Kaip nustatyti atsargų elementus „QuickBooks 2019“.

Kad galėtumėte stebėti savo atsargas, turite atlikti du dalykus. Pirmiausia turite pasakyti „QuickBooks“, kad norite sekti atsargas. Norėdami tai padaryti, pasirinkite Redaguoti → Nuostatos. Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas „Nuostatos“, kairėje esančiame sąraše spustelėkite elementų ir atsargų piktogramą. Jūsų ekranas turėtų atrodyti labai panašus į rodomą. (Pirmiausia gali tekti spustelėti skirtuką Įmonės nuostatos.) Įsitikinkite, kad pažymėtas žymės langelis Atsargų ir pirkimo užsakymai yra aktyvūs ir pažymėtas vienas iš parinkčių mygtukų Įspėti, jei nepakanka parduoti atsargų.

Prekių ir atsargų dialogo langas Preferences.

Štai antras dalykas, kurį turite padaryti: sukurkite prekių sąrašą. Šiame sąraše aprašomos visos prekės, kurias galite įtraukti į sąskaitą faktūrą. Kitaip tariant, visos prekės, kurias užsakote ir parduodate, priklauso prekių sąrašui.

Pradinį elementų sąrašą turėjote nustatyti „QuickBooks“ sąrankos metu. Jei į sąrašą reikia įtraukti elementą, pasirinkite Sąrašai → Elementų sąrašas. Tada spustelėkite mygtuką Prekė, išskleidžiamajame meniu pasirinkite Naujas ir užpildykite langą Naujas elementas.

Įjungę atsargų informaciją ir sukūrę (arba atnaujinę) prekių sąrašą, galėsite stebėti savo atsargas.

Kai iškraunate prekes iš sunkvežimio, gaunate jas paštu arba perkate iš gatvės prekiautojo, turite jas įrašyti, kad „QuickBooks“ galėtų sekti jūsų atsargas. Tai, kaip įrašysite prekes ir apmokėsite už jas, priklauso nuo to, ar apmokate grynaisiais ant statinės galvutės, ar kartu su daiktais gaunate sąskaitą, ar prekes gaunate be sąskaitos (tokiu atveju už prekes sumokate vėliau).

Ir galbūt užpildėte gaunamų prekių pirkimo užsakymą (PO). Tokiu atveju daiktų gavimas tampa šiek tiek lengvesnis. Primygtinai rekomenduoju užpildyti PO, kai užsisakote prekes, kurias ketinate gauti ir už jas sumokėti vėliau.

Įrašykite prekes, už kurias mokate iš anksto

Gerai, jūs ką tik nusipirkote tris porcelianinius viščiukus Marakešo turguje, o dabar norite įtraukti jas į savo inventorių ir įrašyti pirkinį. Kaip registruojate atsargas, už kurias sumokėjote be recepto? Žinoma, naudodami langą Rašyti čekius – taip pat, kaip įrašote visas kitas sąskaitas, kurias mokate iš anksto.

Įrašykite prekes, kurios nėra pateiktos su sąskaita

Kas atsitiks, jei prekės pateikiamos anksčiau nei sąskaita faktūra? Jums pasisekė – jūs turite daiktų ir dar neturite už juos mokėti. Tačiau ką tik gautą inventorių turite įrašyti, kad žinotumėte, jog jį turite. Negalite to padaryti lange Išrašyti čekius, nes nerašysite čekio, kad sumokėtumėte už prekes – bent jau kurį laiką. Kaip užregistruojate gautas prekes prieš sumokėdami už jas? Skaityk:

1. Pasirinkite Pardavėjai → Gauti prekes arba pagrindiniame ekrane spustelėkite piktogramą Gauti atsargas ir pasirinkite parinktį Gauti atsargas be sąskaitos.

Pamatysite langą Sukurti prekių kvitus, kaip parodyta. Šis langas panašus į langą Įveskite sąskaitas, bet jame rašoma Prekės kvitas. (Gavę sąskaitą už prekes vėl pamatysite langą Įvesti sąskaitas.)

Langas Sukurti prekių kvitus.

2. Užpildykite viršutinę lango dalį.

Jei norite įrašyti prekes iš tiekėjo, kuris jau yra tiekėjo sąraše, spustelėkite rodyklę žemyn ir pasirinkite tiekėją. Jei tiekėjas yra naujas tiekėjas, išskleidžiamajame meniu pasirinkite Pridėti naują, tada pasirodžiusiame dialogo lange Naujas tiekėjas išsamiai apibūdinkite tiekėją. Baigę dialogo langą Naujas tiekėjas, spustelėkite Gerai.

3. Spustelėkite skirtuką Elementai.

Turite spustelėti skirtuką Elementai, tik jei jis dar nerodomas. Tai tikriausiai yra. Tačiau kompiuterinių knygų rašytojų garbės kodeksas ir priverstinė asmenybė reikalauja, kad pasakyčiau, kad yra dar vienas skirtukas – skirtukas Išlaidos – ir jūs galbūt galėtumėte jį rodyti vietoje.

4. Pereikite į stulpelį Prekė ir įveskite elemento pavadinimą.

Atkreipkite dėmesį į rodyklę žemyn stulpelyje Prekė. Spustelėkite jį, kad pamatytumėte prekių sąrašą. Ar prekė, už kurią mokate, yra šiame sąraše? Jei taip, spustelėkite jį. Jei ne, įveskite naują elemento pavadinimą. Pamatysite pranešimo laukelį Prekė nerasta. Spustelėkite Taip, užpildykite dialogo langą Naujas elementas, tada spustelėkite Gerai.

Lygiai taip pat galite lipti į važtaraštį, įvesdami prekes skirtuke Prekės. Įsitikinkite, kad skirtuke Prekės tiksliai rodoma, kas nurodyta pakuotės lapelyje. Ir trumpą prekių aprašymą pateikite į Atmintinės lauką, nes šis aprašymas gali būti naudingas vėliau, kai norėsite suderinti prekės kvitą su sąskaita. Kai baigsite, langas Sukurti prekių kvitus turėtų atrodyti panašiai kaip ankstesniame paveikslėlyje.

5. Pateikite kiekį ir kainą taip:

• Stulpelis Kiekis: apibūdinkite gautą kiekį.
• Išlaidų stulpelis: apibūdinkite prekės vieneto kainą. Jei įvedama prekės vieneto kaina reiškia pasikeitimą, „QuickBooks“ klausia, ar norite atnaujinti standartinę prekės kainą (kaip išsaugota prekių sąraše) ir ar norite atnaujinti standartinę prekės kainą.

6. Spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir naujas arba Išsaugoti ir uždaryti, kad įrašytumėte ką tik gautus elementus.

Prekės oficialiai yra jūsų inventoriaus dalis. Prekės kvitas įrašytas į mokėtinų sumų registrą. Ne tik tai, bet ir esate pasiruošę, kai ateis sąskaita.

Apmokėkite už prekes, kai gausite sąskaitą

Prekės atvyksta, o jūs užpildote prekės kvitą. Praeina trys savaitės. Kas tai yra jūsų pašto dėžutėje? Žinoma, tai sąskaita! Dabar turite įvesti sąskaitą už prekes, kurias gavote prieš tris savaites. Šis darbas yra lengvas:

1. Pasirinkite Pardavėjai → Įveskite sąskaitą už gautas prekes.

Arba pagrindiniame ekrane spustelėkite piktogramą Įvesti sąskaitas pagal atsargas. Jei esate Pardavėjų centre, spustelėkite Naujos operacijos, tada įveskite sąskaitą už gautas prekes. Pasirodo dialogo langas Pasirinkti prekės kvitą, kaip parodyta.

Dialogo langas Pasirinkti prekės kvitą.

2. Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Pardavėjas ir pasirinkite pardavėjo, kuris išsiuntė jums sąskaitą, pavadinimą.

Laukelyje matote vieną ar kelis prekių kvitus su data, kurią įrašėte ant kvito, nuorodos numeriu ir atmintinę, kurią parašėte ant kvito.

3. Pasirinkite prekės kvitą, už kurį norite įvesti sąskaitą ir spustelėkite Gerai.

Atsiras langas Įvesti sąskaitas, kaip parodyta . Ar ši informacija atrodo pažįstama? Turėtų – tai ta pati informacija, kurią įdėjote lange Sukurti prekių kvitus, tik dabar dirbate su sąskaita, o ne su kvitu.

Langas Įvesti sąskaitas.

4. Palyginkite lange esantį skirtuką Prekės su sąskaita.

Ar mokate už tai, ką gavote anksčiau? Siuntimo mokesčiai ir pardavimo mokestis gali būti pridėti prie jūsų sąskaitos. Taip pat gali tekti pakoreguoti kainą, nes galėjote spėlioti, kai įrašėte prekių gavimą. Jei taip, pridėkite ir pakoreguokite pradinio kvito informaciją naudodami skirtuką Prekės. (Jei norite pridėti naujų elementų, galite spustelėti mygtuką Perskaičiuoti.)

Kiek dienų turite apmokėti šią sąskaitą? Ar reikia dabar? Pažiūrėkite į eilutę Sąlygos, kad sužinotumėte, kokios yra šio pardavėjo mokėjimo sąlygos. Pakeiskite mokėjimo sąlygas, jei jos neteisingos, išskleidžiamajame meniu pasirinkdami kitą įrašą.

Sąskaitas norite apmokėti geriausiu įmanomu laiku, bet kad tai padarytumėte, lange Įveskite sąskaitas sąlygos turi atitikti tiekėjo mokėjimo sąlygas.

5. Spustelėkite Įrašyti ir naujas arba Išsaugoti ir uždaryti, kad įrašytumėte sąskaitą.

Žinoma, jūs vis tiek turite sumokėti pardavėjo sąskaitą. Pakankamai teisingas.

Įrašykite prekes ir apmokėkite sąskaitą iš karto

Tarkime, kad jūs gaunate sąskaitą, kai gaunate prekes. Daiktai iškraunami iš dramblio nugaros, o dramblio vairuotojas nusilenkia ir įteikia jums sąskaitą. Toliau nurodyti veiksmai, kuriuos atliekate:

1. Pasirinkite Pardavėjai → Gauti prekes ir įveskite sąskaitą.

Arba pagrindiniame ekrane spustelėkite Gauti inventorių ir ten pasirinkite parinktį Gauti inventorių su sąskaita. Arba Pardavėjų centre spustelėkite Naujos operacijos, tada Įveskite sąskaitą už gautas prekes. Pamatysite langą Įveskite sąskaitas. Jūs esate susipažinę su šiuo langu ir tiksliai žinote, kas tai yra ir ką jis daro. Jei į šį puslapį įtraukėte šaltą kalakutą naudodami indeksą, inventorizavimo tikslais turite žinoti, kaip įrašyti prekes, už kurias mokate.

2. Užpildykite viršutinę lango dalį.

Ši medžiaga yra gana paprasta. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite tiekėją ir įsitikinkite, kad pardavėjo šios sąskaitos apmokėjimo sąlygos nurodytos teisingai. Jei šis pardavėjas yra naujas, pasirinkite Pridėti naują. „QuickBooks“ prašo užpildyti informacijos dialogo langą apie pardavėją. Daryk. Įsitikinkite, kad teisingai užpildėte sąskaitos mokėjimo eilutę.

3. Spustelėkite skirtuką Prekės ir nurodykite visas prekes, už kurias mokate.

Norėdami pamatyti prekių sąrašą, perkelkite žymeklį į stulpelį Prekė ir spustelėkite pasirodžiusią rodyklę žemyn. Įsitikinkite, kad prekių kiekis ir kaina yra teisingai nurodyti skirtuke Prekės.

4. Spustelėkite Įrašyti ir naujas arba Išsaugoti ir uždaryti.

„QuickBooks“ įtraukia jūsų išvardytas prekes į prekių sąrašą ir padaro jas oficialiomis jūsų inventoriaus dalimis.

Kai parduodate daiktus

Galbūt pastebėjote panašumus tarp skirtuko Prekės lange Įvesti sąskaitas ir langelio Kiekis/Prekės kodas/Aprašymas/Kaina/Kiekviena/Suma, esančio sąskaitos faktūros apačioje. „QuickBooks“ naudoja abu inventoriaus saugojimui.

Kai parduodate daiktus, „QuickBooks“ automatiškai koreguoja jūsų atsargas. Kitaip tariant, jei perkate 400 porcelianinių viščiukų ir parduodate 350 jų, po ranka turėsite tik 50. „QuickBooks“ atnaujina šio pakeitimo įrašus. Jokio triukšmo, jokio šurmulio. Dieve, argi ne puiku? Nebereikia naktimis gulėti ir galvoti, ar tau užtenka vištų, vombatų ar dar ko. Tas pats atsitinka, kai parduodate grynaisiais. Kai išvardijate prekes pardavimo kvite, „QuickBooks“ daro prielaidą, kad jos palieka jūsų rankas, ir atima jas iš jūsų atsargų.

Dar vienas puikus dalykas, į kurį reikia atkreipti dėmesį apie gerą atsargų apskaitą: „QuickBooks“ languose, kuriuose galite įvesti atsargų prekių kiekius (pvz., lange, kurį naudojate sąskaitai faktūrai įrašyti), „QuickBooks“ įdeda nedidelį mygtuką kiekybės lauke. Galite spustelėti šį mygtuką, kad pamatytumėte dialogo langą, kuriame aprašomas dabartinis ir būsimas elemento prieinamumas.

Vienas šios istorijos moralas yra „Turėkite gerą, aprašomąjį prekių sąrašą“. Kitas moralas yra „Atidžiai įveskite prekes čekių ir sąskaitų skirtuke Prekės ir pardavimo kvitų ir sąskaitų faktūrų laukelyje Prekė / Aprašymas / Kiekis / Kaina / Suma“.