Kaip sutrumpinti „QuickBooks 2014“ duomenų failą

„QuickBooks Condense“ komanda sukuria nuolatinę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją. (Ši kopija vadinama archyvine bylos kopija.) Archyvinė įmonės bylos kopija yra įmonės bylos, kuri egzistuoja tam tikru momentu, momentinė nuotrauka.

Jei kas nors vėliau turi klausimų – galbūt jūsų buhalteris, federalinis ar valstijos auditorius – galite naudoti archyvinę duomenų failo kopiją, kad parodytumėte, kaip įmonės byla atrodė tam tikru momentu.

Kai suprasite, kas yra archyvavimas, procesas yra gana paprastas. Norėdami sutrumpinti „QuickBooks“ įmonės failą, atlikite šiuos veiksmus:

1 Pasirinkite komandą Failas → Priemonės → Sutrumpinti duomenis.

„QuickBooks“ rodo pirmąjį dialogo langą „Condense Data“.

2 Pasirinkite akutę Operacijos prieš konkrečią datą.

Ši parinktis nurodo „QuickBooks“, kad norite atlikti du dalykus: sukurti archyvinę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją ir sumažinti veikiančią įmonės failą, kad jis nebūtų toks didelis. „QuickBooks“ sumažina įmonės duomenų failo darbinės versijos dydį pašalindama senas, uždarytas operacijas, jei 3 veiksme pasirenkate pašalinti operacijas.

3 Nurodykite Pašalinti operacijas iki datą.

Norėdami nurodyti datą, iki kurios užbaigtos operacijos turi būti pašalintos, datos laukelyje įveskite datą. Pavyzdžiui, jei norite sutrumpinti failą pašalindami operacijas 2010 m. gruodžio 31 d. arba anksčiau, datos laukelyje įveskite 2011-01-01.

Tačiau atminkite, kad jums nereikia jausti prievartos, kad pašalintumėte daugybę uždarytų operacijų. Uždarytas operacijas pašalinate tik tuo atveju, jei jūsų „QuickBooks“ įmonės failas tampa per didelis. Galite lengvai dirbti su „QuickBooks“ įmonės failu, kurio dydis yra 25 MB, 50 MB ar net 100 MB (megabaitų).

Nors paprastai sutrumpinate „QuickBooks“ failą pašalindami senas, uždarytas operacijas, komanda Condense taip pat sukuria failus be operacijų. Norėdami sukurti failą, kuriame yra sąrašai ir nuostatos, bet nėra operacijų, spustelėkite radijo mygtuką Visos operacijos. Beje, galite naudoti parinktį Visos operacijos, kad sukurtumėte beveik tuščią failą, kurį galėtumėte pakartotinai naudoti (pvz., mokymui).

4Spustelėkite Kitas, kai baigsite nurodyti, kurias operacijas „QuickBooks“ turėtų pašalinti.

„QuickBooks“ rodo antrąjį „Condense Data“ dialogo langą.

5 Nurodykite, kaip turėtų būti sutrumpintos atsargų operacijos, ir spustelėkite Pirmyn.

Jei jūsų „QuickBooks“ faile yra atsargų operacijos, „QuickBooks“ rekomenduoja pašalinti senas atsargų operacijas. Kai „QuickBooks“ rodomas antrasis duomenų sutrumpinimo dialogo langas, galite nurodyti „QuickBooks“ tai padaryti, pasirinkdami parinkties mygtuką Suvesti atsargų operacijas. (Jei nenorite pašalinti senų operacijų, pasirinkite mygtuką Išsaugoti atsargų operacijų informaciją.)

Spustelėję Pirmyn, pereisite į trečiąjį dialogo langą Sutrumpinti duomenis (nerodomas), kuriame klausiama, kurios operacijos turėtų būti laikomos uždarytomis.

6 Nurodykite, kurias operacijas reikia pašalinti, ir spustelėkite Pirmyn.

„QuickBooks“ prašo šiek tiek daugiau informacijos apie tai, kas yra uždaryta arba sena operacija, kurią reikėtų pašalinti. Pažymite žymimuosius laukelius, kad nurodytumėte, ar operacijos iki pašalinimo datos turi būti pašalintos, net jei jos neišvalytos, pažymėtos kaip spausdinamos, pažymėtos kaip išsiųstos ir pan.

Spustelėję Kitas, pereisite į ketvirtąjį dialogo langą Sutrumpinti duomenis.

7 Nurodykite bet kokį sąrašo valymą, kuris turėtų įvykti, ir spustelėkite Pirmyn.

Naudokite ketvirtąjį dialogo langą kondensuoti duomenis, kad nurodytumėte „QuickBooks“, kad jis turėtų ne tik pašalinti senas uždarytas operacijas, bet ir išvalyti kai kuriuos sąrašus. Dialogo lange Kondensuoti duomenis galite pažymėti žymės langelius, kurie nurodo „QuickBooks“ pašalinti nenaudojamas paskyras, nenaudojamus klientus, nenaudojamus tiekėjus ir pan.

Išvalydami sąrašą pašalindami nepanaudotus sąrašo elementus ne tik sumažinsite įmonės failo dydį, bet ir palengvinsite darbą su sąrašu.

Spustelėjus Kitas, „QuickBooks“ parodo penktą dialogo lango „Condense Data“ puslapį.

8 Patvirtinkite kondensavimo ir archyvavimo veiksmą.

Kai aprašysite, kaip norite, kad „QuickBooks“ archyvuotų ir sutrumpintų įmonės failą, „QuickBooks“ parodys penktąjį duomenų kondensavimo dialogo langą. Dialogo lange nurodoma, kad archyvavimo procesas prasideda QuickBooks padarius duomenų failo kopiją ir kad kondensavimo operacija gali užtrukti kelias minutes ar net kelias valandas.

9Spustelėkite Pradėti kondensuoti.

„QuickBooks“ pradeda duomenų failo kondensavimo procesą.

10 Kai būsite paraginti, sukurkite atsarginę duomenų failo kopiją.

Pačioje kondensavimo proceso pradžioje „QuickBooks“ ragina sukurti atsarginę „QuickBooks“ įmonės failo kopiją. Atsarginės „QuickBooks“ įmonės failo kopijos kūrimas kaip kondensavimo operacijos dalis veikia taip pat, kaip „QuickBooks“ įmonės failo atsarginės kopijos kūrimas bet kuriuo kitu metu.

Sukūrę atsarginę „QuickBooks“ įmonės failo kopiją, „QuickBooks“ išsaugo įmonės failo archyvo kopiją ir, vadovaudamasi jūsų instrukcijomis, išvalo darbinę įmonės failo versiją. Vėlgi, kaip minėta ankstesniuose veiksmuose, valymo procesas gali užtrukti tik kelias minutes arba gali užtrukti kelias valandas, jei failas yra labai didelis.