Kaip sukurti tikrą pirkimo užsakymą „QuickBooks 2012“.

Pirkimo užsakymas skirtas paprastam tikslui: jis nurodo pardavėjui, kad norite įsigyti kokią nors prekę. Tiesą sakant, pirkimo užsakymas yra pirkimo sutartis. Norėdami naudoti „QuickBooks 2012“ pirkimo užsakymams kurti, atlikite šiuos veiksmus:

Pasakykite „QuickBooks“, kad norite sukurti pirkimo užsakymą, pasirinkdami Pardavėjai → Kurti pirkimo užsakymus.

Jei meniu Tiekėjai nepateikia komandos Kurti pirkimo užsakymus, „QuickBooks“ nežino, kad norite kurti pirkimo užsakymus.

Norėdami nustatyti tiekėją, iš kurio norite įsigyti prekę, naudokite išskleidžiamąjį meniu Pardavėjas.

Išskleidžiamajame sąraše Pardavėjas pateikiami visi jūsų tiekėjų sąraše esantys pardavėjai.

(Pasirenkama) Klasifikuokite pirkinį naudodami išskleidžiamąjį sąrašą Klasė.

(Pasirenkama) Išskleidžiamajame sąraše „Siųsti“ nurodykite kitą siuntimo adresą.

Išskleidžiamajame sąraše „Siųsti į“ rodomas visų jūsų klientų, pardavėjų ir darbuotojų sąrašas. Siuntimo adresą pasirenkate pasirinkdami vieną iš šių kitų pavadinimų. Pasirinkę įrašą iš sąrašo „Siųsti“, „QuickBooks“ užpildo laukelį „Siųsti iki“ su atitinkama informacija.

Lange Kurti pirkimo užsakymus yra keletas standartinių ir žinomų mygtukų ir laukelių: Ankstesnis, Kitas, Spausdinti, Rasti, Rašyba, Istorija ir Šablonas.

Patvirtinkite pirkimo užsakymo datą.

Iš pradžių „QuickBooks“ įtraukia dabartinę sistemos datą į laukelį „Data“. Tačiau turėtumėte patvirtinti, kad data, kurią „QuickBooks“ įveda kaip pirkimo užsakymo datą, yra teisinga. Tai sutarties data. Dažnai data nustato sutarties sąlygas, pvz., dienų skaičių, per kurį prekė turi būti išsiųsta.

Patvirtinkite pirkimo užsakymo numerį.

Pirkimo užsakymo numeris arba PO numeris vienareikšmiškai identifikuoja pirkimo užsakymo dokumentą. „QuickBooks“ nuosekliai sunumeruoja pirkimo užsakymus ir įdeda atitinkamą numerį į PO Nr. laukelį. „QuickBooks“ spėjimas apie tinkamą pirkimo užsakymo numerį paprastai yra teisingas. Jei jis neteisingas, galite įvesti pakaitinį numerį.

Patvirtinkite pardavėjo ir pristatymo informaciją.

Pardavėjo blokas ir Siuntimo blokas identifikuoja tiekėją, iš kurio perkate prekę, ir adresą, kuriuo norite, kad pardavėjas išsiųstų siuntą. Ši informacija turėtų būti teisinga, jei jūsų tiekėjų sąrašas yra atnaujintas ir teisingai naudojote išskleidžiamąjį sąrašą „Siųsti iki“, kad nustatytumėte, jei reikia, alternatyvų pristatymo adresą.

Nepaisant to, patvirtinkite, kad šiuose dviejuose adresų blokuose rodoma informacija yra teisinga. Jei informacija neteisinga, žinoma, pataisykite. Adreso bloko informaciją galite redaguoti pasirinkę neteisingą informaciją ir iš naujo įvesdami viską, kas turėtų būti rodoma.

Aprašykite kiekvieną prekę, kurią norite užsisakyti.

Norėdami išsamiai aprašyti kiekvieną prekę, kurią norite užsisakyti kaip pirkimo dalį, naudojate lango Sukurti pirkimo užsakymus stulpelius. Kiekvienas elementas eina į savo eilutę. Norėdami apibūdinti prekę, kurią norite įsigyti iš pardavėjo, pateikite šią informacijos dalį:

• Prekė: Prekės stulpelyje įrašomas unikalus prekės, kurią norite pirkti, prekės numeris. Atminkite, kad prekes reikia įvesti arba aprašyti prekių sąraše. Svarbiausia žinoti apie prekių sąrašą yra tai, kad viskas, ką norite rodyti sąskaitoje faktūroje arba pirkimo užsakyme, turi būti aprašyta prekių faile.

• Aprašymas: stulpelyje Aprašymas aprašote pasirinktą elementą. Taip pat galite redaguoti lauką Aprašymas, kad jis būtų naudingas klientams ar pardavėjams.

• Kiekis: stulpelyje Kiekis nurodomas norimos prekės kiekis. Akivaizdu, kad šiame lauke įveskite norimą elementų skaičių.

• Kaina: Kainos stulpelyje nurodoma prekės vieneto kaina arba vieneto tarifas. Atminkite, kad „QuickBooks“ šiam stulpeliui naudoja skirtingas etiketes, atsižvelgiant į jūsų nustatytos įmonės tipą.

• Klientas: stulpelyje Klientas nurodomas klientas, kuriam perkama prekė.

• Suma: stulpelyje Suma rodoma bendra prekės išleista suma. „QuickBooks“ apskaičiuos sumą už jus, padaugindama kiekį iš kurso (arba kainos). Taip pat galite redaguoti stulpelio sumą. Tokiu atveju „QuickBooks“ pakoreguoja kursą (arba kainą), kad kiekio kartų norma visada būtų lygi sumai.

• Klasė: stulpelyje Klasė pirkimo užsakymo elementus klasifikuojate prekės lygiu, o ne pirkimo užsakymo lygiu.

Įvedate kiekvienos prekės, kuri turėtų būti įtraukta į pirkimo užsakymą, aprašymą. Tai reiškia, kad, pavyzdžiui, jei norite užsakyti šešias prekes iš pardavėjo, pirkimo užsakyme turi būti šešios informacijos eilutės.

Atsispausdinkite pirkimo užsakymą.

Pirkimo užsakymo įrašymo į „QuickBooks“ tikslas yra sukurti oficialų pirkimo įrašą. Beveik visada norite perduoti šį pirkimo užsakymą pardavėjui. Pirkimo užsakyme pardavėjui tiksliai nurodoma, ką norite įsigyti, ir kaina, kurią norite mokėti. Norėdami atsispausdinti pirkimo užsakymą, galite spustelėti mygtuką Spausdinti. Pirkimo užsakymus taip pat galite spausdinti vėliau; Norėdami tai padaryti, išsaugokite visus pirkimo užsakymus, kuriuos norite sukurti, tada pasirinkite komandą Failas->Spausdinti formas → Pirkimo užsakymai.

Išsaugokite pirkimo užsakymą.

Norėdami išsaugoti pirkimo užsakymą, spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir uždaryti arba Išsaugoti ir naują. Jei spustelėsite mygtuką Išsaugoti ir naujas, „QuickBooks“ išsaugo tą pirkimo užsakymą ir iš naujo parodo tuščią lango „Sukurti pirkimo užsakymus“ versiją, kad galėtumėte įrašyti kitą pirkimo užsakymą.