Kaip sukurti „QuickBooks“ duomenų failo buhalterio kopiją

Jūsų klientas sukuria buhalterio „QuickBooks“ duomenų failo kopiją naudodamas savo „QuickBooks“ versiją ir tikrąjį duomenų failą, tada sukuria failą, kurį jis ar ji jums siunčia (pvz., paštu arba el. paštu), arba tą „Intuit“. , „QuickBooks“ kūrėjas, siunčia jums. Laimei, bet kuriuo atveju procesas yra labai paprastas.

Rankiniu būdu tvarkyti buhalterio kopiją

Štai ką jūsų klientas turi padaryti, jei jis pasirūpins, kad failas būtų išsiųstas jums:

Pasirinkite komandą Failas → Sukurti kopiją.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą „Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją“, klausdamas kliento, ar jis nori

• Atsarginė failo kopija, kuri yra antroji jūsų sukurto „QuickBooks“ failo kopija (paprastai), kad turėtumėte failo kopiją, jei kas nors blogo atsitiktų su originaliu „QuickBooks“ duomenų failu.

• Nešiojama failo kopija, kuri yra tikra, tiesioginė „QuickBooks“ duomenų failo kopija, kurios dydis buvo šiek tiek subraižytas, kad būtų lengviau judėti (pvz., išsiųsti failą el. paštu kaip priedą).

• Buhalterio bylos kopija.

  

  Pirmasis dialogo langas Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją.

Pasirinkite Buhalterio kopija, tada spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte.

Patvirtinkite, kad tikrai norite buhalterio kopijos.

Tada „QuickBooks“ rodomas kitas dialogo langas, kuriame reikalaujama, kad jūsų vargas streso ištiktas klientas patvirtintų, kad tikrai nori buhalterio kopijos, o ne tiesiog nešiojamos failo kopijos.

Antrasis dialogo langas Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją.

Nurodykite padalijimo datą.

Kai klientas spusteli mygtuką Kitas, kad tęstų buhalterio kopijos kūrimą, „QuickBooks“ paprašo jo nurodyti padalijimo datą. Operacijas, atliktas iki šios datos, galima redaguoti tik buhalterio kopijoje. Po šios datos įvykdytos operacijos gali būti redaguojamos ir buhalterio, ir kliento kopijoje.

Norėdami tęsti, spustelėkite Pirmyn.

Pasirodo kitas pranešimas, nurodantis klientui, kad „QuickBooks“ turi uždaryti visus langus, kad sukurtų buhalterio kopiją.

Spustelėkite Gerai.

„QuickBooks“ rodo atnaujintą dialogo langą „Išsaugoti buhalterio kopiją“, parodytą čia.

Atnaujintas dialogo langas Išsaugoti buhalterio kopiją.

Pavadinkite buhalterio kopiją.

Norėdami pavadinti buhalterio „QuickBooks“ duomenų failo kopiją, naudokite dialogo lango „Išsaugoti buhalterio kopiją“ laukelį Failo pavadinimas. Jei reikia, klientas taip pat gali naudoti išskleidžiamąjį sąrašą Įrašyti, kad nurodytų, kur turi būti išsaugota buhalterio QuickBooks duomenų failo kopija.

Klientas turi atsiminti, kur išsaugoma buhalterio failo kopija. Šis failas yra duodamas buhalteriui el. paštu, sraigių paštu arba diske, kad jis galėtų juo naudotis.

Sukurkite failą.

Klientui įvardijus buhalterio kopiją duomenų rinkmenoje ir, jei reikia, nurodęs, kur buhalterio kopija turi būti saugoma, klientas spaudžia Išsaugoti. „QuickBooks“ išsaugo buhalterio „QuickBooks“ duomenų failo kopiją.

Tada šią duomenų bylą klientas perduoda buhalteriui . Kitaip tariant, klientas turi išsiųsti failą el. paštu arba el. paštu.

Jūsų el. pašto paslaugų teikėjas gali apriboti priedų (įskaitant „QuickBooks“ failus), kuriuos galite siųsti el. paštu, dydį. Jei jus trikdo dydis, galite įkelti „QuickBooks“ failą į „Intuit“ svetainę pasirinkdami Failas → Siųsti įmonės failą → Buhalterio kopija → Kliento veikla → Siųsti buhalteriui. „Intuit“ siunčia buhalterei pranešimą su spustelėjama nuoroda, kurią ji gali naudoti, kad paimtų failą.

Buhalterio kopijose naudojami trys failų tipai. Buhalterio perkėlimo failas (su .qbx failo plėtiniu) yra tai, ką klientas sukuria ir pateikia buhalteriui. Tikroji Buhalterio kopija (su .qba failo plėtiniu) yra tai, su kuo buhalteris dirba atidaręs buhalterio perkėlimo failą. Galiausiai yra Buhalterio eksporto failas (su failo plėtiniu .qby), kuriame saugomi klientui grąžinti pakeitimai.

Akivaizdu, kad šių veiksmų imasi ne jūsų klientas; gali tekti atlikti nešvarų darbą. Tačiau bet kuriuo atveju procesas vyksta taip. Tačiau atkreipkite dėmesį, kad buhalteris sutaupo realų laiką ir sutaupo išlaidas klientui, kai galite priversti klientą pasirinkti komandą ir dirbti su dialogo langu. Tada galite apmokestinti apmokestinamą laiką už faktinį darbą su „QuickBooks“ duomenimis, o ne už failo gąsdinimą.

Buhalterio kopijos siuntimas elektroniniu būdu

Jūsų klientas taip pat gali išsiųsti „QuickBooks“ buhalterio kopijos kopiją elektroniniu būdu, naudodamas „Intuit“ failų perdavimo paslaugą. Norėdami tai padaryti, klientas pasirenka Failas→ Siųsti įmonės failą→ Buhalterio kopija→ Kliento veikla→ Siųsti buhalteriui. „QuickBooks“ pateikia instrukcijas ekrane, kaip siųsti arba įkelti buhalterio kopiją į „Intuit“ serverį, įskaitant slaptažodžio pridėjimo veiksmus, kad apsaugotumėte įkeltą failą.

Įkėlus buhalterio kopiją, „Intuit“ serveris siunčia buhalteriui el. laišką su nuoroda, kurią buhalteris gali naudoti, kad atsisiųstų buhalterio kopijos failą. Kaip pažymėta, klientas pateikia slaptažodį, kad apribotų prieigą prie atsisiųsto failo, todėl buhalteriui šis slaptažodis reikalingas iš kliento prieš atsisiunčiant. Buhalteris taip pat turi bet kokį „QuickBooks“ slaptažodį, kad atidarytų atsisiųstą failą.

Jei galite, norite naudoti komandą Siųsti įmonės failą arba leisti klientams naudoti komandą Siųsti įmonės failą. Komanda Siųsti įmonės failą sutaupo daug dejavimo ir dantų griežimo. Tai taip pat yra labai saugus būdas dalytis buhalterio kopijomis. El. laiške, kurį gaunate iš Intuit, nuoroda nustoja galioti po kelių dienų. Atitinkamai, jei jūsų klientas atsiųs jums failą pirmąją dviejų savaičių atostogų dieną, nuoroda neveiks, kai grįšite į biurą. Nuorodos galiojimo laikas bus pasibaigęs.