Kaip redaguoti ir pertvarkyti ataskaitas „QuickBooks 2016“.

Galbūt pastebėjote, kad kai „QuickBooks“ rodomas ataskaitos dokumento langas, jame taip pat rodoma mygtukų eilutė: tinkinti ataskaitą, komentuoti ataskaitą, bendrinti šabloną, įsiminti, spausdinti, el. paštas, „Excel“ ir pan. Po šia įrankių juosta yra keletas išskleidžiamųjų sąrašų, susijusių su datomis, išskleidžiamasis sąrašas pavadinimu Stulpeliai ir išskleidžiamasis sąrašas Rūšiuoti pagal. (Ne visi šie sąrašai yra prieinami kiekviename ataskaitos dokumento lange.)

Jums nereikia jaudintis dėl šių mygtukų ir sąrašų. Perskaitykite tolesnę diskusiją, tik jei jaučiatės patogiai, atsipalaidavę ir tikrai švelnūs, gerai?

Modifikuojamas

Spustelėjus mygtuką Tinkinti ataskaitą, „QuickBooks“ parodo dialogo langą Modifikuoti ataskaitą. Šiame dialogo lange galite pakeisti ataskaitoje rodomą informaciją ir informacijos išdėstymo būdą (skirtukas Rodyti); duomenys, naudojami ataskaitai generuoti (skirtukas Filtrai); antraštės ir poraštės informacija (numatoma, antraštės / poraštės skirtukas); ir ataskaitoje naudojamo spaudinio šrifto ir dydžio (skirtukas Šriftai ir skaičiai).

Dialogo langas Modifikuoti ataskaitą.

Ataskaitos komentavimas

Galite komentuoti ataskaitą su komentarais (nauja „QuickBooks 2015“ funkcija). Norėdami tai padaryti, spustelėkite mygtuką Komentuoti ataskaitą. Kai ataskaitos lango apačioje „QuickBooks“ rodomas komentarų skydelis, spustelėkite mygtuką šalia praneštos vertės, kurią norite komentuoti, tada spustelėkite komentarų skydelyje, kad įvestumėte savo pastabas.

Norėdami išsaugoti savo komentarus, komentarų skydelyje spustelėkite mygtuką Išsaugoti. Norėdami išsaugoti ataskaitą ir visus pridėtus komentarus, spustelėkite mygtuką Išsaugoti viršutiniame kairiajame ataskaitos lango kampe. Norėdami vėliau pasiekti šias išsaugotas ataskaitas, pasirinkite Ataskaitos → Komentuojamos ataskaitos. Atminkite, kad taip pat galite atsispausdinti ir el. paštu anotuotą ataskaitą su komentarais naudodami mygtukus Spausdinti ir El. paštu, kurie rodomi ataskaitos lango viršuje, kairėje.

Ataskaitos langas su komentarų skydeliu.

Šablonų bendrinimas

Jei dirbate kelių vartotojų QuickBooks aplinkoje ir kuriate tinkintą ataskaitą, galite bendrinti šią ataskaitą su kitais vartotojais. Norėdami tai padaryti, spustelėkite mygtuką Bendrinti šabloną. Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Bendrinti šabloną, pavadinkite ir apibūdinkite bendrinamą ataskaitą naudodami ataskaitos pavadinimo ir aprašo teksto laukelius. Tada spustelėkite mygtuką Bendrinti.

Įsiminė

Jei žaidžiate su likusiais mygtukais, galite išsaugoti visas sukurtas tinkintas ataskaitos specifikacijas. Tiesiog spustelėkite mygtuką Prisiminti. „QuickBooks“ rodo dialogo langą Atsiminti ataskaitą, kuriame tiesiog prašoma įvesti tinkintos ataskaitos pavadinimą ir priskirti įsimintą ataskaitą ataskaitų grupei.

Kai įvardijate ir priskiriate tinkintą ataskaitą, „QuickBooks“ pateikia ją sąraše, kai pasirenkate Ataskaitos → Atmintinai įrašytos ataskaitos ir spustelėsite ataskaitų grupę. Taip pat galite pasiekti įsimintas ataskaitas iš ataskaitų centro ekrano viršaus. Kai norite naudoti specialią ataskaitą, tereikia ją pasirinkti iš sąrašo ir spustelėti mygtuką Pranešti.

„QuickBooks“ įsimena spausdinimo orientaciją kartu su ataskaita, todėl jei spausdinimo orientacija nėra tokia, kokios norite, pirmiausia turėtumėte ją pakeisti pasirinkdami Failas → Spausdintuvo sąranka. Pasirinkite orientaciją, kurią norite įsiminti, spustelėkite Gerai, tada įsiminkite ataskaitą.

El. paštu

Jei spustelėsite mygtuką El. paštas, „QuickBooks“ parodys išskleidžiamąjį komandų sąrašą, leidžiantį el. paštu išsiųsti „Excel“ darbaknygę arba ataskaitos PDF versiją kam nors kitam. Kai pasirenkate vieną iš komandų, nurodančių, kad norite siųsti ataskaitą el. paštu, tai, ką daro „QuickBooks“, priklauso nuo to, ar „QuickBooks“ mato, kad el. pašto programa jau nustatyta ir įdiegta.

Jei „QuickBooks“ nemato tokios programos, „QuickBooks“ rodo dialogo langą „Redaguoti el. pašto informaciją“. Jei „QuickBooks“ mato tokią programą, „QuickBooks“ paleidžia el. pašto programą ir prideda ataskaitą kaip naujo pranešimo priedą.

Eksportuojama

Jei spustelėsite „Excel“ mygtuką ir išskleidžiamajame meniu pasirinksite Sukurti naują darbalapį, „QuickBooks“ parodys dialogo langą Siųsti ataskaitą į „Excel“. Šį dialogo langą galite naudoti norėdami sukurti „Excel“ ataskaitą, kurioje yra ta pati informacija, kaip parodyta ataskaitoje. Pasirinkite akutę Sukurti naują darbalapį, kad sukurtumėte naują „Excel“ darbaknygę su ataskaitos informacija, ir akutę Atnaujinti esamą darbalapį, kad įtrauktumėte ataskaitą į esamą „Excel“ darbaknygę.

Dialogo langas Siųsti ataskaitą į Excel.

Taip pat galite pabandyti eksportuoti kableliais atskirtų reikšmių (CSV) failą (šiuos failus gali atidaryti kitos elektroninės skaičiuoklės programos ir duomenų bazės programos) į konkrečią Excel darbaknygės failą ir spustelėję mygtuką Išplėstinė, kad būtų rodomas kitas dialogo langas. leidžia valdyti, kaip formatuojama eksportuota informacija.

Gal koks draugiškas pasiūlymas? Nedvejodami eksperimentuokite su visomis specialiomis eksportavimo parinktimis. Tiesiog atminkite, kad eksportavę „QuickBooks“ ataskaitą į naują tuščią „Excel“ darbaknygę, ten taip pat galite atlikti bet kurį iš šių įmantrių dalykų – specialų formatavimą ir pan.

Kiti mygtukai ir dėžutės

Jei norite pamatyti, kaip veikia „Slėpti antraštę“, „Sutraukti“ ir „Datos“, tiesiog pabarstykite. Jūs negalite nieko pakenkti.

Jei pakeisite ataskaitos datas, spustelėkite mygtuką Atnaujinti, kad atnaujintumėte ataskaitą. Norėdami nustatyti ataskaitų atnaujinimo parinktis, pasirinkite Redaguoti → Nuostatos. Tada kairėje esančiame sąraše spustelėkite piktogramą Ataskaitos ir grafikai ir, jei reikia, spustelėkite skirtuką Mano nuostatos. Spustelėkite vieną iš parinkčių Ataskaitos ir diagramos, tada spustelėkite Gerai.