ACT! 2008. gadā, faila pievienošana cilnei Dokumenti ir vienkārša un ir pūļu vērta. Cilne Dokumenti, ko varat atrast kontaktpersonu, grupu vai uzņēmumu logos, ļauj pievienot vai izveidot saīsni uz visiem failiem, kas saistīti ar pašreizējo kontaktpersonu, grupu vai uzņēmumu. Varat pievienot vai izveidot saīsni programmā Excel izveidotam priekšlikumam, programmā Word izveidotam līgumam vai pat PDF failam, ko skenējāt savā datorā.
Vienkārši izpildiet šīs darbības, lai pievienotu dokumentu cilnei Dokumenti:
1. Parādiet kontaktpersonas, grupas vai uzņēmuma ierakstu, kuram vēlaties pievienot dokumentu.
2. Noklikšķiniet uz cilnes Dokumenti.
3. Noklikšķiniet uz pogas Pievienot dokumentu cilnes Dokumenti ikonu joslā.
Šeit jums ir divas izvēles iespējas:
• Fails: izvēloties šo opciju, jūs faktiski klonējat sākotnējo failu un pievienojat to savam ACT! datu bāze. Kad esat pievienojis dokumentu cilnei Dokumenti, varat atvērt failu tieši no ACT! lai skatītu, rediģētu vai izdrukātu. Noņemot failu no cilnes Dokumenti, oriģinālais dokuments netiek noņemts no datora un otrādi. Atcerieties: tā kā fails, ko pievienojat cilnei Dokumenti, ir oriģināla klons, sākotnējā dokumentā veiktās izmaiņas neparādās klonētajā dokumentā, kas atrodas cilnē Dokumenti, kā arī netiek parādītas izmaiņas, ko veicat klonētajā dokumentā. oriģinālā. Apsveriet oriģinālā dokumenta dzēšanu, lai izvairītos no neskaidrībām.
• Īsceļš: izveido saīsni, kas savieno atpakaļ uz oriģinālo dokumentu, nevis to kopē. Oriģinālā dokumenta atrašanās vieta tiek parādīta cilnē Dokumenti.
Ceļš Mani dokumenti ir raksturīgs gan iekārtai, gan lietotājam. Iegādājoties jaunu datoru vai mainot lietotāja informāciju esošajā datorā, jūsu saīsnes(-es) kļūst nederīgas. Apsveriet iespēju izveidot jaunu Windows mapi, piemēram, ACT Documents, ko var izveidot no jauna jaunā datorā un redzēt dažādiem lietotājiem. Turklāt attālās datu bāzes lietotāji, kuriem nav piekļuves šīm mapēm, nevar skatīt dokumentu.
Atkarībā no jūsu izvēles tiek atvērts dialoglodziņš Pievienot failu vai Pievienot saīsni.
4. Pārlūkojiet līdz dokumentam, kuru vēlaties pievienot, atlasiet to un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.
TĒLOT! pievieno dokumentu jūsu ACT! datu bāzē un cilnē Dokumenti parāda izmēru, veidu un pēdējās modifikācijas datumu. Pievienotajos failos tiek parādīts dokumenta nosaukums; pievienotie saīsnes parāda ceļu uz failu.
Dokumenti, ko pievienojat cilnei Dokumenti, kļūst par jūsu datu bāzes daļu, tāpēc attālās sinhronizācijas lietotāji tagad var piekļūt arī šiem dokumentiem. Failu var pievienot arī cilnei Dokumenti no Windows Explorer vai Mans dators, velkot dokumenta ikonu uz cilni Dokumenti.