Kaip naudoti „QuickBooks“ valdymui su biudžetu

Įrašę biudžetą „QuickBooks“, galite palyginti savo faktinius finansinius rezultatus su biudžete numatytomis sumomis, pasirinkę komandas iš „QuickBooks“ rodomo submeniu Biudžetai ir prognozės. Kai pasirenkate komandą Ataskaitos→Biudžetai ir prognozės, „QuickBooks“ pateikia kelias biudžeto sudarymo ataskaitas, aprašytas šiame sąraše:

• Biudžeto apžvalga: šioje ataskaitoje apibendrinamos biudžeto sumos. Galite naudoti jį norėdami peržiūrėti ir patikrinti savo biudžetą.

• Biudžetas ir faktinis: ši ataskaita leidžia palyginti biudžete numatytą pelno (nuostolių) ataskaitos informaciją su faktine pajamų ataskaitos informacija. Todėl ataskaita leidžia palyginti numatomas pajamas ir išlaidas su faktinėmis pajamomis ir išlaidomis.

• Pelno ir nuostolio biudžeto našumas: ši ataskaita leidžia palyginti faktines pajamas, išlaidas ir pelną su biudžete numatytomis pajamomis, išlaidomis ir pelnu.

• Biudžeto ir faktinės diagramos: ši diagrama nėra ataskaita. Tai diagrama, kurioje rodoma biudžetinė ir faktinė informacija.

• Prognozės apžvalga: Šioje ataskaitoje apibendrinama „QuickBooks“ prognozė. Prognozė iš esmės yra prognozavimas apie savo ateitį pajamų ir pinigų srautą. Naudojate prognozes planuodami „kas būtų, jei“.

• Prognozė ir faktinė: šioje ataskaitoje palyginama prognozė su tuo, kas iš tikrųjų įvyko.

Tai, kaip naudojate biudžeto sudarymo ataskaitos informaciją, yra labai svarbi, taip pat paslaptis, kaip gauti naudos iš biudžeto sudarymo pastangų. Turėdami gerai sudarytą sveiko proto biudžetą galite ieškoti skirtumų tarp biudžeto ir faktinių finansinių rezultatų.

Norite naudoti savo biudžetą, kad pastebėtumėte situacijas, kai, pavyzdžiui, išlaidų straipsnis yra per mažas, turto straipsnis yra per didelis arba kai kurie pajamų rodikliai atsilieka nuo to, ko tikitės. Nukrypimai tarp laukiamų ir faktinių rezultatų rodo netikėtus rezultatus. Netikėti rezultatai dažnai rodo problemų. . . arba galimybes.

Pagalvokite apie šiuos dispersijos pavyzdžius ir tai, ką jie gali reikšti:

• Mėnesinės pajamos yra 40 000 USD, o ne 50 000 USD. Mėnesinės pajamos, kurios yra 20 procentų mažesnės nei tikėtasi, gali reikšti problemas, susijusias su jūsų produktu, pardavimų personalo ar klientų problemomis. Bet kokiu atveju, jei pardavimai sudaro tik 80 procentų to, ko tikitės, tikriausiai turėsite nedelsiant imtis taisomųjų veiksmų.

• Atsargų likučiai mėnesio pabaigoje yra vidutiniškai 50 000 USD, o ne 100 000 USD mėnesio pabaigoje. Mažesnis nei tikėtasi atsargų likutis gali būti geras arba blogas. Galutinis atsargų likutis, perpus mažesnis, nei tikėjotės, gali reikšti, kad parduodate produktus daug greičiau, nei tikėjotės (todėl turėtumėte padidinti atsargų investicijas ir atsargų pirkimą).

  Tačiau mažos investicijos į atsargas taip pat gali reikšti, kad jūs tiesiog negaunate medžiagų iš pardavėjų taip greitai, kaip jums jų reikia, ir dėl to kyla didelė rizika prarasti pardavimą dėl netinkamo atsargų kiekio.

• Tyrimų ir plėtros išlaidos yra 50 000 USD per metus, o ne 25 000 USD per metus. Tyrimų ir plėtros išlaidos, kurios yra dvigubai didesnės nei tikitės, atrodo blogos. Kaip gali būti gerai išlaidoms išleisti dvigubai daugiau, nei tikitės? Tačiau padvigubinti išlaidas tyrimams ir plėtrai gali būti naudinga, jei netikėtai investuojate į kokį nors perspektyvų naują produktą, idėją ar technologiją.

• Pardavimas tam tikrai klientų klasei yra 50 procentų didesnis. Tarkime, kad naudojote klases, norėdami stebėti pardavimus klientams šalyje ir už jos ribų. Jei matote, kad visai netikėtai pardavimai klientams už šalies ribų yra 50 procentų didesni, nei tikitės, ta dispersija gali rodyti galimybę parduoti dar daugiau už šalies ribų.

  Galbūt įdėjus daugiau pastangų ir energijos už šalies ribų esantys klientai gali tapti dar didesne jūsų verslo dalimi. Kartais skirtumai nustato galimybes, kurių kitu atveju praleistumėte.