Kaip tvarkyti savo praktiką naudojant „QuickBooks“ internetinį buhalterį

Prieš pradėdami naudotis „QuickBooks Online Accountant“ (QBOA) įrankiais, kurie yra prieinami, kai dirbate kliento QBO įmonėje, naršymo srityje pažiūrėkite į puslapį Darbas, kuris veikia kaip praktikos valdymo įrankis. Turėdami tokį QBOA įrankį, galite centralizuoti praktikos valdymą, nes visi jūsų įmonės komandos nariai turi prieigą prie darbo puslapio QBOA.

Svarbu suprasti, kad jūsų klientai nemato darbo puslapio – jis pasiekiamas tik QBOA, todėl tik jūs ir jūsų komandos nariai matote puslapį „Darbas“. Be to, informacija, kurią kiekvienas komandos narys mato puslapyje „Darbas“, yra būdinga tik jo klientams – tiems, prie kurių turi prieigą jūsų komandos narys.

Puslapis „Darbas“ leidžia stebėti, kas turi nutikti jūsų klientams ir jūsų įmonei. Ir nors darbo puslapyje vartojama terminija nurodo projektus, atminkite, kad šie projektai visiškai skiriasi nuo projektų, kuriuos jūsų klientai gali sukurti naudodami QBO.

Tinklelio vaizdas QBOA

Naršymo juostoje spustelėjus Darbas, QBOA rodomas numatytasis puslapio tinklelio rodinys. Tinklelio rodinyje rodomos užduočių kortelės, suskirstytos į datų intervalus (terminas šiandien, šią savaitę, kitą savaitę ir kitas 30 dienų).

QBOA darbo puslapio tinklelis.

Kiekvienoje konkretaus projekto užduoties kortelėje nurodomas klientas, kuriam reikia atlikti darbą (arba jūsų įmonė, jei projektas nėra skirtas klientui), taip pat projekto pavadinimas. Kiekvienoje užduoties kortelėje unikaliai rasite užduoties pavadinimą.

Galite valdyti kai kuriuos dalykus, kuriuos matote puslapio Darbas tinklelio rodinyje. Pavyzdžiui, galite filtruoti puslapį, kad būtų rodoma informacija apie visus klientus, savo įmonę, konkrečius klientus ar konkrečius komandos narius. Darbo funkcija taip pat naudoja klientų QBO įmonių duomenis, kad automatiškai parodytų terminus, kurių turite laikytis, ir dalykus, kuriuos turite atlikti, pvz., atlyginimų mokėjimo terminus ir susijusių bankinių operacijų suderinimą. Jei nenorite matyti šios automatiškai sukurtos informacijos, galite spustelėti slankiklį Iš QuickBooks.

Šiuo metu darbo funkcija automatiškai siūlo atlikti veiksmus, susijusius tik su QBO; darbo funkcija neprisijungia prie kitų produktų, pvz., „ProConnect Tax Online“.

Kadangi tinklelio rodinyje užduotys tvarkomos pagal terminą, nematysite jokio vizualinio ryšio tarp užduočių; tai yra, nerodomos linijos, jungiančios užduotis viena su kita, nes tinklelio rodinys nėra srautinė diagrama.

Tinklelio rodinys nėra vienintelis darbo puslapyje pasiekiamas rodinys; Apie Sąrašo rodinį ir Kalendoriaus rodinį galite perskaityti vėliau šiame skyriuje, kai aptarsiu projektų ir užduočių kūrimą.

Kaip kurti projektus ir užduotis

Galite naudoti puslapį Darbas kurdami klientų užklausas. Kalbant apie praktikos valdymą, puslapį Darbas naudojate projektams kurti , kuriuose nurodomi dalykai, kuriuos reikia atlikti. Kiekvieną projektą suskirstote į užduotis, kurios yra projekto pogrupiai, kuriuose pateikiama daugiau informacijos apie tai, ką reikia padaryti norint užbaigti projektą. Užduotis kuriate kaip projekto dalį, tačiau galite priskirti skirtingus komandos narius skirtingoms to paties projekto užduotims. Projektai paprastai yra bendri dalykai, kuriuos turite atlikti iki nurodyto termino, o užduotys apibūdina konkrečius dalykus, kuriuos turite padaryti, kad užbaigtumėte projektą.

Kurdami projektą, projektui priskiriate termino datą ir kiekvienai projekto užduočiai priskiriate terminą. Jūs nustatote klientą, su kuriuo susijęs projektas, ir komandos narį, kuris yra atsakingas už projektą. Arba galite nurodyti, kad projektas yra vidinis, turintis įtakos jūsų įmonei, bet ne jokiam klientui.

QBOA yra projektų šablonų, kurie padeda greitai sukurti dažniausiai reikalingus projektus, pvz., Mėnesinę buhalteriją arba Kliento įtraukimą. Kai naudojate vieną iš šių šablonų, QBOA sukuria ne tik projektą, bet ir visas su projektu susijusias užduotis. Tada galite redaguoti projektą pagal poreikį.

Projekto kūrimas

Siekdami, kad šią informaciją būtų kuo lengviau sekti, projektus kursime atskirai nuo užduočių kūrimo, net jei kurdami projektus galite ir tikriausiai kursite užduotis. Norėdami sukurti projektą, atlikite šiuos veiksmus:

1 . Naršymo srityje spustelėkite Darbas.

QBOA rodo jūsų įmonės darbo puslapį.

2 . Viršutiniame dešiniajame puslapio kampe spustelėkite Kurti projektą.

QBOA atidaro skydelį dešinėje puslapio pusėje, kurią naudojate kurdami projektą.

Projekto kūrimas naudojant šabloną.

3 . Jei jūsų projektas patenka į vieną iš iš anksto nustatytų šablonų kategorijų: Dvisavaitinis darbo užmokestis, Klientas, Mėnesinė buhalterija arba Metiniai mokesčiai, pasirinkite šabloną sąrašo laukelyje Projekto šablonas.

QBOA prie projekto prideda užduotis, susijusias su projekto šablonu, kiekvienai užduočiai priskirdama terminą „rytoj“.

4 . Įveskite projekto pavadinimą.

Jei pasirinkote projekto šabloną, QBOA užpildo projekto pavadinimą naudodama projekto šablono pavadinimą.

5 . Sąrašo laukelyje Įmonė arba klientas pasirinkite QBO klientą, su kuriuo susietas projektas.

Jei projektas taikomas tik jūsų įmonei, o ne klientui, pasirinkite Mano įmonė.

6 . Nustatykite projekto terminą.

Jūsų nustatytas projekto terminas yra apribojimas; jei prie projekto pridėsite užduočių, negalėsite nustatyti užduočių, kurios atsiranda pasibaigus projektui, terminų.

7 . Naudodami sąrašo laukelį Priskirta, priskirkite projektą vienam iš savo komandos narių.

Jei norite, galite pridėti išsamios informacijos apie projektą.

Kai kurie projektai, pvz., banko ataskaitos suderinimas, turi būti kartojami reguliariai; tiems projektams spustelėkite slankiklį Kartoti, kad nustatytumėte laikotarpį, kurį QBOA turėtų naudoti projektui kartoti.

Darbas su užduotimis

Dabar, kai sukūrėte projektą, galite dirbti su projekto užduotimis. Tu gali

• Pridėti ir ištrinti užduotis,
• Pakeiskite terminus, kuriuos QBOA priskiria užduotims, ir
• Pertvarkykite užduočių tvarką projekte.

1 . Pridėkite užduotį prie projekto spustelėdami mygtuką Pridėti užduotį užduočių sąrašo apačioje.

QBOA rodo užduoties informacijos formą (žr. tolesnį paveikslą).

Pateikite užduoties pavadinimą ir terminą bei priskirkite jį įmonės komandos nariui.

2 . Pateikite užduoties pavadinimą, terminą, komandos narį, kuriam norite priskirti užduotį, ir bet kokią svarbią informaciją apie užduotį, pvz., QBO komandas, naudojamas užduočiai atlikti.

Užduočių, kurias galite sukurti, skaičius neribojamas.

3 . Norėdami dirbti su kita užduotimi, sutraukite tą, kurią šiuo metu dirbate, spustelėdami Sutraukti apatiniame dešiniajame užduoties kortelės kampe.

Neišsaugosite atskirų užduočių; vietoj to išsaugote projektą, kuriame išsaugoma užduoties informacija.

4 . Norėdami ištrinti užduotį arba pakeisti jos informaciją, spustelėkite užduotį.

QBOA rodo išsamią užduoties informaciją.

Spustelėkite užduotį, kad ją redaguotumėte arba ištrintumėte, arba vilkite, kad pakeistumėte jos tvarką.

• Norėdami pakeisti užduotį, tiesiog pateikite naują informaciją.
• Norėdami ištrinti užduotį, spustelėkite nuorodą Pašalinti.

5 . Norėdami pakeisti užduoties vietą projekte, sutraukite ją ir vilkite kvadrato simbolį dešiniajame užduoties krašte aukštyn arba žemyn.

Galite pamatyti simbolį, kurį vilkite norėdami pertvarkyti užduotį.

6 . Spustelėkite Išsaugoti, kad išsaugotumėte projektą ir jo užduotis.

QBOA iš naujo rodo darbo puslapį, o nauji projektai ir užduotys rodomi jame.

Kaip atnaujinti užduoties būseną QBOA

Vykdydami užduotį galite atnaujinti jos būseną tiesiai iš puslapio Darbas tinklelio rodinio. Spustelėkite rodyklę žemyn užduoties kortelėje, kad pakeistumėte jos būseną.

Norėdami pamatyti galimų būsenų sąrašą, naudokite užduoties arba projekto kortelės rodyklę žemyn.

Užduočių būsena gali būti To Do, Vykdoma, Užblokuota arba Atlikta. Būseną Užblokuota naudojate, kai kažkas trukdo atlikti užduotį.

Kaip redaguoti ir ištrinti projekto informaciją

Galite redaguoti bet kurį projektą ar užduotį, išskyrus tuos, kurie buvo sukurti automatiškai iš QBO įmonės – tas automatiškai sukurtas užduotis galite paslėpti arba rodyti tik naudodami slankiklį From QuickBooks.

Neatsižvelgiant į tai, kokį rodinį rodote puslapyje Darbas, norėdami redaguoti bet kurį sukurtą projektą ar užduotį, spustelėkite bet kurią projekto užduotį. Tada QBOA atidaro skydelį Redaguoti projektą dešinėje ekrano pusėje ir parodo spustelėjos užduoties informaciją.

Galite pakeisti projekto informaciją redaguodami viršutinę projekto redagavimo skydelio dalį. Galite ištrinti bet kurį projektą iš skydelio Redaguoti projektą spustelėdami šiukšliadėžės piktogramą apatiniame kairiajame skydelio kampe (žr. tolesnį paveikslą).

Ištrinkite arba kopijuokite projektą arba sukurkite iš jo šabloną.

Daugelis jūsų sukurtų projektų yra panašūs vienas į kitą, todėl sutaupykite šiek tiek darbo ir pakartokite esamą projektą, kad sukurtumėte naują. Taip pat galite naudoti esamą projektą, kad sukurtumėte šabloną tolesniems panašiems projektams. Skydelyje Redaguoti projektą nukopijuokite projektą spustelėdami mygtuką Kopijuoti. Norėdami sukurti šabloną iš projekto, spustelėkite Sukurti šabloną.

Nors galite redaguoti projekto ir užduoties informaciją, negalite projekto pakeisti užduotimi arba užduoties projektu.

Norėdami uždaryti skydelį Redaguoti projektą, spustelėkite X viršutiniame dešiniajame skydelio kampe.

Kaip dirbti sąrašo rodinyje

Darbo puslapio tinklelio rodinys yra ribotas, nes kortelės užima gana didelę ekrano dalį. Savo projektus ir užduotis galite peržiūrėti sąrašo rodinyje, kaip parodyta čia, spustelėję mygtuką Sąrašo rodinys viršutiniame dešiniajame darbo puslapio kampe (po mygtuku Sukurti projektą).

Puslapis Darbas sąrašo rodinyje.

Šiame rodinyje turite papildomų filtrų. Be kliento, komandos nario ir darbo tipo (projekto, užduoties ar kliento užklausos) filtravimo, taip pat galite filtruoti pagal būseną ir nustatyti jus dominančią dienų seką. Ir vis tiek galite redaguoti bet kurį projektą ar užduotį; tiesiog spustelėkite bet kurią projekto ar užduoties eilutės vietą, kad būtų rodomas anksčiau parodytas skydelis Redaguoti projektą.

Kaip dirbti kalendoriaus rodinyje

Kalendoriaus rodinyje rodomos bet kurios pasirinktos datos užduotys. Kalendoriuje matysite užduočių, kurias reikia atlikti kiekvieną dieną, skaičių. Kai spustelėsite datą, QBOA naudoja dešiniąją kalendoriaus rodinio pusę, kad parodytų tą dieną atliktinas užduotis.

Kalendoriaus rodinyje pateikiamos projekto užduotys pagal terminą.

Bendraukite su komandos nariais darbo klausimais

Rizikuojant pasakyti tai, kas akivaizdu, bendravimas yra svarbiausias dirbant komandinėje aplinkoje. QBOA suteikia galimybę el. paštu teikti pranešimus apie įvairius veiksmus, susijusius su projektais ir užduotimis, rodomais puslapyje Darbas. Norėdami nurodyti pranešimus, kuriuos norite, kad QBOA siųstų jūsų komandai, puslapio Darbas viršuje spustelėkite nuorodą Pranešimai, kad būtų rodomas dialogo lango Įmonės nustatymai skirtukas Pranešimai.

Nustatykite el. pašto pranešimus komandos nariams apie darbą.

Spustelėkite pieštuką viršutiniame dešiniajame skilties El. paštas kampe, kad įjungtumėte ir išjungtumėte el. pašto pranešimus apie įvairius veiksmus, atliekamus puslapyje Darbas. Baigę spustelėkite Išsaugoti, tada spustelėkite Atlikta, kad grįžtumėte į QBOA.

Kiekvienas komandos narys kontroliuoja gaunamus pranešimus. Pagal numatytuosius nustatymus kiekvienas komandos narys gauna pranešimus apie naujas užduotis ir terminus, tačiau norint nustatyti likusius šiuos pranešimus, kiekvienas komandos narys turi prisijungti prie savo asmeninės QBOA paskyros ir pakeisti šiuos nustatymus.

Jei jūsų organizacija naudoja „Slack“ – bendradarbiavimo įrankį, padedantį jūsų komandai prisijungti, galite integruoti „Slack“ su QBOA. Pridėkite programą prie QBOA spustelėdami Prisijungti dabar puslapyje Darbas. Jei anksčiau paslėpėte Slack skelbimą, dialogo lango Įmonės nustatymai skirtuke Pranešimai spustelėkite mygtuką Connect Work to Slack.

„Slack“ siūlo nemokamą versiją, tinkančią mažoms komandoms, norinčioms išbandyti „Slack“; nemokama versija turi tam tikrų apribojimų. „Slack“ taip pat siūlo dvi „mokamas“ versijas: „Standard“ ir „Plus“; šių versijų kaina priklauso nuo aktyvių Slack vartotojų skaičiaus per mėnesį.