Kaip paleisti „QuickBooks“ sąrankos vedlį

Įdiegę „QuickBooks 2021“ programą, diegimo programa gali automatiškai paleisti „QuickBooks“ ir tada paleisti „QuickBooks“ sąranką. Taip pat galite paleisti „QuickBooks“ sąranką paleisdami „ QuickBooks“ programą taip pat, kaip paleidžiate bet kurią programą, tada pasirinkę Failas → Nauja įmonė.

Sulaukiame didelio pasveikinimo

Sukurkime jūsų verslą! „QuickBooks“ sąrankos ekranas (žr. pav.) pasirodo, kai pasirenkate Failas → Nauja įmonė. Ekrane galite pradėti teikti bendrąją informaciją apie naujos įmonės steigimą „QuickBooks“. Tikriausiai norite perskaityti šio ekrano informaciją. Kai būsite pasiruošę pradėti, spustelėkite mygtuką „Express Start“ arba mygtuką „Išsami pradžia“.

„QuickBooks“ sąrankos langas, kuriame rodomas pasveikinimo pranešimas

„Express Start“ metodas

„QuickBooks“ teikia pagreitintą „QuickBooks“ sąrankos proceso versiją, kurią galite naudoti, kai nenorite tinkinti sąrankos. Jei spustelėsite mygtuką „Express Start“, „QuickBooks“ surenka šiek tiek informacijos apie jūsų įmonę ir, remdamasi ta informacija, sukuria įmonės failą, kuris turėtų veikti tokiai įmonei kaip jūsų.

Spustelėjus „Express Start“, kad sukurtumėte įmonės failą, „QuickBooks“ paragins apibūdinti žmones (klientus, pardavėjus ir darbuotojus), su kuriais bendraujate, prekes, kurias parduodate, ir banko sąskaitą. Šiuos aprašymus pateikiate pereidami per daugybę ekranų ir užpildydami ekrano langelius bei darbalapius.

Išsamios pradžios metodas

Spustelėjus mygtuką „Išsami pradžia“, paleidžiamas „EasyStep“ interviu, kuris parodo daugybę ekranų, kuriuose yra informacijos, leidžiančios gana tiksliai nurodyti, kaip turėtų atrodyti „QuickBooks“ nustatytas įmonės failas.

Norėdami pereiti į kitą EasyStep interviu ekraną, spustelėkite mygtuką Kitas. Norėdami pereiti į ankstesnį ekraną, spustelėkite mygtuką Atgal. Jei nusiviliate ir norite pasiduoti, spustelėkite mygtuką Palikti. Tačiau stenkitės nenusiminti.

Pateikite įmonės informaciją

Pirmuose keliuose EasyStep Interviu ekranuose renkama keletas svarbių bendrosios informacijos apie jūsų verslą, įskaitant įmonės pavadinimą ir įmonės teisinį pavadinimą, įmonės adresą, pramonės šaką, kurioje veikiate, federalinį mokesčių mokėtojo kodą, pirmąjį įmonės mėnesį. fiskaliniai metai (paprastai sausio mėn.), pajamų mokesčio forma, kurią jūsų įmonė naudoja atsiskaitydama IRS, ir jūsų veiklos sritis arba įmonės tipas (mažmeninė prekyba, paslaugos ir kt.). Rodomas pirmasis EasyStep interviu ekranas.

Pirmajame EasyStep Interviu ekrane renkama bendra įmonės informacija.

„QuickBooks“ nėra labai protinga dėl ribotos atsakomybės bendrovių (LLC) mokesčių apskaitos taisyklių. LLC gali būti laikoma individualia įmone, jei ji turi vieną savininką, ir kaip bendriją, jei ji turi daugiau nei vieną savininką. Tačiau LLC taip pat gali nuspręsti būti traktuojamos kaip S arba C korporacijos. Jei atlikote tokius savo LLC rinkimus, būtinai nurodykite, kad LLC yra S arba C korporacija.

Surinkusi šią bendrąją įmonės informaciją, „QuickBooks“ sukuria įmonės duomenų failą, kuriame saugoma jūsų įmonės finansinė informacija. „QuickBooks“ siūlo numatytąjį pavadinimą arba „QuickBooks“ duomenų failą pagal įmonės pavadinimą. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai priimti siūlomą pavadinimą ir siūlomą aplanko vietą (nebent norite išsaugoti duomenų failą aplanke Dokumentai, o tai nėra bloga idėja).

Dialogo langas Naujos įmonės failo pavadinimas

„QuickBooks“ tinkinimas

Kai „QuickBooks“ surinks bendrąją įmonės informaciją, paminėtą ankstesnėse pastraipose, „EasyStep“ interviu užduoda jums keletą labai konkrečių klausimų apie tai, kaip vykdote savo verslą, kad būtų galima nustatyti „QuickBooks“ nuostatas. Parinktys iš tikrųjų įjungia arba išjungia įvairias „QuickBooks“ apskaitos funkcijas, taip valdydami, kaip programa veikia ir atrodo. Štai keletas klausimų, kuriuos užduoda „EasyStep Interview“, kad nustatytumėte „QuickBooks“ nuostatas:

• Ar jūsų įmonė prižiūri atsargas?
• Ar norite stebėti perkamas ir parduodamas atsargas?
• Ar renkate pardavimo mokestį iš savo klientų?
• Ar norite naudoti pardavimo užsakymus klientų užsakymams ir atgaliniams užsakymams stebėti?
• Ar norite naudoti „QuickBooks“, kad padėtų savo darbuotojo darbo užmokesčiui?
• Ar „QuickBooks“ reikia sekti kelias valiutas, nes bendraujate su klientais ir pardavėjais kitose šalyse, ir ar šie žmonės nuolat turi drąsos jums mokėti ar išrašyti sąskaitas kita valiuta, nei naudojama jūsų šalyje?
• Ar norėtumėte sekti laiką, kurį jūs ar jūsų darbuotojai skiriate darbams ar klientams skirtiems projektams?
• Kaip norite tvarkyti sąskaitas ir mokėjimus (įveskite čekius tiesiogiai arba pirmiausia įveskite sąskaitas, o mokėjimus vėliau)?

Kaip nustatyti pradžios datą

Galbūt pagrindinis sprendimas, kurį priimate kurdami bet kokią apskaitos sistemą, yra diena, kurią pradedate naudoti naująją sistemą. Ši diena vadinama konvertavimo data. Paprastai norite pradėti naudoti apskaitos sistemą pirmąją metų dieną arba pirmąją naujo mėnesio dieną. Atitinkamai, dar vienas didelis jūsų užduotas klausimas yra apie konversijos datą. Naudodami parodytą dialogo langą būsite paraginti nustatyti pradžios datą.

„EasyStep“ interviu dialogo langas, kuriame galite pasirinkti pradžios datą

Lengviausias metas pradėti naudotis nauja apskaitos sistema yra metų pradžia. Priežastis? Galite įvesti paprastesnį bandomąjį balansą. Pavyzdžiui, metų pradžioje įvedate tik turto, įsipareigojimų ir savininko nuosavybės sąskaitos likučius.

Bet kuriuo kitu metu taip pat įvesite metų iki datos pajamų ir išlaidų sąskaitų likučius. Paprastai šią informaciją apie pajamas ir išlaidas turite tik mėnesio pradžioje. Dėl šios priežasties vienintelė kita įmanoma pradžios data, kurią galite pasirinkti, yra mėnesio pradžia.

Tokiu atveju iš ankstesnės apskaitos sistemos gaunate pajamų sumas nuo metų iki praėjusio mėnesio pabaigos. Pavyzdžiui, jei naudojote „Sage 50 Accounting“, gaukite pajamų ir išlaidų sumas iš „Sage“.

Nurodę pradžios datą, pagrindinę įmonės informaciją, daugumą apskaitos nuostatų ir datą, kurią norite pradėti naudoti „QuickBooks“, beveik baigsite.

Jei spustelėsite mygtuką Išeiti, „QuickBooks“ paliks jus „QuickBooks“ programoje, pasiruošusią pradėti darbą. Tačiau „EasyStep“ interviu procesas nėra prarastas amžinai. Norėdami grįžti į pokalbį, tiesiog atidarykite failą, kurį kūrėte. Kai tai padarysite, EasyStep Interviu bus paleistas iš naujo.

Peržiūrėkite siūlomą sąskaitų planą

Pačioje „EasyStep“ interviu pabaigoje, remdamasi informacija, kurią pateikiate apie savo pramonės tipą ir mokesčių deklaracijos formą, kurią pateikiate IRS, „QuickBooks“ siūlo pradinį sąskaitų rinkinį, kurį buhalteriai vadina sąskaitų planu . Šios sąskaitos yra kategorijos, kurias naudojate savo pajamoms, išlaidoms, turtui, įsipareigojimams ir savininko nuosavybei stebėti. Šiame paveikslėlyje parodytas „EasyStep Interview“ ekranas, kuriame rodomos šios paskyros.

EasyStep Interviu ekrane rodomos rekomenduojamos pajamų ir išlaidų sąskaitos.

Paskyros, kurias „QuickBooks“ pažymi čekiu, kaip paaiškinta ekrane, yra rekomenduojamos paskyros. Jei nieko nedarote, šias pažymėtas paskyras naudosite (bent jau pradėdami) naudodami „QuickBooks“. Galite pašalinti siūlomą paskyrą spustelėdami varnelę. „QuickBooks“ pašalina varnelę, o tai reiškia, kad paskyra nebus galutinio sąskaitų plano dalis. Taip pat galite spustelėti paskyrą, kad pridėtumėte varnelę ir įtrauktumėte sąskaitą į pradinį sąskaitų planą.

Norėdami grįžti prie pradinio rekomenduojamo sąskaitų plano (jei atlikote pakeitimus, kurių vėliau nuspręsite, kad nenorite), sąrašo apačioje galite spustelėti mygtuką Atkurti rekomendacijas.

Kai siūlomas sąskaitų planas jums atrodo tinkamas, spustelėkite Pirmyn. Gerai priimti tai, ką siūlo „QuickBooks“, nes vėliau galėsite pakeisti sąskaitų planą.

Pridėkite savo informaciją į įmonės failą

Nesvarbu, ar kurdami įmonės failą naudojate greitojo paleidimo metodą, ar detalaus pradžios / lengvo žingsnio interviu metodą, kai jūs ir „QuickBooks“ nustatote įmonės failą, „QuickBooks“ paragins į įmonės failą įvesti savo informaciją.

„QuickBooks“ sąrankos ekranas, raginantis įvesti savo informaciją įmonės faile

Klientai, pardavėjai ir darbuotojai

Norėdami apibūdinti klientus, pardavėjus ir darbuotojus, spustelėkite pirmąjį mygtuką Pridėti. „QuickBooks“ klausia, ar galima gauti šiuos duomenis iš kur nors kitur, pvz., el. pašto programos ar el. pašto paslaugos („Outlook“, „Gmail“ ir kt.), ar norite įvesti informaciją į darbalapį rankiniu būdu. Tikriausiai ketinate įvesti informaciją rankiniu būdu, todėl spustelėkite atitinkamą mygtuką, tada spustelėkite Tęsti. Kai „QuickBooks“ rodomas darbalapio langas (žr. tolesnį paveikslą), įveskite kiekvieną klientą, pardavėją ar darbuotoją į atskirą eilutę ir būtinai įtraukite vardą ir adresą. Baigę spustelėkite Tęsti (nerodoma). Tada „QuickBooks“ klausia (naudodamas ekraną, kurio čia nerodau), ar norite įvesti pradinius likučius – sumas, kurias esate skolingi ar esate skolingi – klientams ir pardavėjams.

„QuickBooks“ sąrankos ekrane renkama informacija apie žmones, su kuriais bendraujate.

Jūsų parduodamos paslaugos ir inventoriaus prekės

Norėdami apibūdinti parduodamus daiktus, spustelėkite antrą mygtuką Pridėti. „QuickBooks“ klausia apie jūsų parduodamus daiktus – ar parduodate paslaugas, ar parduodate atsargų prekes ir, pavyzdžiui, ar norite sekti tokias parduodamas atsargas. Atsakykite į šiuos klausimus spustelėdami pasirinkimo mygtuką, atitinkantį jūsų situaciją, tada spustelėkite Tęsti.

Kai „QuickBooks“ rodomas darbalapio langas (nerodomas), aprašykite kiekvieną parduodamą prekę atskiroje darbalapio eilutėje. Taip pat būtinai apibūdinkite visas atsargų prekes, kurias laikote konvertuodami į „QuickBooks“. Baigę spustelėkite Tęsti. Jei parduodate daugiau nei vienos rūšies prekes, turite pakartoti šį procesą kiekvienam prekės tipui.

Verslo banko sąskaitos

Norėdami apibūdinti savo verslo banko sąskaitą (arba banko sąskaitas), spustelėkite trečiąjį mygtuką Pridėti. Kai „QuickBooks“ rodomas darbalapio langas „Pridėti banko sąskaitas“ (nerodomas), nurodykite kiekvienos banko sąskaitos pavadinimą, sąskaitos numerį ir likutį konversijos dieną. Baigę įvesti šią informaciją, spustelėkite Tęsti.