Kaip suplanuoti savo „QuickBooks 2013“ sistemą

Jei nuo pat pradžių suprasite keletą svarbių dalykų – ką daro apskaita ir ką daro apskaitos sistemos, pamatysite, kad „QuickBooks 2013“ sąrankos procesas yra daug prasmingesnis.

Ką daro apskaita

Pagalvokite, ką daro apskaita. Žmonės gali ginčytis dėl smulkmenų, tačiau dauguma sutiktų, kad apskaita atlieka šiuos keturis svarbius dalykus:

• Matuoja pelną ir nuostolius

• Ataskaitos apie įmonės finansinę būklę (jos turtą, įsipareigojimus ir grynąją vertę)

• Pateikiami išsamūs įrašai apie turtą, įsipareigojimus ir savininko nuosavybės sąskaitas

• Teikia finansinę informaciją suinteresuotosioms šalims, ypač vadovybei

Ką daro apskaitos sistemos

Dabar trumpai pažvelkite į tai, kokios apskaitos sistemos arba bent jau kokios smulkaus verslo apskaitos sistemos paprastai daromos:

• Rengti finansines ataskaitas, įskaitant pajamų ataskaitas, balansus ir kitas apskaitos ataskaitas.

• Generuokite verslo formas, įskaitant čekius, darbo užmokesčio čekius, sąskaitas faktūras, klientų ataskaitas ir kt.

• Išsamiai aprašykite pagrindines sąskaitas, įskaitant grynuosius pinigus, gautinas sumas (sumos, kurias klientai skolingi įmonei), mokėtinas sumas (sumos, kurias įmonė skolinga savo pardavėjams), atsargų elementus, ilgalaikį turtą ir pan.

• Atlikti specializuotas informacijos valdymo funkcijas. Pavyzdžiui, leidybos pramonėje knygų leidėjai dažnai moka autoriams honorarus. Taigi autorinių atlyginimų apskaita yra užduotis, kurią paprastai turi atlikti knygų leidėjų apskaitos sistemos.

Ką daro „QuickBooks 2013“.

Gerai, kai suprasite, ką daro apskaita ir ką paprastai daro apskaitos sistemos, galite šiek tiek pamatyti, ką daro „QuickBooks“:

• Rengia finansines ataskaitas

• Sukuria daug įprastų verslo formų, įskaitant čekius, darbo užmokesčio čekius, klientų sąskaitas faktūras, klientų ataskaitas, kredito pažymas ir pirkimo užsakymus

• Saugo išsamius kelių pagrindinių sąskaitų įrašus: grynuosius pinigus, gautinas sumas, mokėtinas sumas ir atsargas paprastais nustatymais

„QuickBooks“ atlieka tris iš keturių dalykų, kuriuos tikitės iš apskaitos sistemos. „QuickBooks“ neteikia specializuotų apskaitos dalykų. Pavyzdžiui, „QuickBooks“ nevykdo honorarų apskaitos.

Ko „QuickBooks 2013“ nedaro

Taigi „QuickBooks“ atlieka tris iš keturių dalykų, kuriuos daro apskaitos sistemos, bet ne viską. „QuickBooks“ dažnai yra neišsamus apskaitos sprendimas. Todėl būkite atsargūs nustatydami savo lūkesčius. Paprastai taip pat turite išsiaiškinti kai kurių specialių apskaitos reikalavimų sprendimo būdus.

„QuickBooks“ suteikia vartotojams ir įmonėms daug lankstumo. Taigi, grįžtant prie ankstesnio pavyzdžio, knygų leidėjas gali padaryti daug ką, ką turi padaryti, kad apskaitytų honorarus „QuickBooks“. Šis autorinių atlyginimų apskaitos darbas tiesiog reikalauja tam tikro smukimo atliekant „QuickBooks“ sąranką.

Tačiau „QuickBooks“ (arba bent jau populiariausios „QuickBooks“ versijos) turi keletą reikšmingų trūkumų:

• „QuickBooks Pro“ nepateikia tinkamo būdo tvarkyti atsargų gamybą. Tačiau „QuickBooks Premier“ ir „QuickBooks Enterprise Solutions“ palaiko paprastą gamybos apskaitą. „QuickBooks Enterprise Solutions“ teikia tam tikras papildomas atsargų valdymo galimybes (kelias atsargų vietas, partijų ir serijos numerių stebėjimą ir FIFO sąnaudų apskaičiavimą), kaip dalį savo išankstinio inventoriaus funkcijos.

  (Šios „QuickBooks“ versijos padeda atsižvelgti į žaliavų pavertimo gatavomis prekėmis procesą ir taip pat susidoroja su kai kuriais realaus inventoriaus sudėtingumais.)

• Tik „QuickBooks Enterprise Solutions“ sprendžia atsargų saugojimo keliose vietose situaciją. Kitaip tariant, „QuickBooks Pro“ ir „QuickBooks Premier“ tiesiog parodo, pavyzdžiui, kad turite 3000 valdiklių. Tai neleidžia jums sekti fakto, kad sandėlyje turite 1 000 valdiklių, 500 valdiklių parduotuvėje A ir 1 500 valdiklių parduotuvėje B.

Nepaisant to, kad „QuickBooks“ gali būti neišsamus sprendimas ir gali netvarkyti atsargų taip, kaip norite ar jums reikia, „QuickBooks“ vis tiek yra labai geras sprendimas. Tai, ką daro „QuickBooks“, daro labai gerai. Apsvarstykite faktą, kad „QuickBooks“ veiks ilgai, ilgai.

Daug labiau tikėtina, kad, pavyzdžiui, apskaitos programinės įrangos produktas, turintis 600 vartotojų, bus nutrauktas, o ne toks produktas kaip „QuickBooks“, turintis 4 000 000 klientų.