Kaip padaryti „QuickBooks 2014“ duomenų failo kopiją

„QuickBooks 2014“ palengvina buhalteriams darbą su klientų duomenų failais. Apsvarstykite šį scenarijų: turite klientą, kuriam reikia pagalbos užbaigiant metų ataskaitinį laikotarpį.

Turite du pasirinkimus. Pirma, galite nuvažiuoti į jo parduotuvę, tikriausiai pakeliui įstrigę eisme, ir susimąstyti, ar galite sumokėti klientui 150 USD už kelionės laiką. Antra, galite leisti klientui naudoti „QuickBooks“ buhalterio kopijavimo funkciją, kad atsiųstų jums „QuickBooks“ duomenų failo kopiją.

Galite peržiūrėti šio buhalterio duomenų failo kopiją, atlikti visus reikiamus pataisymus ar pakeitimus, o tada grąžinti pakeitimus klientui. Klientas gali lengvai importuoti šiuos pakeitimus į esamą „QuickBooks“ failą ir pradėti linksmą kelią. Gana tvarkinga, tiesa?

Jūsų klientas sukuria „QuickBooks“ duomenų failo buhalterio kopiją naudodamas savo „QuickBooks“ versiją ir tikrąjį duomenų failą, o tada sukuria failą, kurį jis ar ji jums siunčia (pvz., paštu arba el. paštu), arba kuriuos jums siunčia „QuickBooks“ kūrėjas „Intuit“. Laimei, bet kuriuo atveju procesas yra labai paprastas.

Štai ką jūsų klientas turi padaryti, jei jis pasirūpins, kad failas būtų išsiųstas jums:

Pasirinkite komandą Failas → Buhalterio kopija → Kliento veikla → Išsaugoti failą.

„QuickBooks“ rodo pranešimą, kuriame klausia kliento, ar jis nori

• Buhalterio bylos kopija

• Nešiojama arba atsarginė failo kopija

Taip pat galite sukurti buhalterio kopiją pasirinkę Failas → Sukurti kopiją ir spustelėdami mygtuką Buhalterio kopija.

Nešiojamasis failas yra tikra, gyva „QuickBooks“ duomenų failo kopija, kurios dydis buvo šiek tiek subraižytas, kad būtų lengviau judėti (pvz., išsiųsti failą el. paštu kaip priedą). Atsarginės kopijos failas yra antroji jūsų sukurto „QuickBooks“ failo kopija (paprastai), todėl turėsite failo kopiją, jei kas nors blogo atsitiktų su originaliu „QuickBooks“ duomenų failu.

Pasirinkite Buhalterio kopija, tada spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte.

Nurodykite padalijimo datą.

Kai klientas spusteli mygtuką Kitas, kad tęstų buhalterio kopijos kūrimą, „QuickBooks“ paprašo jo nurodyti padalijimo datą. Sandoriai, atlikti iki šios datos, gali būti redaguojami tik buhalterio kopijoje. Po šios datos įvykdytos operacijos gali būti redaguojamos ir buhalterio, ir kliento kopijoje.

Norėdami tęsti, spustelėkite Pirmyn.

Pasirodo kitas pranešimas, nurodantis klientui, kad „QuickBooks“ turi uždaryti visus langus, kad sukurtų buhalterio kopiją. „QuickBooks“ taip pat gali liepti klientui įdėti diską.

Spustelėkite Gerai ir įdėkite diską (jei reikia).

„QuickBooks“ rodo atnaujintą dialogo langą „Išsaugoti buhalterio kopiją“.

Pavadinkite buhalterio kopiją.

Norėdami pavadinti buhalterio „QuickBooks“ duomenų failo kopiją, naudokite dialogo lango „Išsaugoti buhalterio kopiją“ laukelį Failo pavadinimas. Jei reikia, klientas taip pat gali naudoti išskleidžiamąjį sąrašą Įrašyti, kad nurodytų, kur turi būti išsaugota buhalterio QuickBooks duomenų failo kopija.

Klientas turi atsiminti, kur išsaugoma buhalterio failo kopija. Šis failas įteikiamas buhalteriui – elektroniniu paštu, sraigių paštu arba diske – kad jis galėtų juo naudotis.

Sukurkite failą.

Klientui įvardijus buhalterio kopiją duomenų rinkmenoje ir, jei reikia, nurodęs, kur buhalterio kopija turi būti saugoma, klientas spaudžia Išsaugoti. „QuickBooks“ išsaugo buhalterio „QuickBooks“ duomenų failo kopiją.

Tada šį duomenų failą klientas perduoda buhalteriui. Kitaip tariant, klientas turi išsiųsti failą el. paštu arba el. paštu.

Jūsų el. pašto paslaugų teikėjas gali apriboti priedų (įskaitant QuickBooks failus), kuriuos galite siųsti el. paštu, dydį. Jei jus erzina dėl dydžio, galite įkelti „QuickBooks“ failą į „Intuit“ svetainę pasirinkdami Failas → Buhalterio kopija → Kliento veikla → Siųsti buhalteriui. „Intuit“ siunčia buhalterei pranešimą su spustelėjama nuoroda, kurią ji gali naudoti, kad paimtų failą.

Buhalterio kopijose naudojami trys failų tipai. Buhalterio perkėlimo failas (su .qbx failo plėtiniu) yra tai, ką klientas sukuria ir pateikia buhalteriui. Tikroji Buhalterio kopija (su .qba failo plėtiniu) yra tai, su kuo buhalteris dirba atidaręs buhalterio perkėlimo failą. Galiausiai yra Buhalterio eksporto failas (su failo plėtiniu .qby), kuriame saugomi klientui grąžinti pakeitimai.

Akivaizdu, kad šių veiksmų imasi ne jūsų klientas; gali tekti atlikti nešvarų darbą. Tačiau bet kuriuo atveju procesas vyksta taip. Tačiau atkreipkite dėmesį, kad buhalteris sutaupo realų laiką ir sutaupo išlaidas klientui, kai galite priversti klientą pasirinkti komandą ir dirbti su dialogo langu.

Tada galite apmokestinti apmokestinamą laiką už faktinį darbą su „QuickBooks“ duomenimis, o ne už failo gąsdinimą.