Kaip nustatyti bendrąsias apskaitos parinktis „QuickBooks 2012“.

Skirtuke Įmonės nuostatos pateikiami šie penki bendrieji apskaitos žymės langeliai ir uždarymo datos nustatymai. (Šie žymės langeliai tikriausiai yra savaime aiškūs visiems, kurie šiek tiek tvarkė apskaitą naudodami „QuickBooks“, tačiau naujiems „QuickBooks“ naudotojams čia pateikiamas trumpas kiekvieno iš jų veikimo aprašymas.)

• Naudoti sąskaitos numerius: žymės langelis Naudoti sąskaitų numerius, jei pasirinktas, leidžia įvesti operacijos sąskaitos numerį. Susietas žymės langelis Rodyti tik mažiausią subsąskaitą nurodo „QuickBooks“ rodyti tik subsąskaitos pavadinimą ir sąskaitos numerį (jei tokią naudojate), o ne visą paskyros paveldą.

  Jei naudojate daug antrinių paskyrų lygių, ši parinktis tikrai gali išvalyti rodinius, todėl bus lengviau suprasti, kurią paskyrą žiūrite.

• Reikalauti sąskaitų: žymės langelis Reikalauti sąskaitų, jei pažymėtas, nurodo „QuickBooks“, kad turite nurodyti sąskaitą operacijai. Tai turi prasmę. Jei nenaudojate sąskaitų, kad stebėtumėte sumas, kurios patenka į verslą ir iš jos, jūs tikrai nedarote apskaitos. Niekada nebūtų prasmės panaikinti žymės langelio Reikalauti paskyrų žymėjimą.

• Naudoti klasės stebėjimą: žymės langelis Naudoti klasės stebėjimą leidžia nurodyti „QuickBooks“, kad norite naudoti ne tik paskyras finansinei informacijai sekti, bet ir klasėms. Klasės leidžia padalinti paskyros lygio informaciją kitu būdu. Tai skamba sudėtingai, bet iš tikrųjų tai gana paprasta.

  Pavyzdžiui, sąskaitų sąrašas leidžia sekti pajamas ir išlaidas pagal pajamų ir išlaidų kategorijas. Galite sekti išlaidas naudodami tokias kategorijas kaip darbo užmokestis, nuoma ir reikmenys. Todėl klasės suteikia jums galimybę sekti šią informaciją kitoje dimensijoje.

  Pavyzdžiui, galite padalyti darbo užmokesčio išlaidas į tuos atlyginimus, išleistus dviejose skirtingose ​​jūsų verslo vietose. Tai gali norėti restorano savininkas, turintis du restoranus. Atminkite, kad „QuickBooks“ taip pat pateikia langelį, kurį galite pažymėti, kad nurodytumėte, jog „QuickBooks“ turėtų paraginti priskirti klases.

• Automatiškai priskirti bendrąjį žurnalo įrašo numerį: šis žymės langelis nurodo „QuickBooks“ priskirti numerius bendriesiems žurnalo įrašams, kuriuos įvedate naudodami komandą Padaryti žurnalo įrašą. Šį žymės langelį norite palikti pažymėtą. Beje, bendruosius žurnalo įrašus paprastai įveda jūsų CPA arba jūsų profesionalus buhalteris.

• Įspėti paskelbiant operaciją nepaskirstytoje pelne: šis žymės langelis nurodo „QuickBooks“ rodyti įspėjamąjį pranešimą, kai jūs ar kas nors kitas bando tiesiogiai nurašyti arba kredituoti nepaskirstytojo pelno sąskaitą. (Paprastai nenorite tiesiogiai nurašyti ar kredituoti nepaskirstytojo pelno sąskaitos. Ir bet kokiu atveju tik kvalifikuoti buhalteriai įvestų operacijas tiesiai į nepaskirstytąjį pelną.)

• Įspėjimai apie datą: Įspėjimo apie datą laukeliai nurodo „QuickBooks“ įspėti jus, kai jūs ar kas nors kitas atlieka operaciją, kurios data yra per toli praeityje arba per toli ateityje. Jei pažymėsite vieną iš datos įspėjimo laukelių, taip pat norite nurodyti, kiek dienų yra per toli į praeitį ar per toli į ateitį.

• Uždarymo datos nustatymai: Uždarymo datos laukelyje galite nustatyti datą, iki kurios negalima pakeisti „QuickBooks“ duomenų failo. Kitaip tariant, jei nustatote 2010 m. gruodžio 31 d. uždarymo datą, pranešate „QuickBooks“, kad nenorite, kad „QuickBooks“ duomenų failas būtų pakeistas iki šios datos.

  Tai reiškia, kad kas nors negali pakeisti operacijos, kurios data yra anksčiau nei jūsų galutinis terminas, negaunant baisaus įspėjimo pranešimo. Tai taip pat reiškia, kad kažkas negali įvesti operacijos, naudodamas datą prieš šią galutinę datą.

  Galite spustelėti mygtuką Nustatyti datą/slaptažodį, kad būtų rodomas dialogo langas, leidžiantis nurodyti uždarymo datą ir sukurti slaptažodį, reikalingą, kai kas nors nori pridėti seną operaciją arba pakeisti seną operaciją.

Seniai ankstesnėse „QuickBooks“ versijose taip pat buvo galima įjungti ir išjungti audito seką, naudojant apskaitos nuostatų skirtuką Įmonės nuostatos. Tačiau visose naujausiose „QuickBooks“ versijose yra visada rodomas audito seka, todėl nebematote žymės langelio „Audito seka“ apskaitos nuostatos.

Beje, audito seka tiesiog saugo sąrašą, kas kokius pakeitimus atlieka operacijose. Buhalteriai, kaip nuspėjama, mėgsta audito pėdsakus. Audito pėdsakai leidžia kam nors, pvz., jūsų CPA, ateiti po to ir išsiaiškinti, kodėl sąskaitos likutis yra toks, koks yra.