Kaip sukurti atsarginę „QuickBooks 2011“ duomenų failo kopiją

Labai svarbi užduotis, kurią turite atlikti jūs arba koks nors bendradarbis, yra sukurti atsarginę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją. Keletas elementų, saugomų jūsų kompiuterio standžiajame diske, nusipelno tiek pat priežiūros, kiek „QuickBooks“ duomenų failas. Tiesiogine prasme „QuickBooks“ duomenų failas apibūdina jūsų verslo finansinius reikalus. Jūs visiškai nenorite prarasti duomenų failo.

Laimei, atsarginės „QuickBooks“ duomenų failo kopijos kūrimas yra gana paprastas. Turite atlikti tik tris veiksmus:

Pasirinkite Failas → Sukurti kopiją.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją, kuriame yra trys parinktys:

• Išsaugokite atsarginę „QuickBooks“ failo kopiją

• Sukurkite nešiojamą įmonės failą

• Sukurkite buhalterio kopiją

Norite išsaugoti atsarginę kopiją, todėl spustelėkite parinkties mygtuką Atsarginė kopija ir spustelėkite Pirmyn.

Kopijuodami „QuickBooks“ failą galite sukurti visą atsarginės kopijos failą arba nešiojamą įmonės failą. Nešiojamasis įmonės failas yra mažesnis nei atsarginės kopijos failas, todėl juo patogiau judėti. Pavyzdžiui, nešiojamą įmonės failą galite lengviau išsiųsti el. paštu. Nešiojami įmonės failai yra tokie: „QuickBooks“ turi sunkiai dirbti, kad nešiojamų įmonės failų dydis būtų mažas. „QuickBooks“ taip pat turi nuveikti daugiau, kad vėliau, kai norėsite su juo dirbti, ištrintų failą.

Spustelėjus Kitas, pasirodo dialogo langas Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją.

Nurodykite, ar norite išsaugoti „QuickBooks“ atsarginės kopijos failą vietiniame įmonės serveryje, ar „QuickBooks“ išoriniame duomenų centre.

Spustelėkite Vietinė atsarginė kopija, kad nurodytumėte, jog norite saugoti atsarginę failo kopiją kompiuterio standžiajame diske.

Spustelėkite mygtuką Parinktys, kad pasirinktumėte atsarginę vietą.

Nurodykite, kuriame aplanke ar diske turi būti kuriama įmonės failo atsarginė kopija.

(Pasirenkama) Pasirinkite atsargines parinktis.

Taip pat galite naudoti dialogo langą Atsarginės kopijos kūrimo parinktys, kad nurodytumėte, kada „QuickBooks“ turėtų priminti sukurti atsarginę kopiją ir kaip „QuickBooks“ turėtų kurti atsargines kopijas:

• Laiko žymos: norėdami prie atsarginės kopijos failo pavadinimo pridėti atsarginės kopijos kūrimo datą ir laiką, pažymėkite žymės langelį Pridėti atsarginės kopijos datą ir laiką prie failo pavadinimo.

• Atsarginių kopijų ribojimas: norėdami pasakyti „QuickBooks“, kad ji turėtų atsikratyti senų atsarginių kopijų, pažymėkite žymės langelį Apriboti atsarginių kopijų skaičių šiame aplanke ir nurodykite, kiek atsarginių kopijų norite pasilikti, naudodami gretimą teksto laukelį.

• Atsarginės kopijos priminimai: pažymėkite žymės langelį Priminti sukurti atsarginę kopiją, kai uždarysiu įmonės failą ir gretimą teksto laukelį, kad nurodytumėte, jog norite gauti priminimą sukurti atsarginę QuickBooks failo kopiją kiekvieną kartą, kas antrą kartą, kas trečią ir pan. pirma, kad uždarote „QuickBooks“.

• Duomenų tikrinimas: naudokite patvirtinimo mygtukus, kad nurodytumėte „QuickBooks“, kad kurdama atsargines duomenų kopijas ji turėtų patikrinti duomenų vientisumą.

Baigę nurodyti atsarginės kopijos vietą ir parinktis, spustelėkite Pirmyn.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą, kuriame klausiama, kada norite sukurti atsarginę kopiją.

Nuspręskite, kada norite sukurti atsarginę kopiją.

Paprastai norite sukurti atsarginę kopiją, kai pasirenkate komandą Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją. Ir šiuo atveju, kai „QuickBooks“ rodo dialogo langą „Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją“, kuriame užduodamas klausimas „kada“, spustelėkite mygtuką Išsaugoti dabar. Tačiau taip pat galite nurodyti „QuickBooks“ reguliariai planuoti atsargines kopijas pagal kokią nors protingą schemą, pasirinkdami mygtukus „Išsaugoti dabar“ ir „Suplanuoti būsimas atsargines kopijas“ arba pasirinkdami mygtuką Tik planuoti būsimas atsargines kopijas.

Spustelėkite Baigti, kad uždarytumėte dialogo langą Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją.

Nurodę, kaip turėtų veikti atsarginė kopija, spustelėkite Baigti. „QuickBooks“ sukuria atsargines dabartinio „QuickBooks“ įmonės failo kopijas ir išsaugo tą naują failo kopiją atsarginės kopijos vietoje.