Kaip išrašyti sąskaitą klientui „QuickBooks 2019“.

Norėdami išrašyti sąskaitą faktūrą klientui iš „QuickBooks 2019“, naudokite langą „Sąskaitų faktūrų kūrimas“, kad identifikuotumėte klientą ir nurodytumėte sumą, kurią klientas skolingas. Norėdami atidaryti langą Kurti sąskaitas faktūras, pasirinkite komandą Klientai → Kurti sąskaitas faktūras. Kai tai padarysite, „QuickBooks“ rodo sąskaitų faktūrų kūrimo langą, kaip parodyta. Galite naudoti daugiau nei vieno tipo „QuickBooks“ sąskaitos faktūros šabloną.

Tačiau atminkite, kad matomas sąskaitų faktūrų kūrimo langas gali atrodyti ne taip, kaip parodyta. Taip pat galite pasirinkti tinkinti sąskaitos faktūros formą, kad ji puikiai atitiktų jūsų verslo reikalavimus. Konkretūs jūsų atliekami veiksmai gali šiek tiek skirtis, jei dirbate su kitu „QuickBooks“ sąskaitos faktūros formos šablonu.

1Norėdami matyti langą Sukurti sąskaitas faktūras, pasirinkite komandą Klientai→Sukurti sąskaitas.

Kai tai padarysite, „QuickBooks“ parodys sąskaitų faktūrų kūrimo langą. Tačiau atminkite, kad matomas sąskaitų faktūrų kūrimo langas gali atrodyti ne taip, kaip parodyta. Galite naudoti daugiau nei vieno tipo sąskaitos faktūros formą. Taip pat galite pasirinkti tinkinti sąskaitos faktūros formą, kad ji puikiai atitiktų jūsų verslo reikalavimus.

2 Nurodykite klientą ir, jei reikia, darbą.

Norėdami tai padaryti, išskleidžiamajame sąraše Klientas: Darbas pasirinkite klientą arba kliento ir darbo derinį. Nesijaudinkite dėl šio „darbo“ verslo, jei nesate su juo susipažinę.

Turite identifikuoti konkretų klientą, kuriam išrašote sąskaitas faktūras, pasirinkdami tą klientą iš sąrašo Klientas: darbas. Jei klientas yra naujas klientas, kuriam dar neišrašėte sąskaitos faktūros arba neaprašėte Klientų sąraše, sąraše Klientas:Darbas įveskite trumpą kliento vardą, pvz., kliento įmonės pavadinimo santrumpa.

Tada „QuickBooks“ nurodo, kad kliento klientų sąraše dar nėra, ir klausia, ar norite įtraukti klientą; nurodykite, kad tai darote. Kai būsite paraginti, pateikite kliento informaciją, kurios prašo „QuickBooks“.

Sąskaitą faktūrą taip pat galite priskirti tam tikrai kategorijai, naudodami išskleidžiamąjį sąrašą Klasė. Šiuo metu nesijaudinkite dėl klasės stebėjimo naudojimo.

3 Patvirtinkite arba pateikite naują sąskaitos faktūros antraštės informaciją.

Kai identifikuojate klientą, „QuickBooks“ užpildo laukus „Data“, „Sąskaita faktūra“, „Sąskaitos gavėjas“ ir, galbūt, „Siųsti“. Tikriausiai jums nereikia keisti šios informacijos. Turėtumėte peržiūrėti šiuose laukeliuose pateiktą informaciją, kad įsitikintumėte, jog ji teisinga.

Pavyzdžiui, paprastai kam nors neišrašote sąskaitos faktūros, nebent jau išsiuntėte produktą arba suteikėte paslaugą. Todėl tikriausiai turėtumėte patvirtinti, kad sąskaitos faktūros data yra po produkto išsiuntimo datos arba paslaugų suteikimo datos. Taip pat galite patvirtinti, pavyzdžiui, ar siuntimo adresas yra teisingas.

4 Pateikite arba patvirtinkite sąskaitos faktūros lauko informaciją.

Sąskaitose faktūrose yra lauko informacija, kurioje įrašomi tokie elementai kaip pirkimo užsakymo numeriai, mokėjimo sąlygos, pristatymo data ir pristatymo būdas. Turėtumėte įsitikinti, kad viskas, ką „QuickBooks“ rodo šiuose teksto laukeliuose, yra teisinga.

Pavyzdžiui, jei klientas suteikė jums pirkimo užsakymo numerį, įveskite tą pirkimo užsakymo numerį laukelyje PO numeris. Patvirtinkite, kad Sąlygų laukelyje nurodytos mokėjimo sąlygos yra teisingos. Patvirtinkite, kad lauke Siuntimas nurodyta data yra teisinga.

Nereikia užpildyti visų šių laukų kiekvienai sąskaitai faktūrai, bet norite pateikti bet kokią informaciją, kuri palengvintų klientui apmokėti sąskaitą faktūrą, susieti sąskaitą faktūrą su savo pirkimo įrašais ir išsiaiškinti, kaip ir kada prekė yra išrašoma. siunčiamas.

5 Apibūdinkite parduotus daiktus.

Kaip atrodo jūsų sąskaitos faktūros stulpelių sritis, iš tikrųjų priklauso nuo to, ar parduodate produktus ar paslaugas. Paveikslėlyje parodyta produktų stulpelių sritis. Paslaugos stulpelių sritis atrodo paprastesnė, nes aprašydami paslaugos elementus nepateikiate daug informacijos.

Stulpelių srityje norite aprašyti kiekvieną prekę – kiekvieną produktą ar paslaugą – už kurią išrašoma sąskaita faktūra. Norėdami tai padaryti, kiekvienam elementui naudokite vieną eilutę. Tada pirmasis elementas, už kurį norite apmokėti sąskaitą, patenka į 1 stulpelių srities eilutę.

Prie kiekvienos prekės įvedate užsakytą kiekį, prekės kodą ir kainą arba įkainį. „QuickBooks“ nuskaito prekės aprašą iš jūsų prekių sąrašo ir įdeda šiuos duomenis į stulpelį „Aprašymas“. „QuickBooks“ taip pat apskaičiuoja sumą, išrašytą už prekę, padaugindama kiekį iš kainos arba kurso.

Tačiau galite redaguoti ir Aprašymo, ir Sumos laukus. Jei redaguosite lauką Suma, „QuickBooks“ perskaičiuos lauką „Kaina kiekvienas“, padalydamas sumą iš kiekio.

Norėdami į sąskaitą faktūrą įvesti papildomų prekių, įveskite papildomas eilutes. Kiekviena prekė, už kurią norite atsiskaityti – kiekviena prekė, kuri sąskaitoje faktūroje turėtų būti rodoma kaip atskiras mokestis – rodoma kaip eilutė stulpelių srityje. Jei norite klientui išrašyti sąskaitą už kurią nors prekę, tam produktui naudojama viena eilutė sąskaitos faktūros stulpelių srityje.

Jei norite apmokestinti klientą už krovinio gabenimą, vienoje sąskaitos faktūros srities eilutėje aprašomas tas gabenimo mokestis. Jei norite klientui išrašyti pardavimo mokestį, vėlgi vienoje stulpelių srities eilutėje arba eilutėje rodomas pardavimo mokesčio mokestis.

Nuolaidos yra sudėtingi eilutės elementai, įtraukti į sąskaitą faktūrą. Tarkime, kad kuriam nors klientui norite suteikti 10 procentų nuolaidą. Norėdami tai padaryti, į savo sąskaitą faktūrą įtraukite nuolaidos eilutės elementą. Tačiau nors „QuickBooks“ įtraukia nuolaidos elementą į prekių sąrašą, nuolaidos procentas gali būti taikomas tik ankstesnei sąskaitos faktūros eilutės elementui. Dėl šios priežasties „QuickBooks“ taip pat pateikia tarpinės sumos eilutės elementą. Naudojate tarpinės sumos eilutės elementą, kad susumuotų visas ankstesnes sąskaitoje faktūroje nurodytas prekes. Pavyzdžiui, susumavus visas sąskaitoje faktūroje nurodytas prekes, įmonė gali suteikti klientui 10 procentų nuolaidą šiems produktams.

Turite įtraukti procentų simbolį, kad nurodytumėte „QuickBooks“ apskaičiuoti nuolaidą, lygią tarpinės sumos procentinei daliai. Jei praleisite procentų simbolį, „QuickBooks“ daro prielaidą, kad norite dolerio nuolaidos, o ne procentinės nuolaidos. Pavyzdžiui, paveikslėlyje praleidus procentinį simbolį 10 procentų nuolaida pavirstų 10 USD nuolaida.

6 Norėdami pateikti sąskaitos faktūros apačioje rodomą kliento pranešimą, naudokite langelį Kliento pranešimas, esantį lango Sukurti sąskaitas faktūras apačioje.

Jei sukūrėte tinkintą sąskaitos faktūros formos šabloną, į kurį įtraukta kita poraštės informacija, šie poraštės laukeliai taip pat rodomi lango Kurti sąskaitas apačioje. Galite juos naudoti norėdami rinkti ir perkelti papildomą poraštės informaciją.

7 (Pasirenkama) Patikrinkite rašybą.

Jei spustelėsite mygtuką Rašyba, kuris rodomas viršutiniame lango Sukurti sąskaitas faktūras skirtuko Formatavimas krašte, „QuickBooks“ patikrins sąskaitoje faktūroje naudojamų žodžių rašybą. Jei „QuickBooks“ neranda rašybos klaidų, rodomas pranešimas, nurodantis, kad rašybos tikrinimas baigtas. Jei „QuickBooks“ aptinka rašybos klaidą – produkto kodo santrumpos dažnai sukelia rašybos klaidas „QuickBooks“, rodomas dialogo langas Tikrinti rašybą formoje.

Galite naudoti laukelį Keisti į, kad ištaisytumėte rašybos klaidą, jei tai iš tikrųjų yra rašybos klaida. Galite pasirinkti vieną iš siūlomų pakeitimų sąrašo laukelyje Pasiūlymai spustelėdami pasiūlymą, tada spustelėdami mygtuką Pakeisti. Visus rašybos klaidų atvejus galite pakeisti spustelėdami mygtuką Pakeisti viską. Jei žodis, kurį „QuickBooks“ sako, yra parašytas neteisingai, iš tikrųjų parašytas teisingai, galite spustelėti mygtuką Ignoruoti, kad nurodytumėte „QuickBooks“ ignoruoti šį žodį, arba mygtuką „Ignoruoti viską“, kad nurodytumėte „QuickBooks“ ignoruoti visus šio žodžio atvejus sąskaitos faktūros formoje.

Jei naudojate terminus, kurie visada pasirodo kaip klaidingai parašyti žodžiai, bent jau „QuickBooks“, galite spustelėti mygtuką Pridėti, kuris pasirodo dialogo lange Tikrinti rašybą formoje. Spustelėjus mygtuką Pridėti „QuickBooks“ nurodoma įtraukti žodį į rašybos žodyną. Kai įtraukėte žodį į „QuickBooks“ rašybos žodyną, „QuickBooks“ nemato, kad žodis būtų parašytas neteisingai.

Taip pat atminkite, kad galite spustelėti mygtuką Parinktys, kad būtų rodomas rašybos parinkčių dialogo langas. Dialogo lange Rašybos parinktys yra žymės langeliai, kuriuos galite naudoti norėdami įjungti arba išjungti tam tikrų tipų rašybos tikrinimo logiką. Galite pažymėti žymės langelį, kad nurodytumėte „QuickBooks“ visada patikrinti formų rašybą, pavyzdžiui, prieš spausdinant, išsaugant ar siunčiant formą. Dialogo lange taip pat yra žymės langelių, nurodančių „QuickBooks“ nepaisyti tam tikros rūšies žodžių, pvz., tų, kuriuose naudojami skaičiai, tų, kurie rašomi didžiosiomis raidėmis ir mišriomis didžiosiomis raidėmis.

8 Norėdami išsaugoti sąskaitą faktūrą, spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir uždaryti arba Išsaugoti ir naują.

Spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir uždaryti, jei norite išsaugoti sąskaitą faktūrą ir uždaryti langą Sukurti sąskaitas faktūras. Jei norite išsaugoti sąskaitą faktūrą, spustelėkite naudokite mygtuką Išsaugoti ir naujas, tada tuščioje lango Sukurti sąskaitas versijoje įveskite kitą sąskaitą.

Spustelėkite skirtuką Siųsti/Siųsti, tada mygtuką FedEx arba UPS, kad paleistumėte „QuickBooks Shipping Manager“ langą, kuris leidžia automatizuoti kai kuriuos siuntų siuntimo veiksmus naudojant „Federal Express“ arba „United Parcel Service“ (UPS). Kai pirmą kartą paleisite siuntimo vadybininką, turėsite atlikti šiek tiek sąrankos darbų.

Norėdami peržiūrėti jau sukurtas sąskaitas faktūras, spustelėkite mygtukus Ankstesnis ir Kitas. Arba spustelėkite mygtuką Rasti ir naudokite dialogo langą Rasti sąskaitas faktūras, kad apibūdintumėte sąskaitą faktūrą, kurią norite rasti.