Kaip parengti kredito pažymą „QuickBooks 2021“.

Kredito pažymos gali būti patogus būdas ištaisyti duomenų įvedimo klaidas, kurių anksčiau neradote ar neištaisėte. Kredito pažymos taip pat yra patogus būdas tvarkyti tokius dalykus kaip klientų grąžinimas ir pinigų grąžinimas. Jei per savo laiką parengėte sąskaitą ar dvi, pastebėsite, kad parengti „ QuickBooks“ kredito pažymą yra daug lengviau nei naudoti senamadiškus metodus.

Šiuose žingsniuose aprašoma, kaip sukurti sudėtingiausią ir sudėtingiausią kredito pažymą: produkto kredito pažymą. Tačiau paslaugos ar profesionalaus kredito pažymos sukūrimas iš esmės veikia taip pat. Jūs tiesiog užpildote mažiau laukų.

Norėdami sukurti produkto kredito pažymą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Klientai → Sukurti kredito pažymas/grąžinimus arba spustelėkite Grąžinimų ir kreditų piktogramą pagrindinio puslapio Klientų skiltyje, kad būtų rodomas langas Sukurti kredito pažymas/grąžinimus (kaip parodyta).

Langas Sukurti kredito pažymas/grąžinimus

2. Išskleidžiamajame meniu Klientas: Darbas identifikuokite klientą ir, jei reikia, darbą.

Klientą ar darbą galite pasirinkti iš sąrašo jį spustelėję.

3. (Pasirenkama) Nurodykite kredito pažymos klasę.

Jei operacijoms skirstyti į kategorijas naudojate klases, suaktyvinkite išskleidžiamąjį meniu Klasė ir pasirinkite atitinkamą kredito pažymos klasę.

4. Kredito atmintinės data (nors tolygus tęstinumas yra neprivalomas).

Paspauskite Tab, kad perkeltumėte žymeklį į teksto laukelį Data. Tada įveskite teisingą datą MM/DD/YYYY formatu.

5. (Pasirenkama) Įveskite kredito pažymos numerį.

„QuickBooks“ siūlo kredito pažymos numerį, pridėdama 1 prie paskutinio jūsų naudoto kredito pažymos numerio. Galite priimti numerį arba skirtuką į teksto laukelį Kredito numeris, kad pakeistumėte numerį į bet kokį.

6. Jei reikia, pataisykite Kliento adresą.

„QuickBooks“ paima atsiskaitymo adresą iš klientų sąrašo. Galite pakeisti kredito pažymos adresą pakeisdami tam tikrą įprasto atsiskaitymo adreso dalį. Paprastai kredito pažymoje turėtumėte naudoti tą patį adresą, kurį naudojate originaliai sąskaitai faktūrai ar sąskaitoms faktūroms.

7. (Neprivaloma... rūšiuoti) Pateikite PO numerį.

Jei kredito pažyma koreguoja visą likusį kliento PU likutį, tikriausiai turėtumėte įvesti PU numerį teksto laukelyje PO Nr.

Štai mano logika dėl šio pasiūlymo tiems skaitytojams, kuriems tai rūpi: jei savo klientui išrašėte 1 000 USD PO Nr. 1984, kuris leidžia įsigyti 1 000 USD, išnaudojote visą PO – bent jau pagal kliento mokėtinų sąskaitų tarnautoją, kuris apdoroja savo sąskaitas faktūras. Jei įsitikinsite, kad 1 000 USD kredito pažyma yra susijusi su PO Nr. 1984, tačiau iš esmės atlaisvinate 1 000 USD pirkimo likutį, o tai gali reikšti, kad vėl galėsite naudoti pirkimo kreditą arba atsiskaityti už jį.

8. Jei klientas grąžina prekes, apibūdinkite kiekvieną prekę.

Perkelkite žymeklį į pirmąją eilutę Prekė/Aprašymas/Kiekis/Kaina/Suma/Mokestis. Pirmoje tuščioje laukelio eilutėje suaktyvinkite išskleidžiamąjį meniu Prekė ir pasirinkite elementą. „QuickBooks“ užpildo aprašymo ir įvertinimo teksto laukelius su bet kokiu pardavimo aprašymu ir pardavimo kaina, kurią įvedėte prekių sąraše. (Jei norite, galite redaguoti šią informaciją, bet to daryti nebūtina.) Teksto laukelyje Kiekis įveskite prekių, kurias klientas grąžina (arba už kurias nemoka), skaičių. (Įvedus šį skaičių, „QuickBooks“ apskaičiuoja sumą, kiekį padauginusi iš kurso.) Įveskite kiekvieną prekę, kurią klientas grąžina, užpildydami tuščias sąrašo laukelio eilutes.

Atsargų prekių atveju „QuickBooks“ daro prielaidą, kad prekės, kurias rodote kredito pažymoje, grąžinamos į atsargas. Jei grąžinamos neparduotos prekės, norite koreguoti savo atsargų fizinį skaičių.

Kaip ir sąskaitose faktūrose, į kredito pažymą galite įtraukti tiek prekių, kiek norite. Jei neturite pakankamai vietos viename puslapyje, „QuickBooks“ prideda puslapių į kredito atmintinę, kol baigsite. Visa informacija, žinoma, yra paskutiniame puslapyje.

9. Aprašykite visus specialius elementus, kurie turėtų būti įtraukti į kredito pažymą.

Jei norite išduoti kredito pažymą kitoms prekėms, nurodytoms pirminėje sąskaitoje faktūroje – kroviniams, nuolaidoms, kitiems mokesčiams ir t. t. – pridėkite kiekvienos prekės aprašymus į prekių sąrašą.

Norėdami pridėti šių elementų aprašymus, suaktyvinkite kitos tuščios eilutės išskleidžiamąjį meniu Prekė ir pasirinkite specialų elementą. (Sąrašą suaktyvinate spustelėdami lauką, kad jį paverstumėte išskleidžiamuoju meniu, o tada spustelėdami lauko rodyklę žemyn, kad pasiektumėte meniu.) QuickBooks užpildžius Aprašymo ir Įvertinimo teksto laukelius, redaguokite šią informaciją (jei reikia). Įveskite kiekvieną specialų elementą – tarpinę sumą, nuolaidą, frachtą ir pan., kurią nurodote kredito pažymoje.

Jei norite įtraukti prekę su nuolaida, į kredito pažymą turite įklijuoti tarpinės sumos elementą po inventoriaus ar kitų prekių, kurioms nukainote nuolaidą. Tada priklijuokite nuolaidos elementą iškart po tarpinės sumos elemento. Kai tai padarysite, „QuickBooks“ apskaičiuoja nuolaidą procentais nuo tarpinės sumos.

10. (Pasirenkama) Pridėkite kliento pranešimą.

Suaktyvinkite išskleidžiamąjį meniu Kliento pranešimas ir pasirinkite protingą kliento pranešimą.

11. Nurodykite pardavimo mokestį.

Perkelkite žymeklį į Mokesčių sąrašo laukelį, suaktyvinkite išskleidžiamąjį meniu ir pasirinkite tinkamą pardavimo mokestį.

12. (Neprivaloma, bet tikrai gera idėja) Pridėkite atmintinę.

Galite naudoti Atmintinės teksto laukelį, norėdami pridėti atmintinės aprašą prie kredito pažymos. Galite naudoti šį aprašą norėdami paaiškinti kredito pažymos išdavimo priežastis ir, pavyzdžiui, pateikti kryžmines nuorodas į originalią sąskaitą faktūrą ar sąskaitas faktūras. Atminkite, kad laukelis Atmintinė spausdinamas kliento pranešime.

13. Jei norite atidėti šios kredito pažymos spausdinimą, pažymėkite žymės langelį Spausdinti vėliau.

Noriu atidėti pokalbį apie tai, ką daro žymės langelio Spausdinti vėliau pasirinkimas, kol baigsiu kredito pažymos kūrimo diskusiją. Sąskaitų faktūrų ir kredito pažymų spausdinimo aprėptis bus pateikta vėlesniame skyriuje.

14. Išsaugokite kredito pažymą.

Norėdami išsaugoti užpildytą kredito pažymą, spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir naujas arba Išsaugoti ir uždaryti. „QuickBooks“ rodomas dialogo langas, kuriame klausiama, ką norite daryti su kredito pažyma: pasilikti kreditą, grąžinti lėšas arba pritaikyti kreditą sąskaitai faktūrai. Padarykite savo pasirinkimą spustelėdami mygtuką, atitinkantį tai, ką norite padaryti. Jei pasirinksite Taikyti sąskaitai faktūrai, „QuickBooks“ paprašys papildomos informacijos. „QuickBooks“ išsaugo ekrane rodomą kredito atmintinę ir, jei spustelėjote Išsaugoti ir naujas, parodo tuščią langą Sukurti kredito pažymas / grąžinimus, kad galėtumėte sukurti kitą kredito pažymą. (Atminkite, kad galite naršyti pirmyn ir atgal per kredito pažymas, kurias sukūrėte anksčiau, spustelėdami mygtukus Kitas ir Ankstesnis.) Kai baigsite kurti kredito pažymas, galite spustelėti kredito pažymos formos mygtuką Uždaryti.

Jei nurodote, kad norite atspausdinti pinigų grąžinimo čekį, „QuickBooks“ parodo langą „Rašyti čekius“ ir automatiškai užpildo čekį, susiedama jį su atmintine.