Kaip išlaikyti gerą apskaitos kontrolę naudojant „QuickBooks 2011“.

Daugelis įmonių, išaugusios iki tam tikro dydžio, turi palaikyti kelis „QuickBooks“ naudotojus, turinčius prieigą prie apskaitos informacijos ir galimybę, kai kuriais atvejais, kurti apskaitos operacijas. Deja, keli apskaitos sistemos vartotojai kelia riziką įmonės savininkui.

Turėdami prieigą prie „QuickBooks“, vartotojai gali netyčia įvesti klaidų apskaitos sistemoje arba, deja, tyčia apgauti verslą. Štai sąrašas kai kurių „QuickBooks“ valdymo metodų, kuriuos verslo savininkas arba įmonės vadovas gali naudoti siekdamas sumažinti netyčines klaidas ir vagystės galimybę:

• Reguliariai palyginkite fizinių atsargų skaičių su atsargų apskaitos įrašais. Šis metodas leidžia pasiekti du dalykus:

  • Greitai nustatomas atsargų susitraukimas.

  • Įmonės savininkas gali sumažinti atsargų susitraukimą nustatydamas dažniausiai vagiamų atsargų tipą arba net kai dažniausiai vagiamos.

• Suderinti banko sąskaitas. Vienas dalykas, kurį turėtų padaryti verslo savininkai, yra suderinti savo banko sąskaitas. Dažnai darbuotojų vagystės, kurias atlieka buhalteriai, įvyksta, kai darbuotojai sugalvoja, kaip į įmonės banko sąskaitą įrašyti čekius, kurių savininkas nemato. Jei savininkė suderins banko išrašą, ji gali palyginti banko sąskaitos apskaitą su įmonės „QuickBooks“ apskaitos įrašais.

• Jei įmanoma, atskirkite apskaitą nuo fizinės globos. Mažame versle sunku visada atskirti tam tikros veiklos apskaitą nuo fizinės globos ar fizinės atsakomybės už tą veiklą. Visur, kur galite atskirti fizinę globą nuo apskaitos, įvyksta integruotas klaidų tikrinimas. Apskaitą tvarkantis asmuo netiesiogiai tikrina, kaip fiziniai saugotojai prižiūri turtą. Galite paprašyti savo CPA pagalbos sugalvodami būdus, kaip atskirti fizinę turto saugojimą nuo apskaitos ir apskaitos pareigų.

• Apmokykite darbuotojus, kaip naudotis „QuickBooks“. Turėtumėte išmokyti darbuotojus naudoti „QuickBooks“, jei turite bet kokio dydžio verslą dėl dviejų pagrindinių priežasčių:

  • Žmogus, žinantis, kaip naudoti „QuickBooks“, yra mažiau tikėtinas, kad padarys netyčinių klaidų.

  • Netvarkingi apskaitos įrašai maskuojančių darbuotojų vagystes. Mokymai reiškia ne tik tikslesnius apskaitos įrašus, bet ir tai, kad mažiau tikėtina, kad aplinka būtų palanki vagystei ar grobstymui.

• Tvarkykite savo QuickBooks apskaitos sistemą. Apskaitos sistema turėtų būti priemonė, kurią naudojate geriau valdyti savo verslą. Kad sistema veiktų, turite ją valdyti. Galite gana lengvai įsitikinti, kad žmonės daro tai, ką turėtų daryti, sukūrę kelis paprastus kontrolinius sąrašus. Juos galite naudoti kaip atskaitos taškus sudarydami savo sąrašą dalykų, kuriuos buhalteris ar biuro vadovas turi atlikti kiekvieną mėnesį arba kiekvienų metų pabaigoje.

Mėnesio apskaitos darbų sąrašo pavyzdys

• Duomenų atsarginės kopijos sukurtos ir perkelti už jos ribų

• Suderintos banko sąskaitos

• Visos sąskaitos faktūros, kredito pažymos, išrašai

• Išvalytos visos laikinosios sąskaitos

• Pateiktos finansinės ataskaitos

• Praneštos išimtys (pavyzdžiui, pradelstos sąskaitos faktūros, sąskaitos, pirkimo užsakymai, per mažai atsargų prekės)

Pavyzdinis metinis apskaitos darbų sąrašas

• Sureguliuokite bandomąjį balansą

• Įrašykite kompaktinį diską su metų pabaigos numeriais, kad galėtumėte nuolat įrašyti

• Apsvarstykite galimybę išvalyti duomenų failus, jei jie dideli

• Uždaryti metus, kai tikrai padaryta