Kaip sukurti „QuickBooks 2019“ pirkimo užsakymą

„ QuickBooks“ pirkimo užsakymas yra paprastas: jis pardavėjui nurodo, kad norite įsigyti kokią nors prekę. Tiesą sakant, pirkimo užsakymas yra pirkimo sutartis.

Daugelis mažų įmonių nenaudoja pirkimo užsakymų. Tačiau kai jos išauga iki tam tikro dydžio, daugelis įmonių nusprendžia jas naudoti, nes pirkimo užsakymai tampa nuolatiniais jų užsakytų prekių įrašais. Be to, pirkimo užsakymų naudojimas dažnai įformina pirkimo procesą įmonėje. Pavyzdžiui, galite nuspręsti, kad niekas jūsų įmonėje negali nusipirkti nieko, kas kainuoja daugiau nei 100 USD, nebent jis ar ji gaus pirkimo užsakymą. Jei tik galite išduoti pirkimo užsakymus, atlikdami šią procedūrą veiksmingai valdėte pirkimo veiklą.

Kaip sukurti tikrą „QuickBooks“ pirkimo užsakymą

Norėdami naudoti „QuickBooks“ pirkimo užsakymams kurti, atlikite šiuos veiksmus:

Pasakykite „QuickBooks“, kad norite sukurti pirkimo užsakymą, pasirinkdami Pardavėjai → Kurti pirkimo užsakymus.

„QuickBooks“ rodo rodomą langą.

Jei meniu Tiekėjai nepateikia komandos Kurti pirkimo užsakymus, „QuickBooks“ nežino, kad norite kurti pirkimo užsakymus.

Norėdami nustatyti tiekėją, iš kurio norite įsigyti prekę, naudokite išskleidžiamąjį sąrašą Pardavėjas.

Išskleidžiamajame sąraše Pardavėjas pateikiami visi jūsų tiekėjų sąraše esantys pardavėjai.

(Pasirenkama) Klasifikuokite pirkinį naudodami išskleidžiamąjį sąrašą Klasė.

Atminkite, kad nematote kurso išskleidžiamojo sąrašo, nebent esate įjungę kurso stebėjimą.

(Pasirenkama) Viršutiniame dešiniajame kampe esančiame išskleidžiamajame sąraše „Siųsti iki“ pasirinkite kitą siuntimo adresą.

Išskleidžiamajame sąraše „Siųsti į“ rodomas visų jūsų klientų, pardavėjų ir darbuotojų sąrašas. Siuntimo į adresą galite pakeisti pasirinkdami vieną iš šių kitų pavadinimų. Pasirinkę įrašą iš sąrašo „Siųsti“, „QuickBooks“ užpildo laukelį „Siųsti iki“ su atitinkama informacija.

Patvirtinkite pirkimo užsakymo datą.

Iš pradžių „QuickBooks“ įtraukia dabartinę sistemos datą į laukelį „Data“. Tačiau turėtumėte patvirtinti, kad data, kurią „QuickBooks“ įveda kaip pirkimo užsakymo datą, yra teisinga. Tai yra sutarties data. Dažnai data nustato sutarties sąlygas, pvz., dienų skaičių, per kurį prekė turi būti išsiųsta.

Patvirtinkite pirkimo užsakymo numerį.

Pirkimo užsakymo numeris arba PO numeris vienareikšmiškai identifikuoja pirkimo užsakymo dokumentą. „QuickBooks“ nuosekliai sunumeruoja pirkimo užsakymus ir įdeda atitinkamą numerį laukelyje PO Nr. „QuickBooks“ spėjimas apie tinkamą pirkimo užsakymo numerį paprastai yra teisingas. Jei jis neteisingas, galite įvesti pakaitinį numerį.

Patvirtinkite pardavėjo ir pristatymo informaciją.

Pardavėjo blokas ir Siuntimo blokas identifikuoja tiekėją, iš kurio perkate prekę, ir adresą, kuriuo norite, kad pardavėjas išsiųstų siuntą. Ši informacija turėtų būti teisinga, jei jūsų tiekėjų sąrašas yra atnaujintas ir teisingai naudojote išskleidžiamąjį sąrašą „Siųsti iki“, kad nustatytumėte, jei reikia, alternatyvų pristatymo adresą.

Nepaisant to, patvirtinkite, kad šiuose dviejuose adresų blokuose rodoma informacija yra teisinga. Jei informacija neteisinga, žinoma, pataisykite. Adreso bloko informaciją galite redaguoti pasirinkę neteisingą informaciją ir iš naujo įvesdami viską, kas turėtų būti rodoma.

Aprašykite kiekvieną prekę, kurią norite užsisakyti.

Norėdami išsamiai aprašyti kiekvieną prekę, kurią norite užsisakyti kaip pirkimo dalį, naudojate lango Sukurti pirkimo užsakymus stulpelius. Kiekvienas elementas eina į savo eilutę. Norėdami apibūdinti prekę, kurią norite įsigyti iš pardavėjo, pateikite šią informacijos dalį:

• Prekė: Prekės stulpelyje įrašomas unikalus prekės, kurią norite pirkti, prekės numeris. Atminkite, kad elementus reikia įvesti arba aprašyti prekių sąraše. Svarbiausia žinoti apie prekių sąrašą yra tai, kad viskas, ką norite parodyti sąskaitoje faktūroje arba pirkimo užsakyme, turi būti aprašyta prekių faile.

• Aprašymas: stulpelyje Aprašymas aprašote pasirinktą elementą. Taip pat galite redaguoti lauką Aprašymas, kad jis būtų naudingas klientams ar pardavėjams.

• Kiekis: stulpelyje Kiekis nurodomas norimos prekės kiekis. Akivaizdu, kad šiame lauke įveskite norimą elementų skaičių.

• Kaina: Kainos stulpelyje nurodoma prekės vieneto kaina arba vieneto tarifas. Atminkite, kad „QuickBooks“ šiam stulpeliui naudoja skirtingas etiketes, atsižvelgiant į jūsų nustatytos įmonės tipą.

• Klientas: stulpelyje Klientas nurodomas klientas, kuriam perkama prekė.

• Klasė: stulpelyje Klasė pirkimo užsakymo elementus klasifikuojate prekės lygiu, o ne pirkimo užsakymo lygiu. Atminkite, kad šio stulpelio nematysite, nebent įjungsite kurso stebėjimą.

• Suma: stulpelyje Suma rodoma bendra prekės išleista suma. „QuickBooks“ apskaičiuoja sumą už jus, padaugindama kiekį iš kurso (arba kainos). Galite redaguoti stulpelio sumą. Tokiu atveju „QuickBooks“ pakoreguoja kursą (arba kainą), kad kiekio kartų norma visada būtų lygi sumai.

Įvedate kiekvienos prekės, kuri turėtų būti įtraukta į pirkimo užsakymą, aprašymą. Tai reiškia, kad, pavyzdžiui, jei norite užsakyti šešias prekes iš pardavėjo, pirkimo užsakyme turi būti šešios informacijos eilutės.

Atsispausdinkite pirkimo užsakymą.

Pirkimo užsakymo įrašymo „QuickBooks“ tikslas yra sukurti oficialų pirkimo įrašą. Beveik visada norite perduoti šį pirkimo užsakymą pardavėjui. Pirkimo užsakymas pardavėjui tiksliai nurodo, ką norite įsigyti, ir kainą, kurią norite mokėti.

Norėdami atsispausdinti pirkimo užsakymą, galite spustelėti mygtuką Spausdinti. Taip pat galite spausdinti pirkimo užsakymus paketu vėliau, jei kurdami pirkimo užsakymus pažymėsite žymės langelį Spausdinti vėliau (pasiekiamas skirtuke Pagrindinis), išsaugosite visus pirkimo užsakymus, kuriuos norite spausdinti vėliau, tada pasirinksite Failas. Komanda → Spausdinti formas → Pirkimo užsakymai.

Išsaugokite pirkimo užsakymą.

Norėdami išsaugoti pirkimo užsakymą, spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir uždaryti arba Išsaugoti ir naują. Jei spustelėsite mygtuką Išsaugoti ir naujas, „QuickBooks“ išsaugo tą pirkimo užsakymą ir iš naujo parodo tuščią lango „Sukurti pirkimo užsakymus“ versiją, kad galėtumėte įrašyti kitą pirkimo užsakymą.

Pirkimo užsakymų patarimai ir gudrybės „QuickBooks 2019“.

Štai keletas svarbesnių pastebėjimų:

• Ne kiekvienas pirkinys nusipelno pirkimo užsakymo. Jei nesate įpratę dirbti su pirkimo užsakymais, pradėję naudotis šiuo patogiu įrankiu galite lengvai persistengti. Nepaisant to, atminkite, kad ne visi pirkimai garantuoja pirkimo užsakymus (žr. kitą punktą).
• Norėdami valdyti pirkimą, naudokite pirkimo užsakymus. Paprastai įmonės naudoja pirkimo užsakymus kaip būdą kontroliuoti ir dokumentuoti pirkimus. Tiesą sakant, daugeliui pirkinių tikrai nereikia pirkimo užsakymo. Akivaizdu, kad sumos, kurias sutikote pirkti ir kurios yra dokumentuojamos pagal standartines sutartis, pvz., telefono bendrovės, dujų bendrovės ir jūsų nuomotojo sąskaitas, pirkimo užsakymų nereikia. Be to, perkant kuklius, pavyzdžiui, biuro reikmenis, pirkimo užsakymų dažnai nereikia. Jums tikrai reikia būdo kontroliuoti šias išlaidas, tačiau pirkimo užsakymai tikriausiai nėra išeitis.
• Apsvarstykite kitas papildomas valdymo priemones. Kitos biudžeto kontrolės priemonės, tokios kaip „prižiūrėtojo patvirtinimas“ arba paprastas biudžetas, dažnai veikia taip pat.