Kaip pridėti vartotojų „QuickBooks Pro“ ir „Premier“.

Norėdami valdyti prieigą prie „QuickBooks“ duomenų failo, galite naudoti ne tik vieną slaptažodį. „QuickBooks“ leidžia nustatyti kelis „QuickBooks“ duomenų failo slaptažodžius. Norėdami nustatyti papildomus vartotojus „QuickBooks Pro“ ir „QuickBooks Premier“, atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite komandą Įmonė → Nustatyti vartotojus ir slaptažodžius → Nustatyti vartotojus.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Vartotojų sąrašas (nerodomas), kuriame nurodomi visi vartotojai, kuriems buvo nustatyta „QuickBooks“ prieiga ir kurie šiuo metu yra prisijungę prie sistemos.

Pasakykite „QuickBooks“, kad norite pridėti vartotoją, spustelėdami mygtuką „Pridėti vartotoją“.

„QuickBooks“ rodo pirmąjį vartotojo slaptažodžio ir prieigos dialogo langą.

Identifikuokite vartotoją ir pateikite slaptažodį.

Suteikite kiekvienam vartotojui, kuriam nustatote slaptažodį, vartotojo vardą, laukelyje Vartotojo vardas įvesdami trumpą vardą – galbūt vartotojo vardą. Kai identifikuojate vartotoją, įvesite vartotojo slaptažodį ir teksto laukeliuose Slaptažodis, ir Patvirtinti slaptažodį.

Spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte, tada nurodykite, ar norite apriboti naujo vartotojo prieigą.

Kai „QuickBooks“ rodomas antrasis vartotojo slaptažodžio ir prieigos dialogo langas, nurodykite, ar norite apriboti vartotojo prieigą ir teises. Jei norite apriboti prieigą ir teises ( teisės yra tiesiog tai, ką gali padaryti vartotojas), pasirinkite radijo mygtuką Selected Areas of QuickBooks. Jei norite, kad vartotojas galėtų ką nors padaryti, pasirinkite radijo mygtuką Visos QuickBooks sritys. Jei nurodote, kad naujasis vartotojas turėtų turėti prieigą prie visų „QuickBooks“ sričių, baigsite nustatyti vartotojo slaptažodį. Galite praleisti likusius veiksmus.

Spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte ir apibūdintumėte prieigą prie informacijos apie pardavimus ir gautinas sumas bei užduotis.

Atlikus 4 veiksmą, „QuickBooks“ rodomas trečiasis vartotojo slaptažodžio ir prieigos dialogo langas. Tai pirmasis dialogo langų ciklas, kuriame pateikiami išsamūs klausimai apie tai, kokią prieigą kiekvienas vartotojas turėtų turėti tam tikroje srityje.

Pavyzdžiui, kalbant apie pardavimo veiklą, „QuickBooks“ klausia apie prieigą prie operacijų (pvz., sąskaitų faktūrų, kredito pažymų ir informacijos apie gautinas sąskaitas). Galite nurodyti, kad vartotojas neturėtų turėti prieigos, pasirinkdami akutę No Access. Galite nurodyti, kad vartotojas turėtų turėti visišką prieigą, pasirinkdami akutę Visa prieiga. Jei vartotojas turėtų turėti dalinę prieigą, pažymėkite pasirinktinės prieigos radijo mygtuką, tada pasirinkite vieną iš papildomos pasirinktinės prieigos mygtukų: Kurti tik operacijas, Kurti ir spausdinti operacijas arba Kurti operacijas ir kurti ataskaitas.

Spustelėkite Pirmyn, tada aprašykite pirkinių ir mokėtinų sąskaitų teises.

Kai atliksite 5 veiksmą spustelėdami Pirmyn, „QuickBooks“ parodys ketvirtą dialogo langą „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“, kuris leidžia nurodyti, kokią prieigą turi šis naujas vartotojas pirkinių ir mokėtinų sąskaitų srityse. Galite pasirinkti akutę No Access. Galite pasirinkti akutę „Visa prieiga“. Arba galite pasirinkti vidurį, pasirinkdami Selective Access radijo mygtuką ir vieną iš Selektyviosios prieigos antrinių mygtukų. Pardavimų ir gautinų sumų sričiai taikomos tos pačios teisių ir prieigos nustatymo taisyklės, kurios galioja pirkimų ir mokėtinų sumų sričiai.

Spustelėkite Pirmyn, tada aprašykite likusias vartotojo teises ir prieigą.

Spustelėjus mygtuką Kitas, rodomą kiekvienos dialogo lango „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ versijos apačioje, „QuickBooks“ parodo keletą kitų dialogo lango versijų, kurias naudoja užklausai apie vartotojo teises ir prieigą. Pavyzdžiui, aprašius, kokios teisės yra tinkamos vartotojui pirkinių ir mokėtinų sąskaitų srityje, „QuickBooks“ klausia apie čekio ir kredito kortelių sritį. Tada jis klausia apie inventoriaus sritį. Tada jis klausia apie darbo užmokestį. Tada klausia apie bendrą, jautrią buhalterinę veiklą. Galiausiai „QuickBooks“ klausia apie prieigą prie finansinių ataskaitų teikimo galimybių.

Apribojate teises kiekvienoje iš šių kitų sričių taip pat, kaip tai darote pardavimo ir gautinų sumų bei pirkimų ir mokėtinų sąskaitų srityse. Tiesiog būkite apgalvotas eidami per ekranus ir apribokite vartotojo galimybes. Norite, kad vartotojai turėtų teises, būtinas savo darbui atlikti, bet nenorite suteikti jiems daugiau teisių, nei jiems reikia.

Nurodykite, ar vartotojas gali keisti arba ištrinti operacijas.

Peržiūrėję maždaug pusšimtį dialogo langų „Nustatyti naudotojo slaptažodį ir prieigos“ versijų, kuriuose klausiama apie konkrečias apskaitos sritis, „QuickBooks“ parodo dialogo lango „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ puslapį „Sandorių keitimas arba ištrynimas“. Puslapyje „Operacijų keitimas arba ištrynimas“ galite nurodyti, ar vartotojas gali arba negali pakeisti operacijų, įrašytų iki galutinio termino. Apskritai norite apriboti vartotojo galimybes keisti arba ištrinti operacijas.

Spustelėkite Pirmyn ir peržiūrėkite sprendimus dėl teisių.

Spustelėjus Pirmyn, „QuickBooks“ parodo galutinę dialogo lango „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ versiją, kurioje nurodomos vartotojo teisės, kurias priskyrėte arba suteikėte. Naudodami šį dialogo langą galite peržiūrėti kieno nors turimas teises. Jei suprantate, kad teises priskyrėte neteisingai, spustelėkite mygtuką Atgal, kad dialogo lange grįžtumėte į tą, kuriame padarėte klaidą. Pakeiskite teisių priskyrimą ir spustelėkite mygtuką Kitas, kad grįžtumėte į paskutinį dialogo lango Set Up User Password and Access langą.

Baigę peržiūrėti vartotojo teises ir prieigą, spustelėkite Baigti.

Nuo šio momento naujasis vartotojas galės naudotis „QuickBooks“; tačiau jo teisės apsiriboja jūsų nurodytomis teisėmis.

Buhalteriai dažnai nori matyti konkrečių vartotojų teises. Tai ypač aktualu, jei jūsų CPA audituoja kaip metinio uždarymo dalį. (Pvz., galite būti tikrinami, jei bankas nori audituotų finansinių ataskaitų.) „QuickBooks“ nesuteikia būdo atspausdinti informaciją, rodomą dialogo lange „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“. Tačiau „Windows“ leidžia naudoti mygtuką „Print Screen“, kad užfiksuotumėte „QuickBooks“ programos lango ekrano kopiją ir dialogo langą „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“.

Paspauskite Alt + Print Scrn, kad padarytumėte dialogo lango ekrano kopiją. Tai nukopijuoja ekrano vaizdą į „Windows“ mainų sritį. Tada atidarykite „Paint“ pasirinkdami Pradėti → Programos → Priedai → Paint. Įklijuokite vaizdą į „Paint“ paspausdami Ctrl+V. Galite pamatyti klaidos pranešimą, kuriame sakoma, kad vaizdas iškarpinėje yra didesnis nei taškinė schema. Ar norėtumėte padidinti taškinę schemą? Spustelėkite Taip. Išsaugokite ekrano kopiją pasirinkdami Failas → Išsaugoti kaip. Galbūt norėsite tokiu būdu užfiksuoti ekrano kopijos vaizdą, kad įrašytumėte naudotojo prieigą ir darbuotojų teises.