Pirkimo užsakymo kūrimas „QuickBooks“.

Pirkimo užsakymas skirtas paprastam tikslui: jis nurodo pardavėjui, kad norite įsigyti kokią nors prekę. Tiesą sakant, pirkimo užsakymas yra pirkimo sutartis.

Daugelis mažų įmonių nenaudoja pirkimo užsakymų. Tačiau kai jie išauga iki tam tikro dydžio, daugelis įmonių nusprendžia juos naudoti, nes pirkimo užsakymai tampa nuolatiniais jūsų užsakytų prekių įrašais. Be to, pirkimo užsakymų naudojimas dažnai įformina pirkimo procesą įmonėje. Pavyzdžiui, galite nuspręsti, kad niekas jūsų įmonėje negali nusipirkti nieko, kas kainuoja daugiau nei 100 USD, nebent jie gautų pirkimo užsakymą. Jei tik galite išduoti pirkimo užsakymus, atlikdami šią procedūrą veiksmingai valdėte pirkimo veiklą.

Norėdami naudoti „QuickBooks“ pirkimo užsakymams kurti, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasakykite QuickBooks, kad norite sukurti pirkimo užsakymą, pasirinkdami Pardavėjai –> Kurti pirkimo užsakymus.

„QuickBooks“ rodo langą „Sukurti pirkimo užsakymus“.

Atminkite, kad jei meniu Tiekėjai nepateikia komandos Kurti pirkimo užsakymus, „QuickBooks“ nežino, kad norite kurti pirkimo užsakymus.

2. Norėdami nustatyti tiekėją, iš kurio norite įsigyti prekę, naudokite meniu Pardavėjai išskleidžiamąjį sąrašo laukelį.

Išskleidžiamajame sąrašo laukelyje Pardavėjas pateikiami visi pardavėjai, esantys tiekėjų sąraše.

3. (Pasirenkama) Klasifikuokite pirkinį naudodami išskleidžiamąjį sąrašo laukelį Klasė.

4. (Pasirenkama) Išskleidžiamajame sąrašo laukelyje Siuntimo gavėjas nurodykite kitą siuntimo adresą.

Išskleidžiamajame sąrašo laukelyje „Siųsti į“ rodomas visų jūsų klientų, pardavėjų ir darbuotojų sąrašas. Jūs pasirenkate laivą, į kurį norite kreiptis, pasirinkdami vieną iš šių kitų pavadinimų. Pasirinkę įrašą iš sąrašo „Siųsti“, „QuickBooks“ užpildo laukelį „Siųsti iki“ su atitinkama informacija.

Lange Kurti pirkimo užsakymus yra keletas standartinių ir, tikiuosi, žinomų mygtukų ir laukelių: Ankstesnis, Kitas, Spausdinti, Rasti, Rašyba, Istorija ir Šablonas.

5. Patvirtinkite pirkimo užsakymo datą.

Iš pradžių „QuickBooks“ įtraukia dabartinę sistemos datą į laukelį „Data“. Tačiau turėtumėte patvirtinti, kad data, kurią „QuickBooks“ įveda kaip pirkimo užsakymo datą, yra teisinga. Tai yra sutarties data. Dažnai data nustato sutarties sąlygas, pvz., dienų skaičių, per kurį prekė turi būti išsiųsta.

6. Patvirtinkite pirkimo užsakymo numerį.

Pirkimo užsakymo numeris arba PO numeris vienareikšmiškai identifikuoja pirkimo užsakymo dokumentą. „QuickBooks“ nuosekliai sunumeruoja jūsų pirkimo užsakymus ir įdeda kitą numerį į PO Nr. laukelį. „QuickBooks“ spėjimas apie tinkamą pirkimo užsakymo numerį paprastai yra teisingas, tačiau jei jis neteisingas, įveskite pakeitimo numerį.

7. Patvirtinkite pardavėją ir išsiųskite informaciją.

Pardavėjo blokas ir Siuntimo blokas identifikuoja tiekėją, iš kurio perkate prekę, ir siuntos adresą, kuriuo norite, kad pardavėjas siųstų siuntą. Ši informacija turėtų būti teisinga, jei jūsų tiekėjų sąrašas yra atnaujintas ir teisingai panaudojote išskleidžiamąjį sąrašo laukelį „Siųsti iki“, kad prireikus nurodytumėte alternatyvų pristatymo adresą. Nepaisant to, patvirtinkite, kad šiuose dviejuose adresų blokuose rodoma informacija yra teisinga. Jei informacija neteisinga, žinoma, pataisykite. Adreso bloko informaciją galite redaguoti pasirinkę neteisingą informaciją ir iš naujo įvesdami viską, kas turėtų būti rodoma.

8. Aprašykite kiekvieną prekę, kurią norite užsisakyti.

Norėdami išsamiai aprašyti kiekvieną prekę, kurią norite užsisakyti kaip pirkimo dalį, naudojate lango Sukurti pirkimo užsakymus stulpelius. Kiekvienas elementas eina į savo eilutę. Norėdami apibūdinti prekę, kurią norite įsigyti iš pardavėjo, pateikite šią informacijos dalį:

• Prekė: stulpelyje Prekė leidžia įrašyti unikalų prekės numerį, kurį norite įsigyti. Atminkite, kad prekes reikia įvesti arba aprašyti prekių sąraše. Svarbiausia, ką reikia žinoti apie prekių sąrašą, yra tai, kad viskas, ką norite rodyti sąskaitoje faktūroje arba pirkimo užsakyme, turi būti aprašyta prekių faile.

• Aprašymas: stulpelyje Aprašas rodomas pasirinkto elemento aprašymas. Taip pat galite redaguoti lauką Aprašymas, kad jis būtų naudingas klientams ar pardavėjams.

• Kiekis: stulpelyje Kiekis galite nustatyti norimos prekės kiekį. Žinoma, šiame lauke įvedate norimą elementų skaičių.

• Kaina: stulpelyje Kaina leidžia įvesti prekės vieneto kainą arba vieneto tarifą. Atminkite, kad „QuickBooks“ šiam stulpeliui naudoja skirtingas etiketes, atsižvelgiant į jūsų nustatytos įmonės tipą.

• Klientas: stulpelis Klientas leidžia identifikuoti klientą, kuriam perkama prekė.

• Suma: stulpelyje Suma rodoma bendra prekės išleista suma. „QuickBooks“ apskaičiuos sumą už jus, padaugindama kiekį iš kurso (arba kainos). Taip pat galite redaguoti stulpelio sumą. Tokiu atveju „QuickBooks“ pakoreguoja kursą (arba kainą), kad kiekio kartų norma visada būtų lygi sumai.

Turite įvesti kiekvienos prekės, kuri turėtų būti įtraukta į pirkimo užsakymą, aprašymą. Tai reiškia, kad, pavyzdžiui, jei norite užsakyti šešias prekes iš pardavėjo, pirkimo užsakyme turi būti šešios informacijos eilutės.

9. Atsispausdinkite pirkimo užsakymą.

Norėsite atsispausdinti pirkimo užsakymą. Pirkimo užsakymo įrašymo į „QuickBooks“ tikslas yra sukurti oficialų pirkimo įrašą. Beveik visada norėsite perduoti šį pirkimo užsakymą pardavėjui. Pirkimo užsakyme pardavėjui tiksliai nurodoma, ką norite įsigyti, ir kaina, kurią norite mokėti. Norėdami atsispausdinti pirkimo užsakymą, galite spustelėti mygtuką Spausdinti. Pirkimo užsakymus taip pat galite spausdinti vėliau; Norėdami tai padaryti, išsaugokite visus pirkimo užsakymus, kuriuos norite sukurti, tada pasirinkite komandą Failas –> Spausdinti formas –> Pirkimo užsakymai.

10. Išsaugokite pirkimo užsakymą.

Norėdami išsaugoti pirkimo užsakymą, spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir uždaryti arba Išsaugoti ir naują. Jei spustelėsite mygtuką Išsaugoti ir naujas, „QuickBooks“ išsaugo tą pirkimo užsakymą ir iš naujo parodo tuščią lango „Sukurti pirkimo užsakymus“ versiją, kad galėtumėte įrašyti kitą pirkimo užsakymą.