Kaip įrašyti sąskaitas per „QuickBooks 2017“ sąskaitų įvedimo langą

Kai gaunama sąskaita, pirmiausia reikia ją įrašyti į „QuickBooks 2017“. Sąskaitas galite įrašyti per langą „Įvesti sąskaitas“ arba „Mokėtinų sąskaitų“ registrą. Jei planuojate stebėti sąskaitas pagal išlaidas ir prekes, turite naudoti langą Įvesti sąskaitas.

Norėdami įrašyti sąskaitą per langą Įveskite sąskaitas, atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite Pardavėjai → Įveskite sąskaitas. Arba pagrindinio puslapio Pardavėjų srityje spustelėkite piktogramą Įvesti sąskaitas. Neabejotinai pastebite, kad šio lango viršutinė pusė labai panaši į čekį, ir taip yra todėl, kad didžioji dalis čia pateiktos informacijos patenka į čekį, kurį rašote norėdami apmokėti sąskaitą. (Jei formos viršuje matote žodį Kreditas , o ne sąskaita, viršutiniame kairiajame kampe pasirinkite mygtuką Sąskaitos parinktis. Taip pat galite naudoti šį ekraną norėdami įvesti tiekėjų kredito pažymas.)

Pasirinkite pardavėjo, kuriam mokate, pavadinimą.Jei norite apmokėti šią sąskaitą tiekėjui, kuris jau yra tiekėjui sąraše, spustelėkite rodyklę žemyn eilutės Tiekėjas pabaigoje ir pasirinkite tiekėją. (Tada „QuickBooks“ automatiškai užpildo langą „Įvesti sąskaitas“ tiek informacijos, kiek atsimena.) Jei šis pardavėjas yra naujas, „QuickBooks“ paprašys greitai pridėti arba nustatyti tam tikros informacijos apie pardavėją: adresą, kredito limitą, mokėjimo sąlygas ir taip toliau. Šią informaciją pateikiate lange Naujas pardavėjas.
Jei turite vieną ar daugiau neužpildytų pirkimo užsakymų su pasirinktu pardavėju, „QuickBooks“ paklaus, ar norite gauti už pirkimo užsakymą. Spustelėkite Taip, jei taip, arba Ne, jei ne. Jei pasirenkate gauti už pirkimo užsakymą, „QuickBooks“ rodo dialogo langą Atidaryti pirkimo užsakymus. Jame pateikiami jūsų įrašyti atviri pirkimo užsakymai.
Kai pasirenkate vieną ar daugiau pirkimo užsakymų, kuriuos norite gauti, „QuickBooks“ už jus užpildo šių užsakymų elementus ir sumas, kurias galite keisti, jei reikia. Baigę dialogo langą Atidaryti pirkimo užsakymus, spustelėkite Gerai, kad grįžtumėte į langą Įvesti sąskaitas.

Norėdami sukurti pirkimo užsakymą, kuris yra prekių, kurias užsakote iš tiekėjų, įrašas, pasirinkite Pardavėjai → Kurti pirkimo užsakymus. Kai „QuickBooks“ rodomas langas „Sukurti pirkimo užsakymus“, apibūdinkite savo užsakymą. Beje, pirkimo užsakymus spausdinate ir redaguojate taip pat, kaip spausdinate sąskaitas faktūras ir kredito pažymas.

Pasirinkite mokėjimo sąlygas, apibūdinančias, kada turi būti apmokėta sąskaita. Sąlygų eilutėje atidarykite išskleidžiamąjį sąrašą ir pasirinkite mokėjimo sąlygas (jei informacijos dar nėra, kai nustatote tiekėją).

(Pasirenkama) Įveskite pardavėjo nuorodos numerį.Jei įvesite sąskaitos pardavėjo nuorodos numerį – tikriausiai tai tik sąskaitos faktūros numeris arba sąskaitos numeris – nuorodos numeris išspausdinamas ant kupono, kuris yra išspausdinto čekio dalis.

(Pasirenkama) Įveskite atmintinę, kad apibūdintumėte sąskaitą. Galite įvesti pastabą Atmintinės teksto laukelyje. Jūsų įvestas užrašas pasirodo A/P registre.

Perkelkite žymeklį žemyn į skirtuko Išlaidos stulpelį Sąskaita ir įveskite išlaidų sąskaitos pavadinimą. Tikėtina, kad norite įvesti sąskaitų plane jau esančios išlaidų sąskaitos pavadinimą. Jei taip, spustelėkite rodyklę žemyn, kad pamatytumėte visų savo paskyrų sąrašą. Tikriausiai turėsite slinkti sąrašu žemyn, kad patektumėte į išlaidų sąskaitas. (Greitas būdas judėti žemyn sąraše yra pradėti rašyti paskyros pavadinimą; eikite tiesiai sąraše žemyn.) Spustelėkite paskyrą, kuri yra ši sąskaita. (Greičiausiai tai yra Prekės ar kažkas panašaus.)
Jei šiai sąskaitai reikia sukurti naują išlaidų sąskaitos kategoriją, sąrašo viršuje pasirinkite Pridėti naują. Pamatysite dialogo langą Nauja paskyra. Įveskite informaciją ir spustelėkite Gerai.
Ką daryti, jei pinigai, kuriuos mokate dėl šios sąskaitos, gali būti padalyti į dvi, tris ar keturias išlaidų sąskaitas? Tiesiog spustelėkite po paskyra, kurią ką tik įvedėte. Pasirodo rodyklė žemyn. Spustelėkite jį, kad įvestumėte kitą išlaidų sąskaitą, kitą ir, jei reikia, kitą.

Jei reikia, pereikite prie stulpelio Suma ir pakeiskite skaičius. Jei šią sąskaitą dalinate kelioms paskyroms, įsitikinkite, kad stulpelyje Suma esantys skaičiai pridedami prie visos sąskaitos sumos.

(Pasirenkama) Įveskite paaiškinimo ar išminties žodžius stulpelyje Atmintinė.

(Pasirenkama) Priskirkite išlaidas klientui: Darbas. Jei planuojate gauti kompensaciją už šias išlaidas arba tiesiog norite sekti savo išlaidas pagal darbą, įveskite klientą, kuris ketina jums kompensuoti. Jei reikia, įveskite kiekvienos sąskaitos sumą. Galite naudoti rodyklę žemyn norėdami rasti klientų ir tada juos spustelėti.

(Pasirenkama) Priskirkite išlaidas klasei. Taip pat galite sekti išlaidas pagal klasę, įrašydami įrašus stulpelyje Klasė. Atkreipkite dėmesį į įprastą rodyklę žemyn ir spustelėkite ją, kad pamatytumėte klasių sąrašą. (Nematote stulpelio „Klasė“, nebent nurodėte „QuickBooks“, kad norite naudoti klases.)
Jei norite, kad „QuickBooks“ stebėtų išlaidas pagal klasę, galite nustatyti, kad tai būtų daroma. Norėdami nustatyti, kad „QuickBooks“ sektų išlaidas, pasirinkite Redaguoti → Nuostatos. Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Nuostatos, spustelėkite piktogramą Apskaita, spustelėkite skirtuką Įmonės nuostatos, tada pažymėkite žymės langelį Naudoti klasės stebėjimą.
Jei norite, spustelėkite mygtuką Perskaičiuoti, kad sumuotų išlaidas.

Naudokite skirtuką Prekės, norėdami įrašyti įvairias sąskaitas nurodytas prekes. Spustelėkite skirtuką Prekės. Įveskite įsigytas prekes ir kainas, kurias už jas sumokėjote.

Jei iš dalies užpildę sąskaitą suprantate, kad sąskaita tikrai apmoka pirkimo užsakymą, spustelėkite mygtuką Pasirinkti PO, kuris pasirodo lango Įvesti sąskaitas pagrindinėje juostelėje.

Išskleidžiamajame sąraše Pardavėjas pasirinkite pardavėjo, kuris išsiuntė jums sąskaitą, pavadinimą. Atidarytų pirkimo užsakymų sąraše spustelėkite kairėje esantį stulpelį, kad pažymėtumėte varnelę šalia pirkimo užsakymo (ar užsakymų), už kuriuos mokate. Pakankamai lengvas? Baigę spustelėkite Gerai; „QuickBooks“ automatiškai užpildo skirtuką „Elementai“ už jus.

Pereikite į stulpelį Prekė ir įveskite prekės pavadinimą. Atkreipkite dėmesį į rodyklę žemyn šiame stulpelyje. Spustelėkite jį, kad pamatytumėte prekių sąrašą. Ar prekė, už kurią mokate, yra šiame sąraše? Jei taip, spustelėkite tą elementą. Jei ne, sąrašo viršuje pasirinkite Pridėti naują ir užpildykite langą Naujas elementas.

Užpildykite likusias prekių eilutes skirtuke Prekės. Čia galite įvesti visas perkamas prekes. Įsitikinkite, kad skirtuke Prekės tiksliai rodomos perkamos prekės, jų išlaidos ir kiekiai. Jei norite, spustelėkite mygtuką Perskaičiuoti, kad susumuotų elementus.

Išsaugokite sąskaitą. Spustelėkite Išsaugoti ir naujas, kad išsaugotumėte sąskaitos įrašą ir įveskite kitą sąskaitą. Arba spustelėkite Išsaugoti ir uždaryti, kad įrašytumėte sąskaitą, bet neįvestumėte kitos sąskaitos.

Kaip ir su klientais susijusių langų atveju (pvz., lango Sukurti sąskaitas faktūras), „QuickBooks“ dešinėje šoninėje juostoje rodo istorinę informaciją apie pardavėją. Galite perjungti tarp tiekėjo ir operacijų, paleisti greitas ataskaitas ir greitai susieti ankstesnes ar neapmokėtas sąskaitas, sąskaitas faktūras ir kitas kliento, su kuriuo dirbate, pastabas.