Patarimai, kaip dirbti su MYOB taisyklėmis ir banko sklaidos kanalais

Vienas iš puikių dalykų, susijusių su MYOB AccountRight, yra tai, kad galite nustatyti banko taisykles, kad operacijos būtų paskirstytos automatiškai. Štai keletas patarimų, kaip sukurti taisykles, kurios kiekvieną kartą tinkamai veiktų.

• Laikykite taisyklių sąlygas kuo paprastesnes. Pavyzdžiui, galbūt neseniai atliktas mokėjimas jūsų mechanikui pasirodo kaip „EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU“. Žinoma, galite sukurti taisyklę, kuri lieptų MYOB priskirti bet kokią operaciją šiais tiksliais žodžiais Motorinės transporto priemonės sąnaudoms, tačiau skirkite šiek tiek laiko taisyklių sąlygoms supaprastinti. Pavyzdžiui, sukurkite taisyklę, kuri nurodo MYOB priskirti bet kokią operaciją su žodžiais „BAY AUTOMOTIVE“ prie Motorinės transporto priemonės išlaidų. Tokiu būdu, jei kitą kartą mokėsite kredito kortele, o ne EFTPOS, arba mechanikas pakeis savo prekybininko paslaugą, kad banko ataskaitos tekstas būtų rodomas kitaip, taisyklė išliks teisinga.

• Taisyklių pavadinimai turi būti informatyvūs ir lengvai atpažįstami. Pagal numatytuosius nustatymus MYOB kaip taisyklės pavadinimą naudoja visą aprašymą iš teksto banko ataskaitoje. Naudojant aukščiau pateiktą pavyzdį taisyklės pavadinimas tampa „EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU“. Nepriimkite šio numatytojo, bet visada redaguokite taisyklių pavadinimus, kad ateityje būtų lengviau rasti taisykles. Pavyzdžiui, tinkamas šios operacijos taisyklės pavadinimas tikriausiai yra „Bay Automotive Vehicle Repair“, nes šis pavadinimas apima ir atitinkamo banko ataskaitos tekstą, ir išlaidų tipą.

• Kurdami taisyklę visada eikite į Išplėstinės parinktys ir apatiniame dešiniajame kampe įveskite tiekėjo arba kliento pavadinimą. Nors kortelės pasirinkimas nėra privalomas, atminkite, kad jei nepasirinksite kortelės, ateityje negalėsite peržiūrėti visų šio kliento ar tiekėjo operacijų. Išsamios operacijų istorijos nebuvimas gali būti tikras kančia, todėl skirkite daugiau laiko ir įtraukite šią informaciją kiekvieną kartą kurdami naują taisyklę.

  Naudodami internetinę bankininkystę elektroniniams mokėjimams tiekėjams atlikti, gerai pagalvokite, kaip aprašymas atsiras jūsų banko ataskaitoje. Paklauskite savęs, ar galėsite sukurti taisyklę pagal šį aprašymą? Atsakymas į šį klausimą priklauso ir nuo jūsų banko, ir nuo to, ar jūsų ataskaitoje visada bus nurodytas gavėjo vardas. Vienas patarimas – internetinėje bankininkystėje išsaugokite tiekėjo duomenis ir mokėjimų aprašymus, kad kiekvieną kartą būtų rodomas lygiai toks pats tekstas. Tokiu būdu galite sukurti taisyklę, pagrįstą tuo konkrečiu tekstu.

• Stebėkite pasikartojančias taisykles. Kartkartėmis peržiūrėkite taisyklių sąrašą ir dar kartą patikrinkite, kaip nustatėte sąlygas. Jei matote dvi taisykles, kurių sąlygos yra vienodos, ištrinkite vieną iš taisyklių arba pakeiskite taisyklės sąlygas.

• Leiskite MYOB automatiškai padalyti asmeninius procentus. Išlaidoms, kurias reguliariai skirstote į verslo ir asmenines (pavyzdžiui, galbūt visada skiriate 75 procentus benzino verslui ir 25 procentus asmeninėms), naudokite išplėstines parinktis, kad sukurtumėte taisyklę, kuri tai padalitų automatiškai.

• Lange Bank Feeds, prieš spustelėdami Patvirtinti, visada laikykite pelės žymeklį ant piktogramos Rule Applied. Tokiu būdu MYOB parodo, kokiai paskyrai bus priskirta operacija, ir galite patikrinti, ar taisyklė veikia tinkamai.

• Nekurkite taisyklės su sąlyga, kad bet kokia operacija, kurioje yra žodis „BP“, bus priskirta benzinui. Kodėl gi ne? Nes jei taip padarysite, kiekviena BPAY operacija, nesvarbu, ar tai būtų elektra, telefonas ar mokesčiai, bus priskirta benzinui vien dėl to, kad „BPAY“ yra raidės „BP“.

• Jei turite daug operacijų, kurdami taisyklę apsvarstykite galimybę nurodyti taisyklės pavadinimą lauke Atmintinė. Pavyzdžiui, jei sukuriate taisyklę su sąlyga, kad kiekviena operacija, kurioje yra žodžiai „Katoomba Au“, yra priskirta Motor Vehicle Repair (nes Katoomba Au šiuo atveju reiškia „Katoomba Automotive“), viena gudrybė yra pereiti prie išplėstinių parinkčių ir kaip šios taisyklės atmintinę įveskite „Operacija sukurta naudojant Katoomba Automotive Rule“. Tokiu būdu, jei peržiūrite operacijas ketvirčio arba metų pabaigoje ir pastebėsite, kad operacijos buvo paskirstytos neteisingai, žinosite, dėl kurios taisyklės viskas įvyko ne taip.

Tinkamai naudojant banko taisykles galima sutaupyti iki 90 procentų duomenų įvedimo laiko ir praktiškai nebereikia daug laiko atimančių banko suderinimų.