atrodas backups (jums ir padarīt backups, vai ne?), Un to, kā atjaunot dublēto failu
  • Ko darīt, ja datubāze pārstāj darboties

Ja jūsu datu bāzei ir svarīga organizatoriskā funkcija, piemēram, grāmatvedība, inventarizācija, kontaktpersonu pārvaldība vai pasūtījumu ievade, pārliecinieties, vai ir ieviests manuāls process, lai nodrošinātu organizācijas darbību datu bāzes darbības traucējumu gadījumā, un neaizmirstiet šo procesu dokumentēt!

Ja jums nepieciešama palīdzība saistībā ar kādu no šīm lietām, jautājiet kādam! Neatkarīgi no tā, vai aizņematies kādu no informācijas tehnoloģiju nodaļas vai īrējat datoru speciālistu, saņemiet nepieciešamo palīdzību. Izturieties pret savu dokumentāciju kā pret apdrošināšanu — neviena organizācija nedrīkst darboties bez tās.

Ik pēc 6–12 mēnešiem pārskatiet savu dokumentāciju, lai noskaidrotu, vai ir nepieciešami atjauninājumi. Dokumentācija ir noderīga tikai tad, ja tā ir atjaunināta un ja to saprot kāds cits, nevis jūs. Tāpat pārliecinieties, ka jūs (vai jūsu kolēģi birojā) zināt, kur atrodas dokumentācija. Ja jums ir elektroniskā versija, saglabājiet tās dublējumkopiju un parūpējieties par izdruku — tas, ko izdarījāt, jūs vai kāds cits mēģinās pārstrādāt datu bāzes daļas, izmantojot lietojumprogrammas daļu līdzekli.

Saglabājiet savus Access datu bāzes laukus pēc iespējas mazākus

Veidojot tabulas, iestatiet teksta laukiem atbilstošus izmērus tajos saglabātajiem datiem. Pēc noklusējuma programma Access iestata teksta (pazīstamus kā īso tekstu) laukus, lai saturētu 255 rakstzīmes — tas ir diezgan dāsns iestatījums, it īpaši, ja laukā ir niecīgi divu burtu stāvokļu saīsinājumi.

Simts vai vairāk papildu atstarpi — kas netiek izmantotas lielākajā daļā teksta lauku — nešķiet nekas tāds, kas aizmigtu, bet reiziniet šo vietu tabulā ar 100 000 klientu adresēm, un jūs iegūsit daudz megabaitu krātuves. vieta, kas ir ļoti aizņemta un neko netur.

Pielāgojiet lauka lielumu ar iestatījumu Lauka lielums cilnē Vispārīgi noformējuma skatā.

Izmantojiet skaitļu laukus reāliem skaitļiem Access datu bāzēs

Izmantojiet skaitļu laukus aprēķinos izmantotajiem skaitļiem , nevis tekstam, kas izliekas par skaitli. Programmatūras lietojumprogrammas uztver milzīgu atšķirību starp pasta indeksu 47999 un numuru 47 999. Lietojumprogramma aplūko pasta indeksu kā rakstzīmju virkni, kas visas ir cipari, taču numurs tiek uzskatīts par faktisku skaitli, ko varat izmantot matemātikai un visādām citām jautrām ciparu lietām. Vēl viens iemesls, kāpēc pasta indekss nav numura lauks? Ja atrodaties ASV un jūsu pasta indekss sākas ar nulli, lietojumprogramma nogriež sākumā esošo nulli un laukā saglabā tikai ciparus, kas nav nulles — 01234 kļūst par 1234. Nav labi!

Izvēloties veidu jaunam laukam ar skaitļiem, uzdodiet sev vienkāršu jautājumu: vai jūs kādreiz gatavojaties veikt aprēķinus vai darīt kaut ko ar šo lauku saistītu matemātiku?

• Ja aprēķināsiet, izmantojot lauku, izmantojiet skaitļa veidu.
• Ja neveicat aprēķinus, izmantojot lauku, saglabājiet lauku kā Īss teksts .

Apstipriniet savus piekļuves datus

Validācijas var palīdzēt novērst sliktu datu nokļūšanu tabulu tuvumā. Validācijas ir viegli izdarāmas, ātri iestatāmas un vienmēr modras (pat ja esat tik noguris, ka neredzat taisni). Ja neizmantojat validācijas, lai aizsargātu datu bāzes integritāti, jums patiešām vajadzētu sākt.

Izmantojiet saprotamus nosaukumus programmā Access, lai lietas būtu vienkāršas

Veidojot tabulu vai datu bāzi, padomājiet par izmantoto datu bāzes failu, lauku un tabulu nosaukumiem:

• Vai atcerēsities, ko šie vārdi nozīmē pēc trim mēnešiem? Pēc sešiem mēnešiem?
• Vai nosaukumi ir pietiekami intuitīvi, lai kāds cits varētu paskatīties uz tabulu un saprast, ko tas dara, ilgi pēc tam, kad esat pārgājis uz lielākām un labākām lietām?

Tas kļūst vēl svarīgāks, kad sākat izmantot rīkus Access tabulu un datu bāzu ievietošanai tiešsaistē un kopīgošanai, izmantojot SharePoint — iespējams, jūs piesaistāt miljoniem lietotāju pie galda. Turklāt, izmantojot funkciju Lietojumprogrammas daļas, jūsu datu bāzu komponentus var pārstrādāt, lai paātrinātu jaunas datu bāzes izveidi. Jūs nevēlaties, lai jūsu datu bāzes daļu noslēpumaini nosaukumi izplatītos jaunā datu bāzē — lai arī tur radītu murgainus noslēpumus — vai ne?

Izdzēsiet Access lauka vērtības ar lielu piesardzību

Ikreiz, kad dzēšat lauka vērtībām no galda, pārliecinieties, ka jūs nogalināt vērtības īstajā ierakstā - pārbaudiet vēlreiz, un tad tikai tad, kad jūs esat pārliecināts, dzēst oriģinālu. Pat tad varat ātri nospiest taustiņu kombināciju Ctrl+Z un atgūt aizskarošo vienumu, ja vien pēc kļūdas konstatēšanas atsauksiet to.

Kāpēc visa pārbaude un dubultpārbaude? Tā kā pēc lauka vērtības dzēšanas un jebkādas citas darbības veikšanas tabulā Access pilnībā aizmirst par jūsu veco vērtību. Tas ir pagājis, it kā tas nekad nebūtu bijis. Ja izdzēšat ierakstu no tabulas, ieraksts patiešām ir pazudis, jo visam ierakstam nav pieejama atsaukšana. Ja šis ieraksts bija svarīgs un jums nebija pašreizējā dublējuma faila, kad ieraksts pazuda, jums nav paveicies. Atvainojiet!

Dublējiet, dublējiet, dublējiet savas Access datu bāzes

Vai es to pateicu pietiekami skaidri? Vienmēr saglabājiet sava darba dublējumu! Nekas nevar aizstāt pašreizējo jūsu datu dublējumu — it īpaši, ja dati ir vitāli svarīgi jūsu personīgajai vai profesionālajai dzīvei. Efektīvas stratēģijas bieži ietver rezerves kopiju saglabāšanu citā vietā gadījumam, ja jūsu biroju iznīcina katastrofa, neatkarīgi no tā, vai tā atrodas citā birojā vai mākonī.

Ja domājat, ka jums nekad agrāk nav bijis vajadzīgs dublējums, tad kāpēc uztraukties, padomājiet par plūdiem. Padomājiet par ziņu raidītājiem, kas saka, ka pašlaik zemūdens apgabals nekad agrāk nav bijis applūdis. Iedomājieties cilvēku dzīves, kas peld pa ielu. Neatkarīgi no tā, vai jūs saskaraties ar īstu viesuļvētras mēroga katastrofu, ugunsgrēku vai datora cieto disku, kas nolemj mirt (un tas notiek — pat ja tas nekad agrāk ar jums nav noticis), jūs būsiet daudz laimīgāks, ja jūsu datu bāzes dublējums.

Padomājiet, padomājiet un vēlreiz padomājiet, pirms veicat darbības programmā Access

Vai jūs zināt galdnieka saukli: “Nomēri divreiz, nogriez vienreiz”? To pašu var teikt par domāšanu, kad runa ir par jūsu datu bāzi. Nedomājiet tikai par kaut ko, izdariet ātru secinājumu un pēc tam ienirt. Pagaidiet, pārdomājiet to vēlreiz un tad varbūt padomājiet par to trešo reizi. Pēc tam izdariet secinājumu un sāciet rīkoties saskaņā ar to. Izmantojot visu Access sniegto jaudu, kā arī iespēju datubāzē saglabāt tūkstošiem un tūkstošiem ierakstu, salīdzinoši vienkārša kļūda var būt diezgan dārga, jo tas var izraisīt datu zudumu vai veiktu “neatsaucamu” darbību. kļūdas dēļ.

Sakārtojieties un saglabājiet kārtību, strādājot programmā Access

Lai gan var šķist, ka ieteikumi sakārtoties un vienkārši būt pretrunīgi, šie divi padomi ir patiešām saderīgi. Vienkāršošana bieži vien var būt veids, kā pēc tam izvairīties no nepieciešamības pēc lielas organizācijas. Lai gan jums, iespējams, bija apnicis klausīties, kā vecāki jums atgādina, ka "visam ir vieta un viss savās vietās" (vai, ja tie bija mazāk poētiski, " Iztīriet savu istabu!!! "), viņiem bija taisnība.

Sakārtojot datubāzi, ietaupīsiet laiku un bēdas. Labi izplānotu, sakārtotu tabulu būs vieglāk uzdot, par to atskaitīties un iekļaut veidlapā. Tas arī kārtos un filtrēs kā zibens.

Jā, jūs varat kļūt pārāk organizēti. Patiesībā pārmērīga organizēšana ir pārāk vienkārša. Samaziniet savu vēlmi organizēties, attīstot citu aizraušanos: strādāt ar pēc iespējas mazāk soļu. Ierobežojiet izmantoto mapju un apakšmapju skaitu — ne vairāk kā piecu līmeņu mapes ir vairāk nekā pietiekami gandrīz ikvienam. Ja jūs pārsniedzat piecus līmeņus, jūsu organizācija sāk satriekties ar jūsu produktivitāti (un nevienam nepatīk produktivitātes zudums, vismazāk tiem cilvēkiem, kuri izdomā šos muļķīgos saukļus korporatīvās pašsajūtas plakātiem).

Nav kauna lūgt Access palīdzību

Ja jums ir problēmas ar kaut ko, norijiet savu ego un lūdziet palīdzību. Sakot “es nezinu” un pēc tam mēģināt noskaidrot to, ko vēl nezināt, nav kauna. Šis noteikums ir īpaši svarīgs, ja meklējat ganāmpulku tūkstošiem ierakstu datubāzē. Nelielas kļūdas ātri palielina un palielina nelielu problēmu milzīgā krīzē. Lūdziet palīdzību, pirms situācija kļūst briesmīga.