Kaip sutrumpinti „QuickBooks 2012“ duomenų failą

„QuickBooks 2012 Condense“ komanda sukuria nuolatinę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją, vadinamą archyvine kopija. Archyvinė įmonės bylos kopija prilygsta įmonės bylos, kuri egzistuoja tam tikru momentu, momentinė nuotrauka.

Jei kas nors vėliau turi klausimų – galbūt jūsų buhalteris, federalinis ar valstijos auditorius – galite naudoti archyvinę duomenų failo kopiją, kad parodytumėte, kaip įmonės byla atrodė tam tikru momentu.

Kai supranti, kas yra archyvavimas, tai bus gana paprasta. Norėdami sutrumpinti „QuickBooks“ įmonės failą, atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite komandą Failas → Priemonės → Sutrumpinti duomenis.

„QuickBooks“ rodo pirmąjį „Condense Data“ dialogo langą, kaip parodyta toliau pateiktoje iliustracijoje.

Pasirinkite akutę Operacijos prieš konkrečią datą.

Ši parinktis nurodo „QuickBooks“, kad norite atlikti du dalykus: sukurti archyvinę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją ir sumažinti veikiančio įmonės failo dydį, kad jis nebūtų toks didelis. „QuickBooks“ sumažina įmonės duomenų failo darbinės versijos dydį pašalindama senas, uždarytas operacijas, jei 3 veiksme pasirenkate pašalinti operacijas.

Nurodykite Pašalinti operacijas prieš datą.

Norėdami nurodyti datą, iki kurios užbaigtos operacijos turi būti pašalintos, įveskite datą į pateiktą datos laukelį. Jei norite kondensuoti failą pašalinant sandorius arba iki gruodžio 31, 2009, pavyzdžiui, įvesti 12/31/2009 į datą dėžutę.

Tačiau atminkite, kad jums nereikia jausti prievartos, kad pašalintumėte daugybę uždarytų operacijų. Uždarytas operacijas pašalinate tik tuo atveju, jei jūsų „QuickBooks“ įmonės failas tampa per didelis. Galite lengvai dirbti su „QuickBooks“ įmonės failu, kurio dydis yra 25, 50 ar net 100 MB (megabaitų).

Spustelėkite Pirmyn, kai baigsite nurodyti, kurias operacijas „QuickBooks“ turėtų pašalinti. „QuickBooks“ rodo antrąjį „Condense Data“ dialogo langą, kaip parodyta toliau esančioje iliustracijoje.

Nurodykite, kaip ir ar „QuickBooks“ turėtų apibendrinti operacijas, kurias ji pašalins.

Naudokite antrąjį dialogo langą Sutrumpinti duomenis, kad nurodytumėte, kaip „QuickBooks“ turėtų apibendrinti operacijas, kurias ji pašalins. Galite nustatyti, kad „QuickBooks“ apibendrintų operacijas vienu žurnalo įrašu arba mėnesiniu žurnalo įrašu – tai pasirenkate paspausdami atitinkamos parinkties mygtuką.

Arba galite pasirinkti mygtuką Nekurti suvestinės, kad nurodytumėte, jog nenorite, kad „QuickBooks“ sukurtų suvestinės žurnalo įrašą, kuris pakeistų pašalintas operacijas. Baigę spustelėkite Pirmyn. „QuickBooks“ rodo trečiąjį duomenų sutrumpinimo dialogo langą (nerodomas), kuriame klausiama, kaip turėtų būti sutrumpintos atsargų operacijos.

Nurodykite, kaip turėtų būti sutrumpintos atsargų operacijos.

Jei jūsų „QuickBooks“ faile yra atsargų operacijos, „QuickBooks“ rekomenduoja pašalinti senas atsargų operacijas. Kai „QuickBooks“ rodomas trečiasis dialogo langas „Condense Data“, galite nurodyti „QuickBooks“ tai padaryti, pasirinkdami parinkties mygtuką Pašalinti atsargų operacijas. Spustelėkite Pirmyn, kad pereitumėte prie ketvirtojo duomenų kondensavimo dialogo lango (nerodomas), kuriame klausiama, kurios operacijos turėtų būti laikomos uždarytomis.

Nurodykite, kurios operacijos turėtų būti laikomos užbaigtomis.

Kai spustelėsite „Kitas“, kad pereitumėte už dialogo lango „Trumpinti duomenys“, kuriame klausiama apie atsargų operacijas, „QuickBooks“ prašo šiek tiek daugiau informacijos apie tai, kas tiksliai yra „uždaryta“ arba „sena“ operacija, kurią reikėtų pašalinti.

Pažymėkite langelius, kad nurodytumėte, ar operacijos iki pašalinimo datos turi būti pašalintos, net jei jos neišvalytos, pažymėtos „Būtina spausdinti“, pažymėtos kaip „Siųsti“ ir pan. Tada spustelėkite Pirmyn, kad pereitumėte į penktąjį dialogo langą kondensuoti duomenis.

Nurodykite bet kokį sąrašo valymą, kuris turėtų įvykti.

Naudokite ketvirtąjį dialogo langą „Condense Data“, kad praneštumėte „QuickBooks“, kad jis taip pat turėtų išvalyti kai kuriuos sąrašus. Galite pažymėti žymės langelius dialogo lange Sutrumpinti duomenis. Išvalydami sąrašą pašalindami nenaudojamus sąrašo elementus ne tik sumažinsite įmonės failo dydį, bet ir palengvinsite darbą su sąrašu.

Spustelėkite Kitas.

„QuickBooks“ rodo penktą dialogo lango „Condense Data“ puslapį, kaip parodyta toliau esančioje iliustracijoje.

Patvirtinkite kondensavimo ir archyvavimo veiksmą.

Kai aprašysite, kaip norite, kad „QuickBooks“ archyvuotų ir sutrumpintų įmonės failą, „QuickBooks“ parodys penktąjį duomenų kondensavimo dialogo langą. Šiame dialogo lange prašoma patvirtinti savo sprendimą archyvuoti ir sutrumpinti duomenų failą. Naudokite šį dialogo langą, kad patvirtintumėte faktą, kad norite archyvuoti ir sutrumpinti duomenis.

Spustelėkite Pradėti kondensavimą.

„QuickBooks“ pradeda duomenų failo kondensavimo procesą.

Kai būsite paraginti, sukurkite atsarginę duomenų failo kopiją.

Pačioje kondensavimo proceso pradžioje „QuickBooks“ ragina sukurti atsarginę „QuickBooks“ įmonės failo kopiją. Atsarginės „QuickBooks“ įmonės failo kopijos kūrimas kaip kondensavimo operacijos dalis veikia taip pat, kaip „QuickBooks“ įmonės failo atsarginės kopijos kūrimas bet kuriuo kitu metu.

Sukūrę atsarginę „QuickBooks“ įmonės failo kopiją, „QuickBooks“ išsaugo įmonės failo archyvo kopiją ir, vadovaudamasi jūsų instrukcijomis, išvalo darbinę įmonės failo versiją. Vėlgi, kaip minėta ankstesniuose veiksmuose, valymo procesas gali užtrukti tik kelias minutes arba gali užtrukti kelias valandas, jei failas yra labai didelis.