Sąskaitų įrašymas naudojant „QuickBooks 2003“.

Kai gaunama sąskaita, pirmiausia reikia ją įrašyti. Sąskaitas galite įrašyti per langą Įvesti sąskaitas arba Mokėtinų sumų registrą. Jei planuojate stebėti sąskaitas pagal išlaidas ir prekes, turite naudoti langą Įvesti sąskaitas.

Norėdami įrašyti sąskaitą dialogo lange Įvesti sąskaitas, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Tiekėjai –> Įveskite sąskaitas.

Arba pasirinkite Pardavėjai iš Navigatorių sąrašo ir spustelėkite piktogramą Įvesti sąskaitas. Neabejotinai pastebite, kad viršutinė šio lango pusė atrodo kaip čekis – taip yra todėl, kad didžioji dalis čia pateiktos informacijos patenka į čekį, kurį rašote norėdami apmokėti sąskaitą. (Jei formos viršuje matote žodį Kreditas, o ne Bill, spustelėkite Sąskaitos parinkties mygtuką viršutiniame kairiajame kampe. Taip pat galite naudoti šį ekraną norėdami įvesti kreditą iš tiekėjų.)

2. Pasirinkite pardavėjo, už kurį mokate, pavadinimą.

Jei norite apmokėti šią sąskaitą tiekėjui, kuris jau yra pardavėjų sąraše, tiesiog spustelėkite rodyklę žemyn, esančią pardavėjo eilutės pabaigoje ir pasirinkite tiekėją. (Tada „QuickBooks“ automatiškai užpildo langą „Įvesti sąskaitas“ tiek informacijos, kiek atsimena.) Tačiau jei šis pardavėjas yra naujas, „QuickBooks“ paprašys greitai pridėti arba nustatyti tam tikros informacijos apie pardavėją – adresą, kredito limitą, mokėjimo sąlygas, ir taip toliau. Šią informaciją pateikiate lange Naujas pardavėjas.

Jei turite vieną ar daugiau neužpildytų pirkimo užsakymų su pasirinktu pardavėju, „QuickBooks“ paklaus, ar norite gauti už pirkimo užsakymą. Spustelėkite Taip, jei taip, arba Ne, jei ne. Jei pasirenkate gauti už pirkimo užsakymą, „QuickBooks“ rodo dialogo langą Atidaryti pirkimo užsakymus. Jame tiesiog pateikiami jūsų įrašyti atviri pirkimo užsakymai. Kai pasirenkate vieną ar daugiau pirkimo užsakymų, kuriuos norite gauti, „QuickBooks“ už jus užpildo šių užsakymų elementus ir sumas, kurias galite keisti, jei reikia.

Norėdami sukurti pirkimo užsakymą, kuris yra tik prekių, kurias užsakote iš tiekėjų, įrašas, pasirinkite Tiekėjai –> Kurti pirkimo užsakymus. Kai „QuickBooks“ rodomas langas „Sukurti pirkimo užsakymus“, apibūdinkite savo užsakymą. Pirkimo užsakymus spausdinate ir redaguojate taip pat, kaip spausdinate sąskaitas faktūras ir kredito pažymas.

3. Pasirinkite mokėjimo sąlygas, kurios apibūdina sąskaitos apmokėjimo terminą.

Sąlygų eilutėje atidarykite išskleidžiamąjį sąrašą ir pasirinkite mokėjimo sąlygas (jei informacijos dar nebuvo, kai nustatėte tiekėją).

4. (Pasirenkama) Įveskite atmintinę, kad apibūdintumėte sąskaitą.

Atmintinės laukelyje galite įvesti pastabą. Jūsų įvestas užrašas pasirodo A/P registre.

5. Perkelkite žymeklį žemyn į skirtuko Išlaidos stulpelį Sąskaita ir įveskite išlaidų sąskaitos pavadinimą.

Tikėtina, kad norite įvesti išlaidų sąskaitos, kuri jau yra sąskaitų plane, pavadinimą. Jei taip, spustelėkite rodyklę žemyn, kad pamatytumėte visų savo paskyrų sąrašą. Tikriausiai turėsite slinkti sąrašu žemyn, kad patektumėte į išlaidų sąskaitas (greitas būdas sąraše judėti žemyn yra pradėti rašyti sąskaitos pavadinimą – einate sąrašu tiesiai žemyn). Spustelėkite sąskaitą, kuri yra ši sąskaita (greičiausiai tai yra Prekės ar kažkas panašaus).

Jei šiai sąskaitai reikia sukurti naują išlaidų sąskaitos kategoriją, pasirinkite sąrašo viršuje. Pamatysite dialogo langą Nauja paskyra. Įveskite informaciją ir spustelėkite Gerai.

Ką daryti, jei pinigai, kuriuos mokate dėl šios sąskaitos, gali būti padalyti į dvi, tris ar keturias išlaidų sąskaitas? Tiesiog spustelėkite po paskyra, kurią ką tik įvedėte. Pasirodo rodyklė žemyn. Spustelėkite jį, kad įvestumėte kitą išlaidų sąskaitą, kitą ir kitą, jei norite.

6. Jei reikia, pereikite prie stulpelio Suma ir pakeiskite skaičius.

Jei padalijate šią sąskaitą kelioms paskyroms, įsitikinkite, kad stulpelyje Suma esantys skaičiai sudaro bendrą sąskaitos sumą.

7. (Pasirenkama) Įveskite paaiškinimo ar išminties žodžius stulpelyje Atmintinė.

8. (Neprivaloma) Priskirkite išlaidas klientui: Darbas.

Jei planuojate gauti kompensaciją už šias išlaidas arba tiesiog norite sekti savo išlaidas pagal darbo vietą, įveskite klientą, kuris ketina jums kompensuoti. Jei reikia, įveskite kiekvienos sąskaitos sumą. Galite naudoti rodyklę žemyn norėdami rasti klientų ir tada juos spustelėti.

9. (Neprivaloma) Priskirkite išlaidas klasei.

Taip pat galite sekti išlaidas pagal klases, įrašydami įrašus stulpelyje Klasė. Atkreipkite dėmesį į įprastą rodyklę žemyn ir spustelėkite ją, kad pamatytumėte klasių sąrašą. (Nematote stulpelio „Klasė“, nebent nurodėte „QuickBooks“, kad norite naudoti klases.)

Jei norite, kad „QuickBooks“ sektų išlaidas pagal klasę, galite tai nustatyti. Norėdami nustatyti „QuickBooks“, kad būtų galima stebėti išlaidas, pasirinkite Redaguoti -> Nuostatos. Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Nuostatos, spustelėkite piktogramą Apskaita, spustelėkite skirtuką Įmonės nuostatos ir pažymėkite žymės langelį Naudoti klasės stebėjimą.

Jei norite, spustelėkite mygtuką Perskaičiuoti, kad sumuotų išlaidas.

10. Norėdami įrašyti įvairias sąskaitoje nurodytas prekes, naudokite skirtuką Prekės.

Spustelėkite skirtuką Elementai. Įveskite įsigytas prekes ir kainas, kurias už jas sumokėjote.

Jei iš dalies užpildę sąskaitą suprantate, kad sąskaita tikrai apmoka pirkimo užsakymą, spustelėkite mygtuką Pasirinkti PU, kuris pasirodo lango Įvesti sąskaitą skirtuke Prekės.

Išskleidžiamajame sąraše Pardavėjas spustelėkite pardavėjo, kuris išsiuntė jums sąskaitą, pavadinimą. Atidarytų pirkimo užsakymų sąraše spustelėkite kairėje esantį stulpelį, kad pažymėtumėte varnelę šalia pirkimo užsakymo (ar užsakymų), už kuriuos mokate. Pakankamai lengvas? Baigę spustelėkite Gerai ir „QuickBooks“ automatiškai užpildys skirtuką „Elementai“.

11. Pereikite į stulpelį Prekė ir įveskite prekės pavadinimą.

Atkreipkite dėmesį į rodyklę žemyn šiame stulpelyje. Spustelėkite jį, kad pamatytumėte prekių sąrašą. Ar prekė, už kurią mokate, yra šiame sąraše? Jei taip, spustelėkite tą elementą. Jei ne, pasirinkite iš sąrašo viršaus ir užpildykite langą Naujas elementas.

12. Užpildykite likusias elementų eilutes skirtuke Prekės.

Čia galite įvesti visas perkamas prekes. Įsitikinkite, kad skirtuke Prekės tiksliai rodomos perkamos prekės, jų išlaidos ir kiekiai. Jei norite, spustelėkite mygtuką Perskaičiuoti, kad susumuotų elementus.

13. Išsaugokite sąskaitą.

Spustelėkite Išsaugoti ir naujas, kad išsaugotumėte sąskaitos įrašą ir įveskite kitą sąskaitą. Arba spustelėkite Išsaugoti ir uždaryti, kad įrašytumėte sąskaitą, bet neapmokėtumėte kitos sąskaitos.