Kas atsitinka, kai sutrumpinate „QuickBooks“ įmonės failą

„QuickBooks“ failo kondensavimo procesas atlieka du dalykus: „QuickBooks Condense“ komanda sukuria nuolatinę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją (vadinamą archyvine failo kopija); Failų sutankinimo procesas sumažina duomenų failą, apibendrindamas daugybę senų uždarų, išsamių operacijų, kuriose naudojami dideli monstrų žurnalo įrašai.

Kadangi šis sutrumpinimas ir archyvavimas gali būti šiek tiek painus, čia pateikiama trumpa santrauka, kas tiksliai nutinka, kai sutrumpinate „QuickBooks“ įmonės failą. Štai ką „QuickBooks“ paprastai daro proceso metu:

• Išsaugo jūsų įmonės failų archyvinę kopiją: kai sutrumpinate „QuickBooks“ įmonės failą, „QuickBooks“ išsaugo archyvinę to failo kopiją.

• Pašalina senas uždarytas operacijas: kaip kondensavimo proceso dalis, „QuickBooks“ suteikia galimybę pašalinti senas, uždarytas operacijas iš dabartinės, veikiančios „QuickBooks“ įmonės failo versijos. Atminkite, kad archyvuojant sukuriama archyvinė QuickBooks įmonės failo kopija.

  Vis dėlto jūs vis dar turite darbinę „QuickBooks“ įmonės failo versiją, o būtent ši dabartinė, veikianti „QuickBooks“ įmonės failo versija išvaloma arba sutrumpinama pašalinus senas, uždarytas operacijas.

  Uždarytos operacijos yra operacijos, kurių „QuickBooks“ nebereikia išsamiai stebėti. Pavyzdžiui, sena kliento sąskaita faktūra – po to, kai ji buvo apmokėta – yra uždaryta operacija. Senas čekis, išrašytas tam tikram pardavėjui, po to, kai jis patvirtinamas banke, yra uždaryta operacija.

• Apibendrina senas, uždarytas operacijas: kadangi senos, uždarytos operacijos pašalinamos iš „QuickBooks“ duomenų failo, sutrumpinant paprastai sukuriami senų, uždarytų operacijų mėnesio žurnalo įrašų suvestinės ir šios suvestinės operacijos įkeliamos į dabartinę, veikiančią „QuickBooks“ duomenų failo versiją.

  Šie suvestinės mėnesio žurnalo įrašai leidžia toliau rengti mėnesines finansines ataskaitas. Pavyzdžiui, net jei archyvuojant pašalinamos visos senos, uždarytos operacijos, pvz., 2011 m. sausio mėn., 2011 m. sausio mėn. finansines ataskaitas vis tiek galite sudaryti 2014 m. 2011 m. sausio mėn. mėnesinėms finansinėms ataskaitoms parengti „QuickBooks“ naudoja mėnesio žurnalo įrašų suvestinę.

• Išvalo audito seką: „QuickBooks“ palaiko audito seką, rodančią, kas įvedė kokias operacijas. Vienas beveik paslėptas „QuickBooks“ duomenų failų valymo efektas yra susijęs su audito seka. Jei išvalysite įmonės failą ir nurodysite, kad įmonės byla turėtų būti sutrumpinta, „QuickBooks“ išvalo audito seką prieš „pašalintų uždarytų operacijų datą arba anksčiau“.

  Kitaip tariant, per laikotarpį, per kurį „QuickBooks“ pašalina senas, uždarytas operacijas, ji taip pat pašalina tų operacijų audito seką.

Failo sutankinimo procesas paprastai reiškia „QuickBooks“ duomenų failo kopijos, kurią išsaugosite ir padėkite kur nors, sukūrimą, o tada sukurkite sumažintą veikiančio įmonės failo versiją. Tačiau komanda, kurią naudojate sutrumpinti „QuickBooks“ įmonės failą, taip pat leidžia sukurti beveik tuščius įmonės failus.

Daugumai žmonių niekada nereikia naudoti šios parinkties. Tik viena „QuickBooks“ vartotojų kategorija, kuri gali norėti sukurti beveik tuščius įmonės failus: CPA ir konsultantai (kurie nori pakartotinai naudoti įmonės failą kitam verslo padaliniui ar klientui) gali norėti naudoti šią komandą įmonės duomenų failams, kuriuose yra daug jau sudaryti sąrašai.