Kaip nustatyti „QuickBooks 2021“ apskaitos nuostatas

Dialogo lango Apskaitos nuostatos skirtuke „Mano nuostatos“ pateikiama viena parinktis: galite pasakyti „ QuickBooks 2021“, kad įrašydami bendrą žurnalo įrašą norite automatiškai užpildyti informaciją.

Tačiau nesijaudinkite dėl suasmeninimo trūkumo. Šis beveik visiškas individualiai pritaikytų pageidavimų trūkumas yra prasmingas, jei pagalvoji. Verslo apskaita Džeinei turi veikti taip pat, kaip Joe ir Susan.

Tačiau jūs turite galimybę nustatyti keletą įmonės apskaitos nuostatų. Vėlgi, tai prasminga, jei apie tai pagalvoji. Įvairios įmonės savo apskaitos sistemas tvarko skirtingai.

Šiame paveikslėlyje parodytas dialogo lango Apskaitos nuostatos skirtukas Įmonės nuostatos.

Dialogo lango Apskaitos nuostatos skirtukas Įmonės nuostatos

Sąskaitų numerių naudojimas „QuickBooks“.

Pagal numatytuosius nustatymus „QuickBooks“ leidžia naudoti pavadinimus, kad būtų galima identifikuoti sąskaitas sąskaitų sąraše arba sąskaitų sąraše. Paskyra, kurią naudojate darbo užmokesčio išlaidoms sekti, gali būti žinoma kaip, pavyzdžiui, „darbo užmokestis“, tačiau galite pažymėti žymės langelį Naudoti sąskaitos numerius, kad nurodytumėte „QuickBooks“, kad paskyroms identifikuoti norite naudoti sąskaitų numerius, o ne sąskaitų pavadinimus. Didesnės įmonės ir įmonės, turinčios labai ilgus sąskaitų sąrašus, dažnai naudoja sąskaitų numerius. Kai naudojate skaičius, galite lengviau valdyti tiek sąskaitų išdėstymą finansinėje ataskaitoje, tiek naujų sąskaitų įtraukimą į sąskaitų plano sąrašą.

Žymės langelis Rodyti tik mažiausią antrinę sąskaitą (žr. ankstesnį paveikslą) leidžia nurodyti „QuickBooks“, kad finansinėse ataskaitose turėtų būti rodoma mažiausia subsąskaita, o ne didesnė pagrindinė sąskaita. „QuickBooks“ leidžia kurti subsąskaitas, kurios yra paskyrose. Taip pat galite sukurti antrines sąskaitas, kurios yra subsąskaitose esančios sąskaitos. Naudojate subsąskaitas, kad galėtumėte tiksliau sekti turtą, įsipareigojimus, nuosavybės sumas, pajamas ir išlaidas.

„QuickBooks“ bendrųjų apskaitos parinkčių nustatymas

Skirtuke Įmonės nuostatos (nerodoma) pateikiami šie penki bendrieji apskaitos žymės langeliai, taip pat įspėjimai apie datą ir uždarymo datos nustatymai. Žymės langeliai tikriausiai yra savaime aiškūs visiems, kurie šiek tiek tvarkė „QuickBooks“ apskaitą, tačiau naujiems „QuickBooks“ naudotojams čia pateikiamas trumpas kiekvieno iš jų veikimo aprašymas:

• Naudoti sąskaitos numerius: žymės langelis Naudoti sąskaitų numerius, jei pasirinktas, leidžia įvesti operacijos sąskaitos numerį. Susietas žymės langelis Rodyti tik mažiausią subsąskaitą nurodo „QuickBooks“ rodyti tik subsąskaitos pavadinimą ir sąskaitos numerį (jei tokią naudojate), o ne visą paskyros paveldą. Jei naudojate daug antrinių paskyrų lygių, ši parinktis tikrai gali išvalyti rodinius, todėl bus lengviau suprasti, kurią paskyrą žiūrite.
• Reikalauti sąskaitų: žymės langelis Reikalauti sąskaitų, jei pažymėtas, nurodo „QuickBooks“, kad turite nurodyti sąskaitą operacijai. Tai turi prasmę. Jei nenaudojate sąskaitų, kad stebėtumėte sumas, kurios patenka į verslą ir iš jos, jūs tikrai nedarote apskaitos. Mano kuklia nuomone, niekada nebūtų prasmės panaikinti žymės langelio Reikalauti paskyrų žymėjimą.
• Klasės stebėjimo naudojimas operacijoms:Žymės langelis Naudoti operacijų klasių stebėjimą leidžia nurodyti „QuickBooks“, kad norite naudoti ne tik paskyras finansinei informacijai sekti, bet ir Klasės leidžia padalinti paskyros lygio informaciją kitu būdu. Tai skamba sudėtingai, bet iš tikrųjų tai gana paprasta. Pavyzdžiui, sąskaitų sąrašas leidžia sekti pajamas ir išlaidas pagal pajamų ir išlaidų kategorijas. Galite sekti išlaidas naudodami tokias kategorijas kaip darbo užmokestis, nuoma ir reikmenys. Todėl klasės suteikia galimybę sekti šią informaciją kitoje dimensijoje. Galite padalyti darbo užmokesčio išlaidas į tuos atlyginimus, išleistus, pavyzdžiui, dviejose jūsų verslo vietose. Tai gali norėti restorano savininkas, turintis du restoranus. Atminkite, kad „QuickBooks“ taip pat pateikia langelius, kuriuos galite pažymėti, kad nurodytumėte, jog „QuickBooks“ turėtų paraginti priskirti klases ir priskirti klases paskyroms,
• Automatiškai priskirti bendrąjį žurnalo įrašo numerį: šis žymės langelis nurodo „QuickBooks“ priskirti numerius bendriesiems žurnalo įrašams, kuriuos įvedate naudodami komandą Padaryti bendruosius žurnalo įrašus. Šį žymės langelį norite palikti pažymėtą. Beje, bendruosius žurnalo įrašus paprastai įveda jūsų CPA arba jūsų profesionalus buhalteris.
• Įspėti paskelbiant nepaskirstytojo pelno operaciją: šis žymės langelis nurodo „QuickBooks“ rodyti įspėjamąjį pranešimą, kai bandote (arba kas nors kitas bando) tiesiogiai nurašyti arba kredituoti nepaskirstytojo pelno sąskaitą. (Paprastai nenorite tiesiogiai nurašyti ar kredituoti nepaskirstytojo pelno sąskaitos, o tik kvalifikuoti buhalteriai bet kuriuo atveju operacijas įves tiesiogiai į nepaskirstytojo pelno sąskaitą.)
• Slėpti pradinio balanso laukus pavadinimuose ir prekėse: pažymėkite šį laukelį, kad nurodytumėte „QuickBooks“ paslėpti klientų, pardavėjų, kitų pavadinimų ir prekių pradinio balanso informaciją.
• Įspėjimai apie datą: datos įspėjimų laukeliai nurodo, kad „QuickBooks“ įspėtų jus, kai įvesite (arba kas nors kitas įveda) operaciją, kurios data yra per toli praeityje arba per toli ateityje. Jei pažymėsite bet kurį iš datos įspėjimų laukelių, taip pat norite nurodyti, kiek dienų yra per toli į praeitį ar per toli į ateitį.
• Uždarymo datos nustatymas: Uždarymo datos laukelyje galite nustatyti datą, iki kurios negalima pakeisti „QuickBooks“ duomenų failo. Kitaip tariant, jei nustatote 2021 m. gruodžio 31 d. uždarymo datą, pranešate „QuickBooks“, kad nenorite, kad „QuickBooks“ duomenų failas būtų pakeistas iki šios datos. Tai reiškia, kad kas nors negali pakeisti operacijos, kurios data yra anksčiau nei jūsų galutinis terminas, negaunant baisaus įspėjimo pranešimo. Tai taip pat reiškia, kad kas nors negali įvesti operacijos, naudodamas datą prieš šią galutinę datą. Galite spustelėti mygtuką Nustatyti datą/slaptažodį, kad būtų rodomas dialogo langas, leidžiantis nurodyti uždarymo datą ir sukurti slaptažodį, reikalingą, kai kas nors nori pridėti seną operaciją arba pakeisti seną operaciją.

Seniai ankstesnės „QuickBooks“ versijos leido įjungti ir išjungti audito sekimo funkciją, naudojant dialogo lango Apskaitos nuostatos skirtuką Įmonės nuostatos. Tačiau visose naujausiose „QuickBooks“ versijose pateikiamas visada veikiantis audito seka, todėl nebematote žymės langelio „Audito seka“ apskaitos nuostatos. Beje, audito seka tiesiog saugo sąrašą, kas kokius pakeitimus atlieka operacijose. Buhalteriai, kaip nuspėjama, mėgsta audito pėdsakus. Audito takai leidžia kam nors, pvz., jūsų CPA arba Vidaus pajamų tarnybos auditoriui, atvykti po fakto ir išsiaiškinti, kodėl sąskaitos likutis yra toks, koks yra.