Kaip parengti sąskaitą faktūrą „QuickBooks 2016“.

Atlikę visus parengiamuosius darbus, nesunku paruošti sąskaitą faktūrą naudojant „QuickBooks 2016“. Be tolesnių veiksmų, štai kaip sukurti sąskaitą faktūrą:

Atidarykite langą Kurti sąskaitas faktūras pasirinkę Klientai → Kurti sąskaitas faktūras.

Pasirodo langas Sukurti sąskaitas faktūras.

Sąskaitų faktūrų kūrimo langas.

Viršutiniame dešiniajame kampe esančiame išskleidžiamajame sąraše Šablonas pasirinkite norimą naudoti šabloną arba sąskaitos faktūros formą.

Kuris iš jų rodomas pagal numatytuosius nustatymus, priklauso nuo to, ką pasakėte „QuickBooks“ apie savo verslą „QuickBooks“ sąrankos metu. Taip pat galite sukurti savo.

Identifikuokite klientą ir, jei reikia, darbą naudodami išskleidžiamąjį sąrašą Klientas: Darbas.

Slinkite per išskleidžiamąjį sąrašą Customer:Job, kol pamatysite reikalingą klientą arba darbo pavadinimą; tada spustelėkite jį.

(Pasirenkama) Sąskaitai faktūrai priskirkite klasę.

Jei naudojate klases išlaidoms ir pajamoms stebėti, suaktyvinkite išskleidžiamąjį sąrašą Klasė ir pasirinkite atitinkamą sąskaitos faktūros klasę. Norėdami įjungti arba išjungti šį patogų operacijų skirstymo į kategorijas būdą, pasirinkite Redaguoti → Nuostatos, kairėje spustelėkite Apskaita, spustelėkite skirtuką Įmonės nuostatos, tada pažymėkite arba išvalykite žymės langelį Naudoti klasės stebėjimą.

Nurodykite sąskaitos faktūros datą.

Kelis kartus paspauskite Tab, kad perkeltumėte žymeklį į teksto laukelį Data. Tada įveskite teisingą datą MM/DD/YYYY formatu. Taip pat galite naudoti šiuos slaptus kodus norėdami pakeisti datą:

• Paspauskite + (pliuso simbolis), kad perkeltumėte datą viena diena į priekį.

• Norėdami perkelti datą viena diena atgal, paspauskite – (minuso simbolis).

• Paspauskite T, kad pakeistumėte datą į šiandienos datą.

• Paspauskite M, kad pakeistumėte datą į pirmąją mėnesio dieną.

• Paspauskite H, kad pakeistumėte datą į paskutinę mėnesio dieną.

• Paspauskite Y, kad pakeistumėte datą į pirmąją metų dieną.

• Paspauskite R, kad pakeistumėte datą į paskutinę metų dieną.

Taip pat galite spustelėti mygtuką dešinėje lauko Datos pusėje, kad būtų rodomas mažas kalendorius. Norėdami pasirinkti datą iš kalendoriaus, tiesiog spustelėkite norimą datą.

(Pasirenkama) Teksto laukelyje Sąskaitos faktūros Nr. įveskite sąskaitos numerį.

Jei reikia, pataisykite sąskaitos gavėjo adresą.

„QuickBooks“ paima atsiskaitymo adresą iš klientų sąrašo.

Jei reikia, pataisykite siuntimo adresą.

„QuickBooks“ taip pat paima pristatymo adresą iš klientų sąrašo.

(Pasirenkama … rūšiuoti) Pateikite pirkimo užsakymo numerį teksto laukelyje PO numeris.

Jei klientas išduoda pirkimo užsakymus (PO), įveskite pirkimo užsakymo, leidžiančio šį pirkimą, numerį.

Nurodykite mokėjimo sąlygas pasirinkdami parinktį išskleidžiamajame sąraše Sąlygos.

(Pasirenkama) Pavadinkite pardavimo atstovą.

Jei norite stebėti pardavimą pagal pardavimo atstovą, naudokite išskleidžiamąjį sąrašą Rep. Norėdami greitai pridėti pardavėją, pasirinkite Pridėti naują ir naudokite patogius dialogo langus, kuriuos rodo „QuickBooks“. Norėdami dirbti su pardavimo atstovų sąrašu, pasirinkite Sąrašai → Klientų ir tiekėjų profilių sąrašai → Pardavimo atstovų sąrašas.

Nurodykite pristatymo datą, jei tai kita nei sąskaitos faktūros data.

Nurodykite pristatymo būdą.

Nurodykite FOB tašką naudodami FOB teksto laukelį.

FOB reiškia free-on-board. FOB taškas yra svarbesnis, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio, nes FOB taškas nustato, kada įvyksta nuosavybės perdavimas, kas apmoka krovinio gabenimą ir kas prisiima prekių sugadinimo gabenimo metu riziką.

Jei siunta pristatymo vietoje yra nemokama, parduodamų prekių nuosavybės teisė pereina pirkėjui, kai tik prekės iškeliauja iš pardavėjo laivybos doko. Tokiu atveju pirkėjas apmoka krovinio mokestį ir prisiima gabenimo žalos riziką.

Jei siunta paskirties vietoje yra nemokama, parduodamų prekių nuosavybės teisė pereina pirkėjui, kai tik prekės atkeliauja į pirkėjo laivybos doką. Pardavėjas apmoka krovinio išlaidas ir prisiima gabenimo žalos riziką.

Įveskite kiekvieną prekę, kurią parduodate.

Perkelkite žymeklį į pirmąją eilutę sąrašo laukelyje Kiekis/Prekės kodas/Aprašymas/Kaina kiekvienas/Suma/Mokestis. Kai perkeliate žymeklį į eilutę sąrašo laukelyje, „QuickBooks“ paverčia lauką „Elemento kodas“ išskleidžiamuoju sąrašu. Sąrašo laukelyje suaktyvinkite pirmosios tuščios eilutės išskleidžiamąjį sąrašą Prekės kodas, tada pasirinkite elementą.

Jei jums reikia kitų sąskaitoje faktūroje nurodytų elementų, naudokite likusias tuščias sąrašo laukelio eilutes, kad įvestumėte kiekvieną iš jų.

Įveskite visus specialius elementus, kurie turėtų būti įtraukti į sąskaitą faktūrą.

Norėdami apibūdinti bet kurį specialų elementą, suaktyvinkite kitos tuščios eilutės išskleidžiamąjį sąrašą Prekės kodas ir pasirinkite specialų elementą.

Jei norite įtraukti prekę su nuolaida ir ją taikyti kelioms prekėms, sąskaitoje faktūroje po inventoriaus ar kitų prekių, kurioms norite sumažinti nuolaidą, turite priklijuoti tarpinę sumą. Tada priklijuokite nuolaidos elementą iškart po tarpinės sumos elemento. „QuickBooks“ apskaičiuoja nuolaidą procentais nuo tarpinės sumos.

(Pasirenkama) Pridėkite kliento pranešimą.

Spustelėkite langelį Kliento pranešimas, suaktyvinkite jo išskleidžiamąjį sąrašą ir pasirinkite protingą kliento pranešimą. Norėdami įtraukti klientų pranešimus į klientų pranešimų sąrašą, pasirinkite parinktį Pridėti naują ir užpildykite dialogo langą, kurį rodo „QuickBooks“.

Nurodykite pardavimo mokestį.

Jei jis neteisingas, perkelkite žymeklį į Mokesčių sąrašo laukelį, suaktyvinkite išskleidžiamąjį sąrašą ir pasirinkite tinkamą pardavimo mokestį.

(Tikrai neprivaloma) Pridėkite atmintinę.

Jei norite, prie sąskaitos faktūros galite pridėti atmintinės aprašymą. Šis pranešimas nespausdinamas ant sąskaitų faktūrų – tik ant kliento ataskaitos.

Užbaigtas sąskaitų faktūrų kūrimo langas.

Jei norite atidėti šios sąskaitos faktūros spausdinimą, pažymėkite žymės langelį Spausdinti vėliau, kuris rodomas kartu su mygtukų ir laukelių juostele virš pagrindinės lango Sukurti sąskaitas faktūros dalies.

Išsaugokite sąskaitą faktūrą spustelėdami mygtuką Išsaugoti ir naują arba mygtuką Išsaugoti ir uždaryti lango apačioje.

„QuickBooks“ išsaugo sąskaitą faktūrą, kuri rodoma ekrane.