Kaip pridėti vartotojų „QuickBooks 2018 Pro“ ir „Premier“.

Norėdami valdyti prieigą prie „QuickBooks“ duomenų failo, galite naudoti ne tik vieną slaptažodį. Galite nustatyti kelis „QuickBooks“ duomenų failo slaptažodžius. Puiku yra tai, kad galite nurodyti „QuickBooks“ leisti tam tikriems vartotojams ir slaptažodžiams atlikti tik tam tikrus veiksmus. Tai skamba sudėtingai, bet iš tikrųjų taip nėra. Pavyzdžiui, įmonės savininkas gali turėti slaptažodį, leidžiantį jai daryti bet ką. Bet, pavyzdžiui, naujas buhalteris gali turėti slaptažodį, leidžiantį tik įrašyti sąskaitas sistemoje.

Norėdami nustatyti papildomus vartotojus „QuickBooks Pro“ ir „QuickBooks Premier“, atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite komandą Įmonė → Nustatyti vartotojus ir slaptažodžius → Nustatyti vartotojus.
„QuickBooks“ rodo dialogo langą Vartotojų sąrašas (nerodomas), kuriame nurodomi visi vartotojai, kuriems buvo nustatyta „QuickBooks“ prieiga ir kurie šiuo metu yra prisijungę prie sistemos.

Pasakykite „QuickBooks“, kad norite pridėti vartotoją, spustelėdami mygtuką „Pridėti vartotoją“.
„QuickBooks“ rodo pirmąjį vartotojo slaptažodžio ir prieigos dialogo langą.

Identifikuokite vartotoją ir pateikite slaptažodį.
Suteikite kiekvienam vartotojui, kuriam nustatote slaptažodį, vartotojo vardą, laukelyje Vartotojo vardas įvesdami trumpą vardą – galbūt vartotojo vardą. Kai identifikuojate vartotoją, įvesite vartotojo slaptažodį ir teksto laukeliuose Slaptažodis, ir Patvirtinti slaptažodį.

Spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte, tada nurodykite, ar norite apriboti naujo vartotojo prieigą.
Kai „QuickBooks“ rodomas antrasis vartotojo slaptažodžio ir prieigos dialogo langas, nurodykite, ar norite apriboti vartotojo prieigą ir teises. Jei norite apriboti prieigą ir teises ( teisės yra tiesiog tai, ką gali padaryti vartotojas), pasirinkite radijo mygtuką Selected Areas of QuickBooks. Jei norite, kad vartotojas galėtų ką nors padaryti, pasirinkite radijo mygtuką Visos QuickBooks sritys. Jei nurodote, kad naujasis vartotojas turėtų turėti prieigą prie visų „QuickBooks“ sričių, baigsite nustatyti vartotojo slaptažodį ir galite praleisti likusius veiksmus.

Spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte ir apibūdintumėte prieigą prie informacijos apie pardavimus ir gautinas sumas bei užduotis.
Kai baigiate 4 veiksmą, „QuickBooks“ parodo trečiąjį dialogo langą „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ – pirmąjį iš dialogo langų, kurie veda į pokalbį ir pateikia išsamius klausimus apie tai, kokią prieigą prie konkrečios srities turėtų turėti kiekvienas vartotojas. . Pavyzdžiui, kalbant apie pardavimo veiklą, „QuickBooks“ klausia apie prieigą prie operacijų (pvz., sąskaitų faktūrų, kredito pažymų ir informacijos apie gautinas sąskaitas). Galite nurodyti, kad vartotojas neturėtų turėti prieigos, pasirinkdami akutę No Access. Galite nurodyti, kad vartotojas turėtų turėti visišką prieigą, pasirinkdami akutę Visa prieiga. Jei vartotojas turėtų turėti dalinę prieigą, pažymėkite pasirinktinės prieigos akutę, tada pasirinkite vieną iš papildomų mygtukų: Kurti tik operacijas, Kurti ir spausdinti operacijas arba Kurti operacijas ir kurti ataskaitas.

Spustelėkite Pirmyn, tada aprašykite pirkinių ir mokėtinų sąskaitų teises.
Kai baigsite 5 veiksmą spustelėdami Kitas, „QuickBooks“ parodys ketvirtą vartotojo slaptažodį ir prieigos nustatymo dialogo langą, kuris leidžia nurodyti, kokią prieigą turi šis naujas vartotojas pirkinių ir mokėtinų sąskaitų srityse. Galite pasirinkti akutę No Access. Galite pasirinkti akutę „Visa prieiga“. Arba galite pasirinkti vidurį, pasirinkdami Selective Access radijo mygtuką ir vieną iš papildomų mygtukų. Pardavimų ir gautinų sumų sričiai taikomos tos pačios teisių ir prieigos nustatymo taisyklės, kurios galioja pirkimų ir mokėtinų sumų sričiai.

Spustelėkite Pirmyn, tada aprašykite likusias vartotojo teises ir prieigą.
Spustelėjus mygtuką Kitas, rodomą kiekvienos dialogo lango „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ versijos apačioje, „QuickBooks“ parodo keletą kitų dialogo lango versijų, kurias naudoja užklausai apie vartotojo teises ir prieigą. Pavyzdžiui, kai aprašysite, kokios teisės yra tinkamos vartotojui pirkinių ir mokėtinų sąskaitų srityje, „QuickBooks“ klausia apie čekio ir kredito kortelių sritį. Tada jis klausia apie inventoriaus sritį. Toliau klausiama apie darbo užmokestį, o po to – klausimai apie bendrą, jautrią buhalterinę veiklą. Galiausiai „QuickBooks“ klausia apie prieigą prie finansinių ataskaitų teikimo galimybių. Apribojate teises kiekvienoje iš šių kitų sričių taip pat, kaip tai darote pardavimo ir gautinų sumų bei pirkimų ir mokėtinų sąskaitų srityse. Todėl, Nesiruošiu aprašyti, kaip vėl ir vėl pasirenkate parinkties „No Access“, „Full Access“ parinkties mygtuką arba „Selective Access“ mygtuką. Tiesiog būkite apgalvotas eidami per ekranus, apribodami vartotojo teises. Norite, kad vartotojai turėtų teises, būtinas savo darbui atlikti, bet nenorite suteikti jiems daugiau teisių, nei jiems reikia.

Nurodykite, ar vartotojas gali keisti arba ištrinti operacijas.
Peržiūrėję maždaug pusšimtį dialogo langų „Nustatyti naudotojo slaptažodį ir prieigos“ versijų, kuriuose klausiama apie konkrečias apskaitos sritis, „QuickBooks“ parodo dialogo lango „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ puslapį „Sandorių keitimas arba ištrynimas“. Puslapyje „Operacijų keitimas arba ištrynimas“ galite nurodyti, ar vartotojas gali arba negali pakeisti operacijų, įrašytų iki galutinio termino. Apskritai norite apriboti vartotojo galimybę keisti arba ištrinti operacijas.

Spustelėkite Pirmyn ir peržiūrėkite sprendimus dėl teisių.
Spustelėjus Pirmyn, „QuickBooks“ parodo galutinę dialogo lango „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ versiją, kurioje nurodomos vartotojo teisės, kurias priskyrėte arba suteikėte. Naudodami šį dialogo langą galite peržiūrėti asmens teises. Jei suprantate, kad teises priskyrėte neteisingai, spustelėkite mygtuką Atgal, kad dialogo lange grįžtumėte į tą, kuriame padarėte klaidą. Pakeiskite teisių priskyrimą ir spustelėkite mygtuką Kitas, kad grįžtumėte į paskutinį dialogo lango Set Up User Password and Access langą.

Baigę peržiūrėti vartotojo teises ir prieigą, spustelėkite Baigti.
Nuo šio momento naujasis vartotojas galės naudotis „QuickBooks“; jo teisės apsiriboja jūsų nurodytomis teisėmis.