Kredito kortelių operacijos „QuickBooks 2021“.

Galite naudoti „ QuickBooks“, kad stebėtumėte savo verslo kredito korteles, panašiai kaip ir tvarkydami čekių knygelę. Procesas beveik toks pat, su keliomis raukšlelėmis.

Beje, nors šis straipsnis iš tikrųjų yra apie tai, kaip apmokestinate pinigus iš savo kredito kortelių, mes taip pat kalbame apie tai, kaip išspręsti sudėtingą klientų, atsiskaitančių kredito kortelėmis, problemą.

Kaip sekti verslo kredito korteles „QuickBooks 2021“.

Jei norite stebėti kredito kortelių išlaidas ir likučius naudodami „QuickBooks“, turite sukurti kredito kortelės paskyrą – jei to dar nepadarėte „QuickBooks“ sąrankoje. (Palyginimui, jūs naudojate banko sąskaitas, kad galėtumėte stebėti tokius dalykus kaip pinigai, įplaukiantys į čekį, taupomąją ar smulkių pinigų sąskaitą.)

Kredito kortelės sąskaitos nustatymas

Norėdami nustatyti kredito kortelės sąskaitą, atlikite maždaug tuos pačius veiksmus, kuriuos naudojate nustatydami banko sąskaitą:

1. Pasirinkite Sąrašai→ Sąskaitų planas.

Arba pagrindiniame ekrane spustelėkite piktogramą Sąskaitų planas. „QuickBooks“ rodo sąskaitų plano langą, kaip parodyta.

Sąskaitų plano langas

2. Sąskaitų plano lango apatiniame kairiajame kampe spustelėkite mygtuką Paskyra, tada išskleidžiamajame meniu pasirinkite Naujas.

„QuickBooks“ rodo pirmąjį langą „Pridėti naują paskyrą“, kuriame tiesiog rodomas parinkčių mygtukų sąrašas, atitinkantis skirtingus „QuickBooks“ leidžiamų paskyrų tipus.

3. Pasirinkite parinktį Kreditinė kortelė.

Pasirinkus kreditinę kortelę, „QuickBooks“ pranešama, kad norite nustatyti kredito kortelės paskyrą. Esu tikras, kad nustebote. Spustelėkite Tęsti. „QuickBooks“ rodo antrąjį langą „Pridėti naują paskyrą“, kaip parodyta.

Antrasis langas Pridėti naują paskyrą

4. Teksto laukelyje Paskyros pavadinimas įveskite paskyros pavadinimą.

Kodėl to nepadarius teisingai? Perkelkite žymeklį į teksto laukelį Paskyros pavadinimas ir įveskite savo kredito kortelės pavadinimą.

5. Kredito kortelės sąskaitoje įveskite kortelės numerį. Nr. teksto laukelis.

Jei kuriate bendrą kredito kortelės paskyrą daugiau nei vienai kortelei, palikite kredito kortelės sąskaitą. Nr. teksto laukelis tuščias. Be to, galite aprašyti kortelę. Galbūt norėsite įvesti Usury! teksto laukelyje Aprašymas, atsižvelgiant į jūsų kortelės palūkanų normą.

6. Spustelėkite mygtuką Įrašyti ir uždaryti.

„QuickBooks“ iš naujo rodo sąskaitų plano langą. Dabar lange pateikiamas papildomos paskyros sąrašas: ką tik sukurta kredito kortelės paskyra.

Kredito kortelės sąskaitos pasirinkimas, kad galėtumėte ja naudotis

Norėdami pasakyti QuickBooks, kad norite dirbti su kredito kortelės sąskaita, naudokite sąskaitų plano langą. Pasirinkite Sąrašai → Sąskaitų planas. Kai pasirodys langas, dukart spustelėkite norimą naudoti kredito kortelės paskyrą. „QuickBooks“ rodo kredito kortelių registrą, kad galėtumėte pradėti įrašyti operacijas.

Kaip alternatyvą Sąskaitų plano langui galite spustelėti piktogramą Įvesti kredito kortelės mokesčius pagrindinio ekrano srityje Bankininkystė. Arba galite pasirinkti Bankininkystė → Įvesti kredito kortelės mokesčius.

Kredito kortelių operacijų įvedimas

Jei pasirinksite komandą Bankininkystė→Naudoti registrą ir pasirinksite kredito kortelės sąskaitą, „QuickBooks“ parodys kredito kortelių registrą. Šiame paveikslėlyje parodytas kredito kortelės sąskaitos, pavadintos „Frequent Flyer Card“, registras. Tai labai panašu į tikrinimo registrą, ar ne?

Kredito kortelių registras

Kredito kortelių registras veikia kaip įprastas registro langas, kurį naudojate einamajai sąskaitai. Operacijas įvedate į registro eilutes. Kai įrašote mokestį, „QuickBooks“ atnaujina kredito kortelės likutį ir likusį kredito limitą.

Kredito kortelės apmokestinimo įrašymas

Kredito kortelės apmokestinimo įrašymas panašus į čekio ar banko sąskaitos išėmimo įrašymą. Iliustracijos sumetimais tarkime, kad už 75 USD vertės buritų ir margaritų apmokestinote savo mėgstamą meksikiečių restoraną „La Cantina“. Štai kaip įrašote šį mokestį:

1. Pasirinkite Bankininkystė → Įveskite kredito kortelės mokesčius.

Atsiras langas Įveskite kredito kortelės mokesčius, kaip parodyta.

Langas Įveskite kredito kortelės mokesčius

2. Kredito kortelės išskleidžiamajame meniu pasirinkite kredito kortelę, iš kurios apmokestinote išlaidas.

Spustelėkite rodyklę žemyn, esančią šalia lauko Kredito kortelė, tada išskleidžiamajame meniu pasirinkite kortelę.

3. Laukelyje Pirktas iš įrašykite įmonės, už kurią mokėjote kredito kortele, pavadinimą.

Perkelkite žymeklį į eilutę Pirktas iš ir spustelėkite rodyklę žemyn. Pamatysite vardų meniu. Pasirinkite vieną iš meniu.

Jei niekada anksčiau nevalgėte šioje puikioje įstaigoje, pasirinkite Pridėti naują; tada pridėkite įmonės pavadinimą.

4. Pasirinkite atitinkamą parinkčių mygtuką, kad nurodytumėte, ar operacija yra pirkimas ar kreditas.

Pasirinkite Pirkimo/apmokestinimo parinkties mygtuką, jei norite įrašyti pirkinį (ką dažniausiai darote ir ką rodo šis pavyzdys). Pasirinkite parinktį Grąžinti/kredituoti, jei norite įrašyti kreditą savo paskyroje (pavyzdžiui, jei ką nors grąžinote).

5. Lauke Data įveskite apmokestinimo datą.

Perkelkite žymeklį į eilutę Data (jei žymeklio ten dar nėra) ir įveskite datą naudodami formatą MM/DD/YYYY. Pavyzdžiui, 2021 m. liepos 1 d. įveskite 07012021 arba 7/1/21 . Jei įvesite šį mokestį praėjus dviem ar trims dienoms po to, neįveskite šios dienos datos; įveskite apmokestinimo datą. Naudodami šią datą, kai gausite mėnesio ataskaitą, lengviau suderinsite savo įrašus su kredito kortelės įmonės įrašais.

6. Lauke Suma įveskite mokesčio sumą.

Perkelkite žymeklį į eilutę Suma ir įveskite bendrą mokesčio sumą. Pastaba: neįveskite dolerio ženklo, bet įveskite tašką, kad nurodytumėte dešimtainį skaičių.

7. (Pasirenkama) Teksto laukelyje Atmintinė įveskite atmintinės aprašymą.

Perkelkite žymeklį į teksto laukelį Atmintinė ir įveskite konkrečią priežastį, kodėl apmokestinate prekę. Tokiu atveju galite įvesti „Advokatas / CPA pietūs“ ar kažkas panašaus.

Laukti. Zinai ka? Leisk man būti rimčiau. Nejuokauju nė minutės, gerai? Šis atmintinės langelis yra gera vieta dokumentuoti verslo tikslą už mokestį, kuris yra mokesčių teisės reikalavimas, jei įrašote kelionės, maitinimo ar pramogų verslo kredito kortelės mokestį.

8. Užpildykite skirtuką Išlaidos.

Skirtuką Išlaidos naudojate verslo išlaidoms įrašyti.

Eikite į skirtuko Išlaidos stulpelį Sąskaita, spustelėkite rodyklę žemyn ir meniu pasirinkite išlaidų sąskaitą (greičiausiai Travel & Ent:Maitinimas verslo pietums). Jei čia įvesite pavadinimą, kurio „QuickBooks“ dar nežino, jis paprašys jūsų sukurti išlaidų sąskaitą.

QuickBooks automatiškai užpildo stulpelį Suma, kai įvesite sumą lauke Suma. Įveskite ką nors stulpelyje Atmintinė ir, jei norite, priskirkite šias išlaidas Klientui: Darbas ir klasė. Jei norite priskirti išlaidas klasei, turite įjungti klasės stebėjimą.

9. Užpildykite skirtuką Prekės.

Kadangi šis mokestis yra už valgį restorane, mokesčio nenurodysite. Tačiau jei apmokestintumėte atsargas, pvz., medieną, popieriaus atsargas ir pan., turėtumėte užpildyti skirtuką Prekės.

Jei pardavėjui turite pirkimo užsakymą (PO), kurį įvedėte į eilutę „Pirkta iš“, „QuickBooks“ jums tai praneš. Spustelėkite mygtuką Pasirinkti PU, kad pamatytumėte neįvykdytų PU su pardavėju sąrašą.

10. Įrašykite mokestį spustelėdami mygtuką Išsaugoti ir naujas arba Išsaugoti ir uždaryti.

Mokestis įrašomas į kredito kortelių registrą. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip atrodo kredito kortelių registras, kai įvesite keletą mokesčių.

Kredito kortelė registruoja kai kurias operacijas

Jau įvestų mokesčių keitimas

Galbūt įrašote kredito kortelės apmokestinimą ir tada suprantate, kad jį įrašėte neteisingai. O gal visai nereikėjo to įrašyti, nes nemokėjote už verslo pietus. (Kažkas kitas sumokėjo už tai po vieno iš tų draugiškų ginčų, kas turėtų apmokėti sąskaitą. Jūs žinote, kokį ginčą turiu omenyje: „Ne, aš reikalauju“. „Priešingai, reikalauju.“ Jūs gaunate vaizdą.)

Turite eiti į kredito kortelių registrą ir redaguoti arba ištrinti mokestį atlikdami šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Sąrašai→ Sąskaitų planas.

Pamatysite langą Sąskaitų planas.

2. Dukart spustelėkite kredito kortelės sąskaitą, kurioje yra klaidingas apmokestinimas.

Kaip magija, ekrane pasirodo kredito kortelių registras.

3. Pasirinkite kredito kortelės operaciją, kurią norite ištrinti arba pakeisti.

Tai lengva. Tiesiog perkelkite žymeklį ant operacijos.

4. Anuliuokite, ištrinkite arba redaguokite operaciją, kaip nurodyta toliau:

• • Norėdami anuliuoti kredito kortelės operaciją, pasirinkite Redaguoti → Anuliuoti kredito kortelės mokestį ir spustelėkite Gerai.
  • Norėdami ištrinti operaciją, pasirinkite Redaguoti → Ištrinti kredito kortelės mokestį. „QuickBooks“ rodo pranešimų laukelį, kuriame klausiama, ar tikrai norite ištrinti operaciją. Spustelėkite Gerai.
  • Norėdami redaguoti operaciją, spustelėkite mygtuką Redaguoti operaciją lango viršuje esančioje juostelėje. Grįšite į langą Įveskite kredito kortelės mokesčius. Ten atlikite pakeitimus ir spustelėkite Įrašyti ir naujas arba Išsaugoti ir uždaryti. Taip pat galite atlikti pakeitimus kredito kortelių registre ir, kai baigsite, spustelėkite Įrašyti.

Kaip suderinti kredito kortelės ataskaitą ir apmokėti sąskaitą

Jūs suderinti, arba balansas, kredito kortelės sąskaitos taip pat, kaip subalansuoti banko sąskaitą. Kai subalansuosite sąskaitą ir spustelėsite Suderinti dabar, „QuickBooks“ parodo dialogo langą „Atlikti mokėjimą“ ir klausia, kaip norite apmokėti sąskaitą. Galite sumokėti čekiu arba įvesti sąskaitą, kurią turėsite sumokėti vėliau. (Antra galimybė yra mokėtinų sumų metodas.)

Jei pasirenkate apmokėti sąskaitą išrašydami čekį, pateksite tiesiai į langą Išrašyti čekius, o skirtukas Išlaidos bus užpildytas už jus. Įveskite kortelės išdavėjo pavadinimą, datą ir pan. Baigę spustelėkite Išsaugoti ir naujas arba Išsaugoti ir uždaryti. Mokėjimas įrašomas ir į čekių registrą, ir į kreditinių kortelių registrą, nes iš kredito kortelės įsipareigojimų sąskaitos apmokestinate visa čekio suma.

Jei pasirinksite mokėjimą įvesti kaip sąskaitą, kurią reikės sumokėti vėliau, eikite į langą Įvesti sąskaitas. Užpildykite viską taip pat, kaip būtumėte lange Rašyti patikrinimus. Spustelėjus Išsaugoti ir Nauja, operacija įrašoma į Mokėtinų sumų registrą ir Kredito kortelių registrą.

Taigi, kaip su debeto ir bankomato kortelėmis?

Debeto ir bankomatų kortelės iš karto nėra kredito kortelės. Debeto ar bankomato kortelės naudojimas labiau panašus į čekio rašymą nei bet kas kitas. Užuot išėmę pinigus išrašydami čekį, pinigus išimate naudodami debeto kortelę (tai nuo šiol vadinu tokio tipo kortele).

Nors debeto kortelės operacija kartais atrodo (bent jau jūsų draugams ir prekybininkams, iš kurių perkate) kaip kredito kortelės operacija, su debeto kortele turėtumėte elgtis taip pat, kaip su čekiu. Trumpai tariant, štai ką jums reikia padaryti:

• Kai ką nors apmokestinate iš debeto kortelės, užregistruokite operaciją taip pat, kaip įrašydami įprastą čekį. Galbūt norėsite įvesti operacijos numerį kaip čekio numerį arba į Atmintinės eilutę, kad galėtumėte sekti operaciją.
• Kai išgryninate grynuosius naudodamiesi debeto kortele, operaciją įrašykite kaip įprastą pinigų išėmimą (arba perveskite į smulkių pinigų sąskaitą), tarsi būtumėte nuėję į banką su pinigų išėmimo kvite.
• Kai atliekate indėlį per bankomatą naudodami debeto kortelę, operaciją įrašykite taip pat, kaip įrašydami įprastą indėlį.

Taigi, kaip su klientų kredito kortelėmis?

Prieš jus noriu pakalbėti nepatogia tema ir baigiu mūsų diskusiją apie tai, kaip dirbti su kredito kortelėmis. Čia aš kalbu apie tai, kaip tvarkyti klientų mokėjimus kredito kortelėmis.

Gerai, jei dar to nežinote, nors jūsų klientai tikriausiai mėgsta jums mokėti kredito kortelėmis, klientų kredito kortelės jums sukelia galvos skausmą. Priežastis ta, kad jūsų prekybinis bankas arba kredito kortelių tvarkytojas sumuoja klientų kredito kortelių mokesčius ir tada – galbūt kasdien, o gal kas kelias dienas – į jūsų banko sąskaitą įneša daug grynųjų pinigų. Grynieji pinigai yra pastarųjų kredito kortelės mokesčių suma, atėmus mokestį (kuris, tikiuosi, yra nedidelis).

Visa tai skamba pakankamai nekenksmingai, bet čia yra pavyzdys, kaip tai veikia. Klientai A, B ir C ateina pirmadienį ir išleidžia atitinkamai 5, 10 ir 15 USD. Tada antradienį klientai D, E ir F ateina ir išleidžia atitinkamai 10, 50 ir 30 USD. Trečiadienį nieko neparduodate asmeniui, kuris naudojasi kreditine kortele, tačiau kredito kortelę išdavusi įmonė savo banko sąskaitoje mato 105 USD indėlį.

Problema ta, kad žiūrite į pastarųjų dviejų dienų kredito kortelių operacijas ir žinote, kad jų bendra suma yra 120 USD, nes tai yra bendra suma, kurią pardavėte klientams A, B, C, D, E ir F. Taigi, kas yra su 105 USD? Ar trūkstami 15 USD yra paslaugos mokestis? O ne, palauk. Galbūt klientas A paskambino savo kredito kortelės bendrovei ir užblokavo pirmąjį 5 USD mokestį. O gal tai buvo klientas B?

Jei priimate kredito kortelę, žinote, kaip tai veikia, tiesa? Tai karališkas galvos skausmas.

Manau, jūs tikriausiai turite du pagrįstus būdus, kaip susidoroti su šia beprotybe:

• Gero buhalterio būdas: galite įrašyti klientų mokėjimus kredito kortelėmis įprastu būdu – taip, kaip tikisi „QuickBooks“. „Geras buhalteris“ sukuria gražius, tikslius įrašus, tačiau tai kainuoja didžiulius buhalterinius rūpesčius. Domina daugiau informacijos? Puiku! Naudokite „QuickBooks“ žinyno komandą, norėdami ieškoti „QuickBooks“ internetinėje žinyno temos, kurioje įrašomas mokėjimas kredito kortele.
• Blogo buhalterio būdas: galite tiesiog įrašyti pardavimo kvitų operacijas, kai kredito kortelės įmonė įneša grynųjų mokesčių sumas į jūsų banko sąskaitą. Kitaip tariant, naudodamiesi pavyzdiniais numeriais, pateiktais ankstesnėje pastraipoje, o ne registruodami atskiras klientų A, B, C, D, E ir F operacijas, kai įvyksta pardavimas, galite įrašyti 105 USD operaciją, kai kredito kortelės įmonė įneša indėlį. 105 USD į jūsų banko sąskaitą. Jei žinote kredito kortelės įmonės aptarnavimo mokestį, galite tai įrašyti ir naudodami žurnalo įrašą. (Tikriausiai norėsite paprašyti savo buhalterio pagalbos šiuo klausimu.)

Turėčiau tau pasakyti dar kai ką. Blogo buhalterio būdas tikriausiai nėra pateisinamas, nebent esate didelės apimties situacijoje, pavyzdžiui, mažmeninės prekybos parduotuvėje, ir kai naudojate periodinę inventorizavimo sistemą arba kai neparduodate atsargų. Jei atliekate tik keletą kredito kortelių operacijų – tarkime, vieną kas kelias dienas – arba jei bandote naudoti nuolatinę inventorizavimo sistemą, turėtumėte naudoti gero buhalterio būdą.