Kaip išlaikyti gerą apskaitos kontrolę naudojant „QuickBooks“.

„QuickBooks“ leidžia keliems vartotojams. Daugelis įmonių, išaugusios iki tam tikro dydžio, turi padėti keliems vartotojams gauti prieigą prie apskaitos informacijos ir tam tikrais atvejais turėti galimybę kurti apskaitos operacijas. Deja, keli apskaitos sistemos vartotojai kelia riziką įmonės savininkui.

Turėdami prieigą prie apskaitos sistemos, vartotojai gali netyčia įvesti klaidų apskaitos sistemoje arba, deja, tyčia apgauti verslą. Dėl šių priežasčių čia pateikiamas kai kurių „QuickBooks“ valdymo metodų, kuriuos įmonės savininkas arba įmonės vadovas gali naudoti, kad sumažintų netyčinių klaidų ir vagystės tikimybę, sąrašas.

• Reguliariai palyginkite fizinių atsargų skaičių su atsargų apskaitos įrašais. Deja, atsargos mažėja. Žmonės – kartais darbuotojai, bet dažnai pseudoklientai, tokie kaip parduotuvių vagys – vagia inventorių. Todėl vienas dalykas, kurį turite padaryti, kad sumažintumėte atsargų nuostolius ir tvarkytumėte tikslius apskaitos įrašus, yra reguliariai lyginti fizinį atsargų skaičių su tuo, ką rodo jūsų apskaitos įrašai.

  Šiuo metodu dažnai skaičiuojant vertingiausius ir lengviausiai pavogtus daiktus pasiekiami du dalykai:

  • Greitai nustatomas atsargų susitraukimas.

  • Įmonės savininkas gali sumažinti atsargų susitraukimą nustatydamas dažniausiai vagiamų atsargų tipą arba net kai dažniausiai vagiamos.

• Suderinti banko sąskaitas. Vienas dalykas, kurį turėtų padaryti verslo savininkai, yra suderinti savo banko sąskaitas. Dažnai darbuotojų vagystės, kurias atlieka buhalteriai, įvyksta, kai darbuotojai sugalvoja, kaip į įmonės banko sąskaitą įrašyti čekius, kurių savininkas nemato. Vienas patikimų būdų rasti fiktyvų ir apgaulingą sandorį yra leisti savininkui suderinti banko ataskaitą.

  Jei savininkė suderins banko išrašą, ji gali palyginti banko sąskaitos apskaitą su įmonės „QuickBooks“ apskaitos įrašais. Bet kokie akivaizdūs neatitikimai gali būti ištaisyti, o tai reiškia, kad „QuickBooks“ apskaitos įrašai yra tikslesni. Be to, įmonės savininkui įdėmiai žiūrint į čekius, tampa akivaizdūs bet kokie nesąžiningi, įtartini sandoriai.

• Jei įmanoma, atskirkite apskaitą nuo fizinės globos. Mažame versle sunku visada atskirti tam tikros veiklos apskaitą nuo fizinės globos ar fizinės atsakomybės už tą veiklą. Pavyzdžiui, sunku atskirti atsargų apskaitą nuo fizinės saugojimo ar prieigos prie tų atsargų.

• Apmokykite darbuotojus naudotis „QuickBooks“. Turėtumėte išmokyti darbuotojus naudoti „QuickBooks“, jei turite bet kokio dydžio verslą dėl dviejų pagrindinių priežasčių:

  • Žmogus, žinantis, kaip naudoti „QuickBooks“, yra mažiau tikėtinas, kad padarys netyčinių klaidų.

  • Netvarkingi apskaitos įrašai maskuojančių darbuotojų vagystes.

• Uždarykite „QuickBooks“ failą. Jei išklausysite Apskaitos principų kursą, pamatysite, kad uždarymas reiškia apskaitos procedūrų rinkinį, kurį kas nors atlieka, kad nulinės pajamų ir išlaidų sąskaitas, kad nuo naujų metų būtų galima lengvai apskaičiuoti pajamas ir išlaidas. „QuickBooks“ uždarymas reiškia ką kita.

  Tačiau vis tiek norite uždaryti „QuickBooks“ failą, kad išlaikytumėte duomenų vientisumą. Štai kaip: Pasirinkite komandą Redaguoti→Nuostatos, pasirinkite Apskaita, pasirinkite skirtuką Įmonės nuostatos ir spustelėkite mygtuką Uždarymo data Nustatyti datą/slaptažodį. Kai „QuickBooks“ paragins, nurodykite uždarymo datą ir slaptažodį.

  Jums pateikus šią informaciją, „QuickBooks“ draudžia arba riboja naudotojams galimybę keisti arba įvesti operacijas, atliktas prieš terminą. (Tik žmonės, turintys slaptažodį, gali keisti arba įvesti operacijas, kurių datos yra ankstesnės nei uždarymo data.)

• Tvarkykite savo QuickBooks apskaitos sistemą. Daugelis įmonių savininkų nemano, kad apskaitos sistema yra kažkas daugiau nei priemonė sąskaitoms faktūroms, darbo užmokesčio čekiams ir informacijai, reikalingai metinei mokesčių deklaracijai pateikti. Deja, toks tolimas ryšys su apskaitos sistema reiškia, kad verslo savininkai dažnai nejaučia didelio poreikio aktyviai valdyti tai, kas vyksta su apskaitos sistema.

  Apskaitos sistema turėtų būti priemonė, kurią naudojate geriau valdyti savo verslą. Ir taip gali būti. Tačiau jei tai bus geresnio verslo valdymo įrankis, turite valdyti sistemą.

  Galite gana lengvai įsitikinti, kad žmonės daro tai, ką turėtų daryti, sukūrę kelis paprastus kontrolinius sąrašus.

Mėnesio apskaitos darbų sąrašo pavyzdys

Pavyzdinis metinis apskaitos darbų sąrašas