Iespējas datu migrēšanai uz Salesforce

Salesforce ir ērti lietojams vednis, kas palīdz importēt jūsu Campaign Member atjauninājumus, potenciālos pirkumus, kontus, kontaktpersonas un pielāgotos objektus. Ja esat sistēmas administrators vai jums ir atbilstošas ​​profila atļaujas, varat veikt šos uzdevumus savu lietotāju vietā.

Citu objektu mantotajiem datiem (piemēram, iespējām, gadījumiem un darbībām), ko vēlaties iegūt pakalpojumā Salesforce, informācija ir jāievada manuāli vai jāizmanto datu ielādētājs, kas ir datu importēšanas un eksportēšanas rīks, kas tiek piegādāts kopā ar Enterprise un Unlimited. izdevumos, lai automātiski migrētu datus uz Salesforce.

Salesforce datu importēšanas vedņa izmantošana

Datu importēšanas vednis potenciālo pirkumu, kontu, kontaktpersonu, risinājumu un pielāgotu objektu importēšanai ir ērti novietots zem Lightning Experience Setup virsraksta Integrācijas. Tam ir lietotājam draudzīgs interfeiss, kas palīdz importēt vai atjaunināt ierakstus.

Salesforce datu importēšanas vedņa palaišana.

Ja esat administrators, ciļņu sākumlapu augšējā labajā sadaļā ir redzama arī poga Importēt. Piemēram, ja vēlaties importēt sava uzņēmuma potenciālos pirkumus, noklikšķiniet uz cilnes Potenciālie pirkumi un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Importēt, kas atrodas pa labi no lapas parādītā saraksta skata nosaukuma. Darbības un padomi, kā izmantot importēšanas vedni dažādu objektu ierakstiem, atšķiras:

• Importēt potenciālos pirkumus: šo darbību var veikt tikai lietotājs ar importēšanas potenciālo pirkumu atļauju.
• Importēt kontaktpersonas un kontus: Salesforce izmanto to pašu vedni, kas var palīdzēt importēt kontaktpersonas un/vai kontus. Atsevišķi lietotāji var arī importēt savus personīgos kontaktus un kontus.
• Importējiet jaunus kampaņas dalībniekus vai atjauniniet tos, kad tie ir saistīti ar kampaņu: Salesforce izmanto to pašu datu importēšanas vedni, taču šoreiz atklāj tikai objektu Campaign Member, lai atjauninātu potenciālo pirkumu un kontaktpersonu mārketinga statusus .

Salesforce datu ielādētāja izpēte

Datu migrācija ir grūts jautājums. Datu ielādētājs ir neliela klienta lietojumprogramma, kas palīdz lielapjoma importēt vai lielapjoma eksportēt datus komatatdalīto vērtību (.csv) formātā. Šim rīkam var piekļūt, izvēloties Integrācijas → Datu ielādētājs. Izmantojot šo rīku, varat pārvietot datus uz un no jebkura veida ierakstiem pakalpojumā Salesforce, tostarp uz iespējām un pielāgotiem objektiem. Datu ielādētājs atbalsta Salesforce ierakstu ievietošanu, atjaunināšanu, dzēšanu un eksportēšanu.

Kā reiz teica kāds slavens, ar lielu spēku nāk arī liela atbildība. Izmantojiet programmu Data Loader tikai tad, ja vēlaties saprast, kā objekti, ieraksti un darbplūsmas un/vai aktivizētāji ir viens ar otru saistīti. Data Loader ir ļoti spēcīgs rīks netehniskiem lietotājiem. Ja neesat piesardzīgs, varat eksportēt datus, importēt datus, nejauši pārrakstīt un dzēst daudz datu, kā arī iedarbināt darbplūsmas noteikumu domino efektu. Ja plānojat veikt atjauninājumu, vienmēr izveidojiet datu dublējumu. Iespējams, ka bez dublējuma neiztikt bez problēmām, līdz tiek pieļauta kļūda, un jūs nevarat atsaukt 1000 pārrakstīto lauku.

Vairāki piegādātāji nodrošina arī pārbaudītus izvilkšanas, pārveidošanas, ielādes rīkus (ETL), kas ļauj migrēt ierakstus uz (vai no) Salesforce, automātiski tīrīt un pārveidot datus, pamatojoties uz jūsu definēto pielāgoto loģiku, un vajadzības gadījumā pievienot šos ierakstus.

Nekļūstot pārāk tehniski, eksperti saista datus, izmantojot Salesforce lietojumprogrammu saskarni (API), lai jūsu tehniskais personāls varētu programmatiski piekļūt datiem. Salesforce platforma tiek izmantota, lai pielāgotu vai integrēt Salesforce darīt pat snazzier lietas, nekā to, ko jūs varat darīt ar to ārā no kastes. Un pirms jūs ciešat no žargona pārslodzes, platforma būtībā ir noteikumu un komandu kopums, ko programmētāji var izmantot, lai norādītu programmai — šajā gadījumā Salesforce — veikt noteiktas darbības. Tomēr, lai piekļūtu Salesforce API, jums ir jābūt Enterprise vai Unlimited Edition.

Jūsu mantoto datu migrēšana uz Salesforce

Ieviešanas sagatavošanas posmā jums ir nepieciešams pārdomāts un labi dokumentēts datu migrācijas stratēģijas plāns. Šajā plānā ir jāiekļauj informācija par mērķiem, resursiem, neparedzētiem gadījumiem un termiņiem, pamatojoties uz dažādajām jūsu plāna darbībām. Tālāk ir norādītas dažas darbības, kas jums jāapsver.

Jūsu datu avotu noteikšana

Lielākajai daļai uzņēmumu parasti ir kāda veida esošs kontaktpersonu pārvaldības rīks, dažādas izklājlapas ar citiem klientu datiem un bieži vien kontaktinformācija, kas atrodas lietotāju e-pasta iesūtnēs un produktivitātes lietojumprogrammās (nemaz nerunājot par Word dokumentiem un līmlapiņām).

Gatavojoties, novērtējiet, kādai informācijai un cik daudz informācijas ir jābūt Salesforce. Šeit ir daži padomi par šo darbību:

• Atkritumi iekšā, atkritumi ārā. Pārceļoties uz jaunu māju, jūs parasti pārskatāt vecās mājas skapjus un izlemjat, ko ņemt līdzi un ko izmest. Datu pārvietošanai ir nepieciešams tāda paša veida novērtējums.
• Izveido sarakstu. Katalogā iekļaujiet dažādus datu avotus, tostarp ierakstu veidus, diapazonu un cik daudz.
• Izstrādājiet uzglabāšanas plānu. Sadarbojieties ar savu klientu attiecību pārvaldības (CRM) projekta komandu, lai noteiktu, kur un kāpēc jānonāk dažādai informācijai.
• Padomājiet par importēšanas laiku un secību. Piemēram, daudzi uzņēmumi vispirms izveido lietotāju ierakstus, pēc tam importē kontus un kontaktpersonas un, visbeidzot, migrē un pievieno iespējas.
• Ja iespējams, rīkojieties vienkārši. Jo sarežģītāku veicat migrēšanu, jo lielāka ietekme uz jūsu laika skalu. Novērtējiet piepūles līmeni salīdzinājumā ar piepūles potenciālo vērtību.

Datu sagatavošana migrācijai uz Salesforce

Notīriet to tūlīt vai vēlāk. Dažām projektu komandām patīk “notīrīt” datus pirms to importēšanas pakalpojumā Salesforce. Dublikātu identificēšana un sapludināšana atvieglo īstā ieraksta atrašanu. Novēršot neatbilstības jūsu datos, piemēram, nodrošinot, ka visos štata/provinces laukos ir divu rakstzīmju saīsinājumi, pārskati kļūst precīzāki.

Ja jūsu mantotā sistēma nepadara vieglu tīrīšanu, iespējams, vēlēsities vispirms ievietot visus ierakstus pakalpojumā Salesforce un pēc tam izmantot Salesforce datu pārvaldības rīkus, lai vēlāk notīrītu datus . Pastāv risks, ka cilvēki ar vislabākajiem nodomiem joprojām var pakļauties cilvēka dabai un nevēlēties koncentrēties uz tīrīšanas darbiem, tiklīdz dati jau ir jaunajā sistēmā.

Neatkarīgi no tā, kad to darāt, datu tīrīšana nav brīnišķīgs darbs, taču tas ir jādara, un tas ir jādara regulāri. Tālāk ir sniegti daži padomi datu sagatavošanai.

• Eksportēt vienkāršā formātā. Bieži vien visvieglāk ir eksportēt datus uz lietojumprogrammām, piemēram, Microsoft Access vai Excel, ar kurām varat dzēst kolonnas, kārtot rindas un veikt globālas izmaiņas.
• Centieties izmantot standarta nosaukumu piešķiršanas konvencijas. Ja dažādos datu avotos konti tiek apzīmēti ar dažādiem nosaukumiem (piemēram, IBM un International Business Machines), tagad ir īstais brīdis standartizēt nosaukumu piešķiršanu. Tas var palīdzēt izvairīties no ierakstu dublēšanas.
• Rediģējiet vai pievienojiet laukus Salesforce, lai atbalstītu migrāciju. Piemēram, ja jūsu konveijera pārskati izseko rezervi katrai iespējai, jums ir jāizveido pielāgots iespējas lauks, lai atbalstītu rezerves datus.
• Ja jūsu esošajam datu avotam ir unikāli ierakstu ID, migrējiet šos ID uz pielāgotu, tikai lasāmu lauku. Jūs vienmēr varat dzēst vai paslēpt lauku vēlākā posmā. Tas var ne tikai palīdzēt pārbaudīt migrācijas precizitāti, bet arī šie ID var noderēt integrācijai (jo īpaši, ja neplānojat slēgt citu datu avotu).
• Kartējiet savas datu kolonnas ar lauku nosaukumiem pakalpojumā Salesforce. Piemēram, lauks Uzņēmums programmā Microsoft Outlook parasti ir saistīts ar lauku Konts programmā Salesforce. Daži sistēmas administratori pat pārdēvē kolonnu galvenes migrācijas failos, lai tās precīzi atbilstu Salesforce lauku nosaukumiem. To darot, tiek samazināts migrācijas neprāts.
• Pielāgojiet savus datus, lai tie atbilstu Salesforce standartiem (vai otrādi). Katram Salesforce laukam ir noteikti rekvizīti, kas var ietvert lieluma ierobežojumus, decimāldaļas, datuma formātus utt.
• Pievienojiet datu avota kolonnu savam importēšanas failam un kartējiet to ar pielāgotu lauku pakalpojumā Salesforce. To darot, jūs varat aizsargāt, no kurienes ir iegūti dati.
• Piešķiriet ierakstiem pareizos īpašniekus, kur vien iespējams. Ja jums nav piešķirti visi ieraksti, īpašnieks pēc noklusējuma izvēlas to administratoru, kurš veic migrāciju.
• Saņemiet sagatavoto failu piekrišanu no ieinteresētajām personām. Vismaz, ja piedāvājat viņiem iespēju pārskatīt, jūs izvairīsities no pārsteigumiem.

Pārbauda importēšanu pakalpojumā Salesforce

Pirms galīgās migrēšanas veiciet pārbaudi. Bieži vien jūs atklājat lietas, kuras palaidāt garām vai kuras varētu uzlabot. Piemēram, lauki var tikt kartēti nepareizi, vai arī jums var būt nepieciešams izveidot dažus papildu laukus. Šeit ir daži padomi:

• Atlasiet nelielu nozīmīgu ierakstu paraugu. Jo augstāka profila ieraksti, jo labāk — īpaši, ja tos pārskata ieinteresētā persona.
• Atcerieties izslēgt darbplūsmas. Jūs nevēlaties kaitināt citus lietotājus, nevajadzīgi brīdinot tos, kad pārbaudes dati plūst cauri darbplūsmas noteikumiem. Daži no jums var domāt, ka ir lietderīgi paturēt spēkā noteiktus darbplūsmas noteikumus, jo īpaši, ja tie ir izveidoti, lai novērstu sliktu datu ienākšanu. Tā nav taisnība. Pirms importēšanas veiciet darbu pirms laika un kārtīgi sagatavojiet datus.
• Pārskatiet lapas izkārtojumu. Apsveriet iespēju pielāgot lapu izkārtojumus, lai atvieglotu datu importēšanas apstiprināšanu. Ievietojiet Salesforce laukus līdzīgās ekrāna vietās, kur atrodas jūsu mantotās sistēmas .

Pārbaudes datu rezultātu analīze

Kad jūsu testa dati atrodas Salesforce, rūpīgi salīdziniet tos ar testa failu, lai nodrošinātu precizitāti un pilnīgumu. Šeit ir daži padomi, kā produktīvi analizēt testa datu rezultātus.

• Izveidojiet pielāgotu pārskatu, kas ļauj skatīt ieraksta datus kolektīvi.
• Ja nepieciešams, atveriet ierakstu un salīdziniet to ar importa failu. Apstipriniet, ka ieraksta laukos ir redzams tas, kas, jūsuprāt, tiem būtu jāparāda.
• Izveidojiet pielāgotu skatu no attiecīgās cilnes sākumlapas, lai skatītu importētos datus saraksta lapas kolonnās. Lietotāji var pāriet uz pārskatu, taču skats ļauj viņiem koncentrēties.
• Apstipriniet datus ar atlasītajām ieinteresētajām personām, lai saņemtu viņu atsauksmes un atbalstu, ka testa datu rezultāti izskatās pareizi. Nepietiek ar to, ka uzskatāt, ka testa importēšana bija precīza. Jūsu galalietotāji ir galvenais pārbaudījums.
• Pielāgojiet procesu vai veiciet izmaiņas importēšanas failā vai Salesforce, pamatojoties uz pārbaudes importēšanas rezultātiem. Piemēram, iespējams, esat aizmirsis kartēt lauku vai dati netika pareizi importēti lauka īpašību dēļ.

Notiek galīgo datu migrēšana

Kad esat veiksmīgi analizējis testa datu rezultātus, varat importēt failu(s). Jā, tas ir vienkāršojums tam, kas varētu būt sarežģīts uzdevumu kopums, taču kopējais process ir pārbaudīts un patiess.

Šeit ir daži ieteikumi šim solim:

• Paziņojiet saviem lietotājiem cerības. Ja pārejat no vienas sistēmas uz citu, iespējams, ka dati ir jāatjaunina pirms tiešraides.
• Dariet to dīkstāves laikā. Ja jums ir nozīmīgi dati, apsveriet iespēju veikt migrāciju ārpus darba laika. Tas var izvairīties no neskaidrībām, jo ​​īpaši, ja sistēma jau darbojas dažām lietotāju grupām.
• Saglabājiet to ierakstu žurnālfailus, kuri netika veiksmīgi importēti. Kļūdu ziņojumi ir diezgan intuitīvi, un parasti var redzēt izplatītākos noraidīšanas iemeslus, kuru dēļ daži ieraksti netika importēti. Noteikti veltiet laiku, lai noteiktu, vai noraidīšanu izraisīja datu formatēšanas vai kvalitātes problēma, nevis nepatīkama darbplūsmas kārtula, kuru neplānojāt aktivizēt.
• Izveidojiet sev spilvenu kļūdām. Nemēģiniet veikt migrāciju dienu pirms pārdošanas apmācības. Var notikt kaut kas neparedzēts, kas neļauj veiksmīgi pabeigt.

Jūsu datu apstiprināšana un papildināšana

Līdzīgi kā testa datu rezultātu analīzē, kad dati ir ielādēti, palaist atskaites, lai apstiprinātu ierakstu savstarpējo izlasi, lai nodrošinātu precizitāti un pilnīgumu. Ja iespējams, salīdziniet Salesforce ekrānus ar mantotās sistēmas ekrāniem.

Pārliecinieties, vai dati ir saglabāti pareizajos laukos un vai vērtībām ir jēga. Ja tālruņa laukā redzat adresi, jums ir jāiztīra dati vai jāizlabo lauka kartējums. Centieties pēc perfekti importētiem datiem, taču gaidiet arī mazāk.

Pirms Salesforce izlaišanas veiciet papildu darbību, manuāli vai automātiski atjauninot dažus ierakstus, lai pārsteigtu lietotājus un gūtu lielākus panākumus. Sniedzot demonstrāciju vai apmācību, parādiet lietotājiem šos pilnībā ievadītos piemērus un dariet viņiem zināmu Salesforce potenciālu.

Kad viss ir pieejams Salesforce, jautrība sākas!