Palaikykite gerą apskaitos kontrolę „QuickBooks 2018“.

„QuickBooks 2018“ siūlo valdymo metodus, kuriuos verslo savininkas arba įmonės vadovas gali naudoti, kad sumažintų netyčines klaidas ir vagystės galimybę, kai prieigą turi keli vartotojai. Štai keletas puikių idėjų:

• Reguliariai palyginkite fizinių atsargų skaičių su atsargų apskaitos įrašais. Deja, atsargos mažėja. Žmonės – kartais darbuotojai, bet dažnai ir pseudoklientai, pavyzdžiui, parduotuvių vagys – vagia inventorių. Todėl vienas dalykas, kurį turite padaryti, kad sumažintumėte atsargų nuostolius ir tvarkytumėte tikslius apskaitos įrašus, yra reguliariai lyginti fizinį atsargų skaičių su tuo, ką rodo jūsų apskaitos įrašai. Pavyzdžiui, nedidelė parduotuvė gali norėti palyginti kasdienį tabako, alaus ir vyno atsargas kas savaitę ir visas kitas bakalėjos prekių atsargas kas mėnesį ar metus. Šiuo metodu dažnai skaičiuojant vertingiausius ir lengviausiai pavogtus daiktus pasiekiami du dalykai:
  • Greitai nustatomas atsargų susitraukimas.
  • Įmonės savininkas gali sumažinti atsargų susitraukimą, nustatydamas dažniausiai vagiamų atsargų tipą arba net kai dažniausiai vagiamos.
• Suderinti banko sąskaitas. Mano nuomone, vienas dalykas, kurį verslo savininkai turėtų padaryti, yra suderinti savo banko sąskaitas. Dažnai darbuotojų vagystės, kurias atlieka buhalteriai, įvyksta, kai darbuotojai sugalvoja, kaip į įmonės banko sąskaitą įrašyti čekius, kurių savininkas nemato. Vienas iš būdų rasti fiktyvų ir apgaulingą sandorį yra leisti savininkui suderinti banko ataskaitą. Jei savininkė suderins banko išrašą, ji gali palyginti banko sąskaitos apskaitą su įmonės „QuickBooks“ apskaitos įrašais. Bet kokie akivaizdūs neatitikimai gali būti ištaisyti, o tai reiškia, kad „QuickBooks“ apskaitos įrašai yra tikslesni. Be to, įmonės savininkui įdėmiai žiūrint į čekius, tampa akivaizdūs bet kokie nesąžiningi, įtartini sandoriai.
• Jei įmanoma, atskirkite apskaitą nuo fizinės globos.Mažame versle sunku visada atskirti tam tikros veiklos apskaitą nuo fizinės globos ar fizinės atsakomybės už tą veiklą. Sunku atskirti atsargų apskaitą nuo fizinės saugojimo ar prieigos prie šių atsargų. Pavyzdžiui, parduotuvės darbuotojas gali lengvai pavogti cigaretes ir koreguoti atsargų įrašus, parduodant cigaretes kasos aparatu. Nepaisant to, visur, kur galite atskirti fizinę globą nuo apskaitos, įvyksta integruotas klaidų tikrinimas. Apskaitą tvarkantis asmuo netiesiogiai tikrina, ar fizinis saugotojas prižiūri turtą. Pavyzdžiui, jei fizinis saugotojas vagia cigarečių dėžutes, tai paaiškėja, kai buhalteris palygina apskaitos įrašus su fizinėmis atsargų sąskaitomis. Panašiai, asmuo, kuris neturi prieigos prie grynųjų pinigų ir banko sąskaitos, negali lengvai pavogti grynųjų pinigų, net jei turi visišką prieigą prie grynųjų pinigų apskaitos įrašų. Galite paprašyti savo CPA pagalbos sugalvodami būdus, kaip atskirti fizinę turto saugojimą nuo apskaitos ir apskaitos pareigų. Ir jūs tikrai, tikrai turėtumėte tai padaryti. Deja, darbuotojų vagystės yra labai dažnos.
• Apmokykite darbuotojus naudotis „QuickBooks“. Turėtumėte išmokyti darbuotojus naudoti „QuickBooks“, jei turite bet kokio dydžio verslą dėl dviejų pagrindinių priežasčių:
  • Žmogus, žinantis, kaip naudotis „QuickBooks“, yra mažiau tikėtinas, kad padarys netyčias klaidas. „QuickBooks“ nėra sunku naudoti, tačiau tai taip pat nėra kažkas, ko galite išmokti nenoriai be jokios pagalbos. Kai kurios operacijos yra gana sudėtingos, ypač kai kurioms įmonėms. Taigi, jei galite, prasminga suteikti darbuotojui pagalbą ar mokymus, arba abu. Šie ištekliai leidžia žmonėms patogiau ir tiksliau naudotis „QuickBooks“ funkcijomis, kad sukurtų finansinę informaciją, leidžiančią geriau valdyti verslą.
  • Netvarkingi apskaitos įrašai maskuojančių darbuotojų vagystes. Dažnai vienas dalykas, kurį matote, kai įvyksta darbuotojo vagystė, yra tikrai supainioti apskaitos įrašai. Dėl šios priežasties galite atsidurti tokioje situacijoje, kai prastai apmokyti darbuotojai sukuria netvarkingą apskaitos sistemą, kuri įgalina darbuotojų vagystes. Taigi mokymas reiškia ne tik tikslesnę buhalterinę apskaitą, bet ir mažesnę tikimybę turėti vagystėms ar grobstymui palankią aplinką.
• Uždarykite „QuickBooks“ failą. Jei išklausysite Apskaitos principų kursą, pamatysite, kad uždarymas reiškia apskaitos procedūrų rinkinį, kurį kas nors atlieka siekdamas nulinės pajamų ir išlaidų sąskaitas, kad nuo naujų metų būtų galima lengvai apskaičiuoti pajamas ir išlaidas. „QuickBooks“ uždaromareiškia ką kita. Tačiau vis tiek norite uždaryti „QuickBooks“ failą, kad išlaikytumėte duomenų vientisumą. Štai kaip: Pasirinkite komandą Redaguoti –> Nuostatos, pasirinkite Apskaita, pasirinkite skirtuką Įmonės nuostatos, tada spustelėkite mygtuką Uždarymo data Nustatyti datą/slaptažodį. Kai „QuickBooks“ paragins jus, nurodykite uždarymo datą ir slaptažodį. Jums pateikus šią informaciją, „QuickBooks“ draudžia arba riboja naudotojams galimybę keisti arba įvesti operacijas, atliktas prieš terminą. (Tik žmonės, turintys slaptažodį, gali keisti arba įvesti operacijas, kurių datos yra ankstesnės nei uždarymo data.)
• Tvarkykite savo QuickBooks apskaitos sistemą. Apgailestauju, kad daugelis įmonių savininkų mano, kad apskaitos sistema yra ne kas kita, o tik sąskaitų faktūrų, darbo užmokesčio čekių ir informacijos, reikalingos metinei mokesčių deklaracijai, rengimo priemonė. Deja, toks tolimas ryšys su apskaitos sistema reiškia, kad verslo savininkai dažnai nejaučia didelio poreikio aktyviai valdyti tai, kas vyksta su apskaitos sistema.

Daugiau nei 30 metų CPA darbo patirtimi pagrįsta nuomonė, kad toks požiūris yra klaidingas. Apskaitos sistema turėtų būti priemonė, kurią naudojate geriau valdyti savo verslą. Ir taip gali būti. Tačiau jei tai bus geresnio verslo valdymo įrankis, turite valdyti sistemą. Kitaip tariant, pagarbiai siūlau jums prisiimti atsakomybę už tai, kad darbuotojai būtų apmokyti atlikti veiksmus, kurie apsaugo jūsų apskaitos sistemą (pvz., atsarginės duomenų failo kopijos kūrimas), ir užtikrinti, kad jie kas mėnesį ir kasmet atliktų atitinkamas apskaitos procedūras. pagrindu (pvz., visų sąskaitų faktūrų išsiuntimas, banko sąskaitų suderinimas, netvarkingų operacijų išvalymas ir pan.).

Ši valdymo atsakomybė nebūtinai turi būti sunki. Galite gana lengvai įsitikinti, kad žmonės daro tai, ką turėtų daryti, sukūrę kelis paprastus kontrolinius sąrašus. Šioje lentelėje parodytas mėnesio apskaitos darbų sąrašo pavyzdys.

Mėnesio apskaitos darbų sąrašo pavyzdys

Šioje lentelėje pateikiamas pavyzdinis metinių apskaitos darbų sąrašas. Šias lenteles galite naudoti kaip atskaitos tašką sudarydami savo sąrašą dalykų, kuriuos buhalteris ar biuro vadovas turi atlikti kiekvieną mėnesį arba kiekvienų metų pabaigoje.

Pavyzdinis metinis apskaitos darbų sąrašas