Kaip paruošti sąskaitas faktūras naudojant „QuickBooks 2021“.

Atlikę visus parengiamuosius darbus, greitai paruošite sąskaitą faktūrą naudodami „ QuickBooks“ . Jei mygtukų paspaudimas ir teksto laukelių pildymas tampa senas, praleiskite toliau pateiktą komentarą ir tiesiog parodykite langą Kurti sąskaitas faktūras – pasirinkdami Klientai → Kurti sąskaitas faktūras arba spustelėdami sąskaitų faktūrų piktogramą pagrindiniame puslapyje. Tada užpildykite šį langą ir spustelėkite mygtuką Spausdinti. Jei norite daugiau pagalbos, nei suteikia vienas sakinys, skaitykite nuoseklias instrukcijas.

Tolesniuose žingsniuose aprašysiu, kaip sukurti sudėtingiausią ir sudėtingiausią sąskaitą faktūrą: produkto sąskaitą faktūrą. Kai kurie gaminio sąskaitos faktūros laukai nerodomi paslaugų ar profesionalų sąskaitoje faktūroje, tačiau nesijaudinkite, ar jūsų verslas yra paslaugų, ar profesionalus. Paslaugos ar profesionalios sąskaitos sukūrimas iš esmės veikia taip pat, kaip ir prekės sąskaitos faktūros sukūrimas; tiesiog užpildykite mažiau laukų. Ir atminkite, kad pradedate nuo 1 ir 2 veiksmo, nesvarbu, kokio tipo sąskaitą faktūrą kuriate. Be tolesnių veiksmų, štai kaip sukurti sąskaitą faktūrą:

1. Atidarykite langą Sukurti sąskaitas faktūras pasirinkę Klientai → Sukurti sąskaitas faktūras.

Pasirodo langas Sukurti sąskaitas faktūras, kaip parodyta.

2. Išskleidžiamajame meniu Šablonas pasirinkite norimą naudoti šabloną arba sąskaitos faktūros formą.

„QuickBooks“ pateikiama su iš anksto nustatytais sąskaitų faktūrų formų tipais, įskaitant „Produktą“, „Profesionalų“, „Paslaugą“ ir (atsižvelgiant į tai, kaip nustatėte „QuickBooks“ ir kokią „QuickBooks“ versiją naudojate) keletą kitų specializuotų sąskaitų faktūrų šablonų. Kuris iš jų rodomas pagal numatytuosius nustatymus, priklauso nuo to, ką pasakėte „QuickBooks“ apie savo verslą „QuickBooks“ sąrankos metu. Taip pat galite sukurti savo tinkintą sąskaitos faktūros šabloną (arba modifikuoti esamą).

3. Identifikuokite klientą ir, jei reikia, darbą naudodami išskleidžiamąjį meniu Klientas: Darbas .

Slinkite per išskleidžiamąjį meniu Klientas: Darbas, kol pamatysite reikalingą klientą arba darbo pavadinimą; tada spustelėkite jį.

4. (Neprivaloma) Sąskaitai faktūrai priskirkite klasę.

Jei naudojate klases išlaidoms ir pajamoms stebėti, suaktyvinkite išskleidžiamąjį meniu Klasė ir pasirinkite tinkamą sąskaitos faktūros klasę. Norėdami įjungti arba išjungti šį patogų operacijų skirstymo į kategorijas būdą (kai kurioms įmonėms tai yra per daug), pasirinkite Redaguoti → Nuostatos, kairėje spustelėkite Apskaita, spustelėkite skirtuką Įmonės nuostatos, tada pažymėkite arba išvalykite žymės langelį Naudoti klasės stebėjimą. (Paveikslėlyje nerodomas klasės meniu.)

Sąskaitų faktūrų kūrimo langas

5. Nurodykite sąskaitos faktūros datą.

Kelis kartus paspauskite Tab, kad perkeltumėte žymeklį į teksto laukelį Data. Tada įveskite teisingą datą MM/DD/YYYY formatu. Taip pat galite naudoti šiuos slaptus kodus norėdami pakeisti datą:

• • Paspauskite + (pliuso simbolis), kad perkeltumėte datą viena diena į priekį.
  • Norėdami perkelti datą viena diena atgal, paspauskite – (minuso simbolis).
  • Paspauskite T, kad pakeistumėte datą į šiandienos datą (kaip nurodo sistemos laikas, kurį pateikia jūsų kompiuterio vidinis laikrodis).
  • Paspauskite M, kad pakeistumėte datą į pirmąją mėnesio dieną (nes M yra pirmoji žodžio mėnuo raidė ).
  • Paspauskite H, kad pakeistumėte datą į paskutinę mėnesio dieną (nes H yra paskutinė žodžio mėnuo raidė ).
  • Paspauskite Y, kad pakeistumėte datą į pirmąją metų dieną (nes, be jokios abejonės, galite atspėti, Y yra pirmoji žodžio metai raidė ).
  • Paspauskite R, kad pakeistumėte datą į paskutinę metų dieną (nes R yra paskutinė žodžio metai raidė ).

Taip pat galite spustelėti mygtuką, esantį dešiniajame lauko datos gale, kad būtų rodomas mažas kalendorius. Norėdami pasirinkti datą iš kalendoriaus, tiesiog spustelėkite norimą datą. Spustelėkite rodykles viršutiniame kairiajame ir viršutiniame dešiniajame kalendoriaus kampuose, kad būtų rodomas ankstesnis arba kitas mėnuo.

6. (Pasirenkama) Teksto laukelyje Sąskaitos faktūros Nr. įveskite sąskaitos numerį.

„QuickBooks“ siūlo sąskaitos faktūros numerį, pridėdama 1 prie paskutinės jūsų naudotos sąskaitos faktūros numerio. Galite sutikti su šiuo papildymu arba, jei reikia, pereiti prie teksto laukelio Sąskaita faktūra # ir pakeisti numerį į bet kokį norimą numerį.

7. Jei reikia, pataisykite sąskaitos gavėjo adresą.

„QuickBooks“ paima atsiskaitymo adresą iš klientų sąrašo. Galite pakeisti sąskaitos faktūros adresą pakeisdami tam tikrą įprasto atsiskaitymo adreso dalį. Pavyzdžiui, galite įterpti kitą eilutę, kurioje parašyta Dėmesio: William Bobbins , jei tai asmens, kuriam turi būti išrašyta sąskaita, vardas.

8. Jei reikia, pataisykite siuntimo adresą.

Jaučiuosi kaip sumuštas rekordas, bet štai toks susitarimas: „QuickBooks“ taip pat paima pristatymo adresą iš klientų sąrašo. Taigi, jei pristatymo adresas turi kažką neįprasto tik šioje sąskaitoje faktūroje, galite pakeisti adresą pakeisdami arba įtraukdami informaciją į adreso bloką Siuntimas. Atminkite, kad „QuickBooks“ stebės kiekvieną pristatymo adresą, kurį naudojate klientui, taigi, jei anksčiau naudojote pristatymo adresą, galbūt galėsite jį pasirinkti išskleidžiamajame meniu „Siųsti į“.

9. (Neprivaloma . . . rūšiuoti) Teksto laukelyje PO numeris nurodykite pirkimo užsakymo numerį.

Jei klientas išduoda pirkimo užsakymus (PO), įveskite pirkimo užsakymo, leidžiančio šį pirkimą, numerį. (Tik dėl įrašo, PO tariamas pee-oh, o ne poh arba poo. )

10. Nurodykite mokėjimo sąlygas pasirinkdami parinktį išskleidžiamajame meniu Sąlygos.

11. (Neprivaloma) Pavadinkite pardavimo atstovą.

Repas nesilaiko reputacijos, todėl nerašykite čia trijų raidžių redakcinių komentarų (nors norėčiau pamatyti, ką galite padaryti su trimis raidėmis). Jei norite stebėti pardavimą pagal pardavimo atstovą, naudokite išskleidžiamąjį meniu Rep. Tiesiog suaktyvinkite meniu spustelėdami jo rodyklę ir pasirinkite pavadinimą. Pardavimo atstovai gali apimti darbuotojus, bet gali būti ir kitų žmonių, kuriuos įtraukėte į kitus sąrašus. Norėdami greitai pridėti pardavimo atstovą, pasirinkite Pridėti naują ir naudokite patogius dialogo langus, kuriuos rodo „QuickBooks“. Norėdami dirbti su pardavimo atstovų sąrašu, pasirinkite Sąrašai → Klientų ir tiekėjų profilių sąrašai → Pardavimo atstovų sąrašas.

12. Nurodykite pristatymo datą, jei tai kita nei sąskaitos faktūros data.

Norėdami nurodyti datą, tiesiog perkelkite žymeklį į teksto laukelį Siuntimas ir įveskite datą formatu MM/DD/YYYY. Galite perkelti žymeklį paspausdami Tab arba spustelėdami teksto laukelį.

Kitas greitas patarimas: prisiminkite visus tuos slaptus kodus, apie kuriuos kalbu 5 veiksme, kad pakeistumėte sąskaitos faktūros datą? Jie taip pat veikia keičiant pristatymo datą.

13. Nurodykite pristatymo būdą.

Tikriausiai galite atspėti, kaip nurodote siuntimo būdą, bet lygiagreti struktūra ir kompulsyvi asmenybė verčia mane tęsti. Taigi, norėdami nurodyti pristatymo būdą, perkelkite žymeklį į išskleidžiamąjį meniu Per ir iš jo pasirinkite pristatymo būdą.

Beje, į meniu galite įtraukti naujų pristatymo būdų pasirinkdami Pridėti naują ir užpildydami mielą mažą dialogo langą, kurį rodo „QuickBooks“. Nustatyti naujus siuntimo būdus tikrai labai paprasta.

14. Nurodykite FOB tašką naudodami FOB teksto laukelį.

FOB reiškia nemokamai laive. FOB taškas yra svarbesnis, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio – bent jau verslo prasme – nes pagal FOB tašką nustatoma, kada įvyksta nuosavybės perdavimas, kas apmoka krovinius ir kas prisiima prekių sugadinimo gabenimo metu riziką.

Jei siunta pristatymo vietoje yra nemokama, parduodamų prekių nuosavybės teisė pereina pirkėjui, kai tik prekės iškeliauja iš pardavėjo laivybos doko. (Atminkite, kad esate pardavėjas.) Tokiu atveju pirkėjas sumoka krovinio mokestį ir prisiima gabenimo žalos riziką. Galite nurodyti FOB siuntimo vietą kaip FOB siuntimo vietą arba kaip miesto pavadinimą. Pavyzdžiui, jei siuntimo vieta yra Sietlas, FOB Sietlas yra tas pats, kas FOB siuntimo taškas. Beje, dauguma prekių siunčiamos kaip FOB siuntimo taškas.

Jei siunta paskirties vietoje yra nemokama , parduodamų prekių nuosavybės teisė pereina pirkėjui, kai tik prekės atkeliauja į pirkėjo laivybos doką. Pardavėjas apmoka krovinio išlaidas ir prisiima gabenimo žalos riziką. Galite nurodyti FOB paskirties tašką kaip FOB paskirties tašką arba kaip miesto pavadinimą. Pavyzdžiui, jei paskirties taškas yra Omaha, FOB Omaha yra tas pats, kas FOB paskirties taškas.

15. Įveskite kiekvieną prekę, kurią parduodate.

Perkelkite žymeklį į pirmąją eilutę sąrašo laukelyje Kiekis/Prekės kodas/Aprašymas/Kaina kiekvienas/Suma/Mokestis. (Gerai, žinau, kad tai nėra labai geras jo pavadinimas, bet žinote, ką turiu galvoje, tiesa?) Turite pradėti pildyti eilutes, kurios pateikiamos sąskaitoje faktūroje. Kai perkeliate žymeklį į eilutę sąrašo laukelyje, „QuickBooks“ paverčia lauką „Elemento kodas“ išskleidžiamuoju meniu. Suaktyvinkite sąrašo laukelio pirmosios tuščios eilutės išskleidžiamąjį meniu Prekės kodas ir pasirinkite elementą.

Kai pasirenkate prekę, „QuickBooks“ užpildo aprašo ir kainos teksto laukelius su bet kokiu pardavimo aprašymu ir pardavimo kaina, kurią įvedėte prekių sąraše. (Jei reikia, galite redaguoti šios konkrečios sąskaitos informaciją.) Teksto laukelyje Kiekis įveskite parduotų prekių skaičių. (Įvedus šį skaičių, „QuickBooks“ apskaičiuoja sumą, padaugindama kiekį iš kiekvienos kainos.) Jei sąskaitoje faktūroje reikia kitų prekių, naudokite likusias tuščias sąrašo laukelio eilutes, kad įvestumėte kiekvieną. Jei pažymėjote žymės langelį Apmokestinamas, kai įtraukėte prekę į prekių sąrašą, stulpelyje Mokestis pasirodys žodis Mokestis , nurodantis, kad prekė bus apmokestinta. Jei prekė neapmokestinama (arba jaučiate, kad vengiate mokesčių be rimtos priežasties), spustelėkite stulpelį Mokesčiai ir pasirinkite Ne.

Į sąskaitą faktūrą galite įrašyti tiek prekių, kiek norite. Jei neturite pakankamai vietos viename puslapyje, „QuickBooks“ į sąskaitą faktūrą prideda tiek puslapių, kiek reikia. Informacija apie sąskaitos faktūros sumą, žinoma, yra tik paskutiniame puslapyje.

Spustelėkite formos viršuje esančioje juostelėje esantį mygtuką Pridėti laiką / išlaidas, kad būtų rodomas dialogo langas Pasirinkti apmokestinamąjį laiką ir išlaidas. Naudokite šį dialogo langą, kad pasirinktumėte išlaidas, kurias priskyrėte klientui arba darbui. Naudokite skirtuką Prekės, kad pasirinktumėte užduočiai įsigytas prekes. Naudodami skirtuką Išlaidos pasirinkite kompensuojamas išlaidas ir įveskite antkainio informaciją. Naudokite skirtuką Laikas, kad pasirinktumėte apmokestinamąjį laiką, kurį įrašo laikmačio programa, savaitės darbo laiko apskaitos žiniaraštis arba langas Laikas / Įveskite vieną veiklą.

16. Įveskite visus specialius elementus, kurie turi būti įtraukti į sąskaitą.

Jei mažai dirbote su „QuickBooks“ elementų failu, jūs neįsivaizduojate, apie ką aš kalbu.

Norėdami apibūdinti bet kurį specialų elementą, suaktyvinkite kitos tuščios eilutės išskleidžiamąjį meniu Prekės kodas ir pasirinkite specialų elementą. QuickBooks užpildžius aprašymo ir kainos kiekvieno teksto laukelius, redaguokite šią informaciją (jei reikia). Apibūdinkite kiekvieną kitą specialią prekę – tarpines sumas, nuolaidas, krovinius ir pan. – kurias nurodote sąskaitoje faktūroje, užpildydami tuščias eilutes sąrašo laukelyje.

Jei norite įtraukti prekę su nuolaida ir taikyti ją kelioms prekėms, sąskaitoje faktūroje po inventoriaus ar kitų prekių, kurioms norite sumažinti nuolaidą, turite įklijuoti tarpinę sumą. Tada priklijuokite nuolaidos elementą iškart po tarpinės sumos elemento. „QuickBooks“ apskaičiuoja nuolaidą procentais nuo tarpinės sumos.

17. (Pasirenkama) Pridėkite kliento pranešimą.

Spustelėkite langelį Kliento pranešimas, suaktyvinkite jo išskleidžiamąjį meniu ir pasirinkite protingą kliento pranešimą. Norėdami įtraukti klientų pranešimus į meniu Kliento pranešimas, pasirinkite parinktį Pridėti naują ir užpildykite dialogo langą, kurį rodo „QuickBooks“. Baigę spustelėkite Gerai.

18. Nurodykite pardavimo mokestį.

Jei klientų sąraše nurodėte mokesčių tarifą, „QuickBooks“ jį naudoja kaip numatytąjį. Jei jis neteisingas, perkelkite žymeklį į Mokesčių sąrašo laukelį, suaktyvinkite išskleidžiamąjį meniu ir pasirinkite tinkamą pardavimo mokestį.

19. (Tikrai neprivaloma) Pridėkite atmintinę.

Jei norite, prie sąskaitos faktūros galite pridėti atmintinės aprašymą. Ši atmintinė nespausdinama sąskaitose faktūrose – tik kliento ataskaitoje. Atmintinės aprašymai suteikia galimybę su ta sąskaita faktūra susijusią informaciją saugoti. Paveikslėlyje parodytas užpildytas sąskaitų faktūrų kūrimo langas.

Užbaigtas sąskaitų faktūrų kūrimo langas

20. Jei norite atidėti šios sąskaitos faktūros spausdinimą, pažymėkite žymės langelį Spausdinti vėliau, esantį mygtukų ir langelių juostelėje virš pagrindinės lango Sukurti sąskaitas faktūros dalies.

21. Išsaugokite sąskaitą faktūrą spustelėdami mygtuką Išsaugoti ir naują arba mygtuką Išsaugoti ir uždaryti lango apačioje.

„QuickBooks“ išsaugo sąskaitą faktūrą, kuri rodoma ekrane. Jei spustelėsite Išsaugoti ir naują, „QuickBooks“ parodys tuščią sąskaitų faktūrų kūrimo langą, kad galėtumėte sukurti kitą sąskaitą.

Galite peržiūrėti anksčiau sukurtas sąskaitas faktūras pirmyn ir atgal spustelėdami mygtukus Kitas ir Ankstesnis (kurie atrodo kaip rodyklės į kairę ir į dešinę).

Sąskaitų faktūrų kūrimo lango dešiniajame krašte rodomame istorijos skydelyje yra du skirtukai, kurie yra naudingi kuriant sąskaitas faktūras. Skirtuke Klientas (parodytas ankstesniame paveikslėlyje) pateikiama aukšto lygio suvestinė informacija apie klientą. Skirtuke Operacija (nerodoma) pateikiama išsamesnė informacija apie kliento veiklą ir mygtukai, kuriuos galite spustelėti norėdami įsigilinti į detales.

Kai baigsite kurti sąskaitas faktūras, galite spustelėti sąskaitos faktūros formos mygtuką Išsaugoti ir uždaryti arba paspausti Esc klavišą.