Kaip sukurti atsarginę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją

Labai svarbi užduotis, kurią turite atlikti jūs arba koks nors bendradarbis, yra atsarginė „QuickBooks“ duomenų failo kopija. Keletas elementų, saugomų jūsų kompiuterio standžiajame diske, nusipelno tiek pat priežiūros, kiek „QuickBooks“ duomenų failas. Tiesiogine prasme „ QuickBooks“ duomenų failas apibūdina jūsų verslo finansinius reikalus.

Jūs visiškai nenorite prarasti duomenų failo. Duomenų failo praradimas gali reikšti, kad nežinote, kiek pinigų turite, nežinote, ar uždirbate, ar prarandate, ir negalėsite lengvai ar tiksliai parengti metinių mokesčių deklaracijų.

Atsarginių kopijų kūrimo pagrindai

Laimei, atsarginės „QuickBooks“ duomenų failo kopijos kūrimas yra gana paprastas. Turite atlikti tik devynis veiksmus:

1. Pasirinkite komandą Failas→Kurti kopiją.

„QuickBooks“ rodo pirmąjį dialogo langą „Išsaugoti kopiją“ arba „Atsarginę kopiją“ (žr. toliau pateiktą paveikslą), kuriame pateikiamos trys parinktys: galimybė išsaugoti atsarginę „QuickBooks“ failo kopiją, galimybė sukurti nešiojamą įmonės failą ir galimybė sukurti buhalterio failą. kopija.

Pirmasis dialogo langas Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją

2. Norite išsaugoti atsarginę kopiją, todėl pasirinkite mygtuką Atsarginė kopija; tada spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte.

Kopijuodami „QuickBooks“ failą galite sukurti visą atsarginės kopijos failą arba nešiojamą įmonės failą. Nešiojamasis įmonės failas yra mažesnis nei atsarginės kopijos failas, todėl juo patogiau judėti. Pavyzdžiui, galite lengviau išsiųsti nešiojamąjį įmonės failą el. paštu. Nešiojami įmonės failai yra tokie: „QuickBooks“ turi sunkiai dirbti, kad nešiojamų įmonės failų dydis būtų mažas. „QuickBooks“ taip pat turi padaryti daugiau darbo, kad vėliau, kai norėsite su juo dirbti, ištrintų failą.

Spustelėjus Kitas, pasirodo antrasis dialogo langas Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją.

Antrasis dialogo langas Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją

Galite eiti tiesiai į dialogo langą Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją pasirinkę komandą Failas→Sukurti atsarginę kopiją.

3. Nurodykite, ar norite išsaugoti „QuickBooks“ atsarginės kopijos failą savo įmonės kompiuteryje, ar „QuickBooks“ išoriniame duomenų centre.

Pasirinkite Vietinė atsarginė kopija, kad nurodytumėte, jog norite saugoti atsarginę failo kopiją kompiuterio standžiajame diske arba kokiame nors išimamame saugojimo įrenginyje, pavyzdžiui, USB atmintinėje.

4. Spustelėkite mygtuką Parinktys, kad pasirinktumėte atsarginės kopijos vietą.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Atsarginės kopijos parinktys, kaip parodyta.

Dialogo langas Atsarginės kopijos parinktys

5. Nurodykite aplanką arba disko vietą, kurioje turėtų būti kuriama įmonės failo atsarginė kopija.

Įveskite kelio pavadinimą tiesiai į teksto laukelį, kad nurodytumėte „QuickBooks“, kur išsaugoti atsargines kopijas.

Jei nežinote, kaip įvesti kelio pavadinimą, spustelėkite mygtuką Naršyti. Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Naršyti aplanką, naudokite jo aplankų sąrašą, kad pasirinktumėte diską arba aplanką, kurį norite naudoti „QuickBooks“ atsarginėms kopijoms kurti.

6. (Pasirenkama) Pasirinkite atsargines parinktis.

Taip pat galite naudoti dialogo langą Atsarginės kopijos kūrimo parinktys, kad nurodytumėte, kada „QuickBooks“ turėtų priminti sukurti atsarginę kopiją ir kaip „QuickBooks“ turėtų kurti atsargines kopijas:

• Laiko žymų pridėjimas: norėdami prie atsarginės kopijos failo pavadinimo pridėti atsarginės kopijos kūrimo datą ir laiką, pažymėkite žymės langelį pavadinimu Pridėti atsarginės kopijos datą ir laiką prie failo pavadinimo (rekomenduojama).
• Atsarginių kopijų ribojimas: norėdami nurodyti „QuickBooks“ atsikratyti senų atsarginių kopijų, pažymėkite žymės langelį „Apriboti atsarginių kopijų skaičių šiame aplanke iki X“ ir nurodykite, kiek atsarginių kopijų norite pasilikti, naudodami gretimą teksto laukelį.
• Atsarginių priminimų nustatymas: pažymėkite žymės langelį Priminti sukurti atsarginę kopiją, kai uždarysiu įmonės failą kas X kartus, kad nurodytumėte, jog norite gauti priminimą sukurti atsarginę QuickBooks failo kopiją, kai uždarysite „QuickBooks“. Jūsų intervalo parinktys apima kiekvieną kartą, kas antrą kartą, kas trečią kartą ir pan.
• Duomenų tikrinimo įgalinimas: naudokite patvirtinimo mygtukus, kad nurodytumėte „QuickBooks“, kad ji, kurdama atsargines duomenų kopijas, patikrintų duomenų vientisumą. Norėdami gauti geriausią ir išsamiausią „QuickBooks“ patvirtinimą, pasirinkite akutę Visiškas patvirtinimas (rekomenduojama). Jei neturite laiko keletui papildomų sekundžių dar kartą patikrinti, ar duomenų patvirtinimas užtruks, būtinai pasirinkite akutę Greitesnis patvirtinimas. Dar geriau, visiškai išmeskite atsargumą vėjui – atsargumas vis tiek skirtas kūdikiams – ir pasirinkite akutę No Verification.

7. Spustelėkite Gerai, kai baigsite nurodyti atsarginės kopijos vietą ir parinktis, tada spustelėkite Pirmyn.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą (žr. tolesnį paveikslą), kuriame klausiama, kada norite sukurti atsarginę kopiją.

Dialogo lange Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją klausiama, kada norite sukurti atsarginę kopiją.

8. Nurodykite, kada norite sukurti atsarginę kopiją.

Paprastai norite sukurti atsarginę kopiją, kai pasirenkate komandą Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją. Tokiu atveju, kai „QuickBooks“ rodo dialogo langą „Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją“, kuriame užduodamas klausimas „kada“, spustelėkite radijo mygtuką Išsaugoti dabar. Arba galite nurodyti „QuickBooks“ suplanuoti reguliarias „QuickBooks“ duomenų failo atsargines kopijas pagal kokią nors protingą schemą, kai „QuickBooks“ užduoda „kada“ klausimą, spustelėdami radijo mygtuką Išsaugoti dabar ir Suplanuoti būsimas atsargines kopijas arba spustelėdami Tik planuoti būsimas atsargines kopijas. radijo mygtukas. Jei pasakysite „QuickBooks“, kad norite planuoti atsargines kopijas, „QuickBooks“ parodys kelis dialogo langus, kuriuos naudojate kurdami naują atsarginių kopijų kūrimo tvarkaraštį, pavadindami tvarkaraštį ir nustatydami dienas bei laiką, kada turėtų būti planuojamos atsarginės kopijos.

9. Spustelėkite Baigti, kad uždarytumėte dialogo langą Įrašyti kopiją arba Atsarginę kopiją.

Kai nurodėte, kaip turėtų veikti atsarginė kopija, spustelėkite Baigti. „QuickBooks“ sukuria atsargines dabartinio „QuickBooks“ įmonės failo kopijas (arba sukuria jo kopiją) ir išsaugo tą naują failo kopiją atsarginės kopijos vietoje.

Ką apie atsarginę kopiją internete?

Jei esate atidus, galbūt pastebėjote, kad dialogo lange Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją yra radijo mygtukas „Atsarginė kopija internete“. Jei norite sužinoti daugiau apie „QuickBooks“ įmonės duomenų failo atsarginių kopijų kūrimą internete, o tai reiškia, kad atsarginei kopijai saugoti reikia naudoti „Intuit“ kompiuterių tinklą, o ne kompiuterį arba kokį nors išimamą diską, galite pasirinkti tą radijo mygtuką.

Dėl to, ko verta, primygtinai rekomenduoju apsvarstyti galimybę naudoti internetinį atsarginės kopijos metodą dėl dviejų priežasčių:

• Pagrįsta kaina: atsarginės kopijos kūrimas internetu yra labai pagrįstas (jei turite „QuickBooks Desktop Pro Plus“, „Premier Plus“ ar „Enterprise“, gali būti net nereikalaujama papildomų mokesčių), o kainos pagrįstos laiko juosta (mėnesinė prenumerata kainuos daugiau per mėnesį nei metinė prenumerata). prenumerata) ir ar kuriate tik „QuickBooks“, ar visų kompiuteryje esančių failų atsargines kopijas. Atrodo, kad visų failų atsarginių kopijų kūrimas naudojant metinę prenumeratą yra geriausia vertė.
• Mažiau pastangų: atsarginių kopijų kūrimas internetu gali palengvinti atsarginių kopijų kūrimo užduotį ir padaryti ją reguliaresnę, jei turite patikimą interneto ryšį. Jums nereikia prisiminti sukurti atsarginės kopijos ir tada nepamiršti pasiimti atsarginės kopijos disko namo.

Du trumpi paskutiniai punktai: Taip, aš pats naudoju internetinę „QuickBooks“ atsarginės kopijos parinktį (ir visų svarbių failų atsarginėms kopijoms kurti). Ne, „Intuit“ nemoka man kažkokio slapto komisinio už gaminio reklamavimą.

Atsarginės kopijos failus galite saugoti aplanke, kuris sinchronizuojamas su debesies pagrindu sukurta atsargine kopija, pvz., „Dropbox“, „Google“ diske arba „Microsoft OneDrive“. Kiekviena iš šių paslaugų siūlo nemokamą „nustatyti ir pamiršti“ debesies pagrindu sukurtą atsarginę kopiją, jei naudojate bet kurios iš jų siūlomą nemokamą saugyklos vietą. Tokio tipo paslaugos tikrai yra pasirinkimas tiems, kurie turi mažai biudžeto arba turi ribotus išteklius.

Tam tikra atsarginė taktika

Atsarginės kopijos kūrimas dažniausiai yra sveiko proto reikalas. Tačiau leiskite man pateikti keletą idėjų, kaip, kada ir galbūt kodėl turėtumėte kurti atsargines kopijas:

• Padaryk tai lengvą. Paminėju tai savo rekomendacijoje dėl internetinės atsarginės kopijos kūrimo parinkties, tačiau tai verta paminėti dar kartą. Svarbiausias dalykas, kurį galite padaryti dėl „QuickBooks“ duomenų failo atsarginės kopijos, yra toks: Palengvinkite atsarginių kopijų kūrimą. Tai tikriausiai reiškia, kad reikia apsvarstyti galimybę prisijungti prie interneto, tačiau jei einate vietiniu režimu, norite turėti didelio tankio išimamą saugojimo įrenginį, kurį galėtumėte naudoti su kompiuteriu, kurį naudojate „QuickBooks“ paleisti. Aš naudoju mažą USB atmintinę. Pasirinkite, kuris įrenginys jums labiausiai tinka, bet tikrai norite turėti panašiai lengvai naudojamą saugojimo įrenginį. Šiuo atveju „ lengvas“ reiškia, kad didesnė tikimybė sukurti atsarginę kopiją.
• Reguliariai kurkite atsargines kopijas. Rekomenduoju sukurti atsargines kopijas kiekvieną kartą, kai įvedate operacijas į „QuickBooks“ duomenų failą. Akivaizdu, kad jei atsarginių kopijų kūrimas reikalauja daug darbo, jūs to nenorite daryti. Tačiau jei turite paprastą būdą kurti atsargines kopijas ir patogų saugojimo įrenginį, galite ir turėtumėte reguliariai kurti atsargines kopijas. Kasdien ne per dažnai.
• Išsaugokite atsarginę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją ne svetainėje. Vienas paskutinis svarbus dalykas, kurį verta paminėti: daugelis įvykių, kurie gali sunaikinti arba sugadinti jūsų duomenų failą, yra būdingi jūsų kompiuteriui, pvz., standžiojo disko gedimas, virusas, vartotojo nelaimingas atsitikimas ir kt. Tačiau kai kurie įvykiai, kurie gali sugadinti arba sunaikinti jūsų „QuickBooks“ duomenų failą, priklauso nuo vietos. Gaisras, potvynis ar vagystė gali sukelti „QuickBooks“ duomenų failo ir jo atsarginės kopijos praradimą. Dėl šios priežasties atsarginės kopijos kopiją norite išsaugoti ne svetainėje. Pavyzdžiui, savaitės pabaigoje galbūt norėsite įsimesti „flash drive“ į marškinių kišenę ar rankinę ir pasiimti namo. Įsitikinkite, kad jei kas nors sugadina arba sunaikina „QuickBooks“ duomenų failą, tas pats nesunaikins ir atsarginės „QuickBooks“ duomenų failo.