Kaip pridėti vartotojų „QuickBooks Enterprise Solutions“.

Jei „QuickBooks“ naudos daugiau nei vienas asmuo, norite nustatyti papildomų vartotojų. Norėdami pridėti vartotojų prie „QuickBooks Enterprise Solutions“, atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite komandą Įmonė → Vartotojai → Nustatyti vartotojus ir vaidmenis.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Vartotojas ir vaidmenys. Dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys nurodo visus vartotojus, kuriems nustatyta prieiga prie „QuickBooks“, ir vaidmenis, kuriuos „QuickBooks“ gali atlikti naudodama „QuickBooks“. Vartotojų sąrašas, kuris rodomas dialogo lango skirtuke Vartotojų sąrašas, taip pat nurodo, kas šiuo metu yra prisijungęs prie sistemos.

Pasakykite „QuickBooks“, kad norite pridėti vartotoją, spustelėdami mygtuką Naujas.

Spustelėjus šį mygtuką, „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Naujas vartotojas.

Identifikuokite vartotoją ir pateikite slaptažodį.

Kiekvienam vartotojui, kuriam nustatote, turite suteikti vartotojo vardą. Tai galite padaryti įvesdami trumpą vardą – galbūt vartotojo vardą – laukelyje Vartotojo vardas. Kai identifikuojate vartotoją, įvesite vartotojo slaptažodį ir teksto laukeliuose Slaptažodis, ir Patvirtinti slaptažodį.

Nustatykite vartotojo vaidmenį (-us).

Naudokite sąrašo laukelį Galimi vaidmenys, kad pasirinktumėte vaidmenis (arba pareigas), kuriuos atlieka vartotojas. Tada įtraukite pasirinktą vaidmenį į vartotojo priskirtų vaidmenų sąrašą spustelėdami mygtuką Pridėti. Norėdami pašalinti vaidmenį iš vartotojo, pasirinkite vaidmenį sąrašo lauke Priskirti vaidmenys ir spustelėkite Pašalinti.

Naujo vartotojo dialogo lango apačioje esančiame langelyje Aprašymas išsamiau aprašomas vaidmuo, įskaitant „QuickBooks“ vartotojo, kuriam paprastai gali būti priskirtas pasirinktas vaidmuo, tipą.

(Pasirenkama) Jei reikia, pakeiskite vaidmenis.

Galite patikslinti vaidmenis, kuriuos priskiriate (su QuickBooks pagalba). Norėdami tai padaryti, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys pasirinkite skirtuką Vaidmenys, spustelėkite vaidmenį, kurį norite pakeisti, tada spustelėkite mygtuką Redaguoti.

Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Redaguoti vaidmenį, sąraše „Sritis ir veikla“ pasirinkite apskaitos veiklą arba sritį, tada naudokite srities prieigos lygio mygtukus, kad nurodytumėte, ką gali daryti pasirinktą vaidmenį turintis vartotojas. Galite nurodyti, kad vartotojas neturėtų turėti prieigos, pasirinkdami akutę Nėra.

Galite nurodyti, kad vartotojas turėtų turėti visišką prieigą, pasirinkdami akutę Visas. Jei vartotojas turėtų turėti dalinę prieigą, pasirinkite mygtuką Dalinis ir pažymėkite arba išvalykite (jei reikia) laukelius Kurti, Keisti, Naikinti, Spausdinti ir Peržiūrėti balansą. Spustelėkite Gerai, kad išsaugotumėte bet kokius vaidmenų pakeitimus ir grįžtumėte į dialogo langą Vartotojai ir vaidmenys.

Galite pamatyti, kokią prieigą iš pradžių turi bet kuris vaidmuo, pasirinkę vieną iš įrašų sąraše Sritis ir veikla. „QuickBooks“ naudoja srities prieigos lygio mygtukus ir langelius, kad parodytų esamus vaidmens nustatymus.

Paprastai, kalbant apie apskaitos valdiklius, reikia suteikti minimalią prieigą. Jei kam nors nereikia prieigos prie „QuickBooks“ duomenų failo kasdienėms pareigoms atlikti, turėtumėte pasirinkti mygtuką Nėra.

Jei kam nors reikia šiek tiek prieigos – galbūt parengti darbų sąmatas ar sąskaitas faktūras – suteikiate tik tokią prieigą ir nieko daugiau.

Kuo daugiau galimybių darbuotojams, subrangovams ar buhalteriams suteiksite makaronams savo apskaitos sistemoje, tuo didesnė rizika, kad kas nors netyčia ar tyčia gali įvesti klaidų į sistemą. Be to, kuo daugiau teisių ir prieigos suteikiate, tuo lengviau kas nors iš jūsų pavogs.

(Pasirenkama) Peržiūrėkite naudotojo leidimus.

Nustatę vartotoją turėtumėte (kad būtumėte atsargūs) peržiūrėti vartotojui suteiktus leidimus. Norėdami tai padaryti, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys spustelėkite skirtuką Vartotojų sąrašas, pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Žiūrėti teises.

Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas View Permissions, pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Rodyti, kad pamatytumėte langą „View Permissions“, kuriame pateikiamas labai išsamus sąrašas, ką vartotojas gali ir ko negali daryti.

(Pasirenkama) Peržiūrėkite savo vaidmens pakeitimus.

Jei keičiate vaidmens leidimus, tikriausiai taip pat norėsite peržiūrėti tuos pakeitimus. Norėdami tai padaryti, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys spustelėkite skirtuką Vaidmenų sąrašas, pasirinkite vaidmenį, tada spustelėkite mygtuką Peržiūrėti leidimus. „QuickBooks“ rodo kitą dialogo lango „View Permissions“ versiją, kurioje pateikiami jūsų ir „QuickBooks“ nustatyti vaidmenys.

Pasirinkite vaidmenį, kurį norite peržiūrėti, tada spustelėkite mygtuką Peržiūrėti leidimus. „QuickBooks“ rodo kitą lango „View Permissions“ versiją su išsamiu sąrašu, ką asmuo, turintis vaidmenį, gali ir ko negali padaryti.

Baigę peržiūrėti vartotojo ir vaidmens teises, spustelėkite Uždaryti, kad uždarytumėte visus atidarytus langus, tada spustelėkite mygtuką Atšaukti arba Uždaryti, kad uždarytumėte visus atidarytus dialogo langus.

Nuo šio momento naujasis vartotojas gali naudoti „QuickBooks“; tačiau jo teisės apsiriboja jūsų nurodytomis teisėmis.

Buhalteriai dažnai nori matyti konkrečių vartotojų teises. Tai ypač aktualu, jei jūsų CPA audituoja kaip metinio uždarymo dalį. (Pvz., galite būti tikrinami, jei bankas nori audituotų finansinių ataskaitų.)

„QuickBooks“ peržiūros leidimų langas yra puikus būdas peržiūrėti šiuos duomenis internete, o jei norite atspausdinti leidimų informacijos kopiją, tereikia spustelėti lango mygtuką Spausdinti.