Kaip dirbti su „QuickBooks 2018“ žurnalo įrašais

„QuickBooks“ leidžia jums – buhalteriui – lengvai įrašyti žurnalo įrašus. Jei praleidote laiką dirbdami su „QuickBooks“, galbūt žinote, kad dauguma žurnalo įrašų, kurie įrašomi į „QuickBooks“ duomenų failą, įrašomi automatiškai. Pavyzdžiui, jei kas nors išrašo čekį, „QuickBooks“ įrašo to žurnalo įrašą. Kai kas nors sukuria sąskaitą faktūrą, „QuickBooks“ vėl įrašo žurnalo įrašą.

Tačiau kai kuriais atvejais kažkas – tikriausiai jūs – turi įrašyti žurnalo įrašą, kad tam tikra operacija būtų įtraukta į „QuickBooks“ duomenų failą. Žurnalo įrašus naudojate norėdami įrašyti nusidėvėjimą, kaupti įsipareigojimus ir įrašyti, pavyzdžiui, turto perleidimą.

Žurnalo įrašo įrašymas

Norėdami įrašyti žurnalo įrašą, pasirinkite Įmonė → Padaryti bendruosius žurnalo įrašus. „QuickBooks“ rodo langą „Padaryti bendruosius žurnalo įrašus“, kaip parodyta.

Langas Padaryti bendruosius žurnalo įrašus.

Tikriausiai galite patys sugalvoti, kaip naudoti langą Padaryti bendruosius žurnalo įrašus. Lauke Data įvedate bendrą žurnalo įrašo datą. Galite naudoti laukelį Įrašo Nr., norėdami sunumeruoti žurnalo įrašus arba priskirti jiems kokį nors reikšmingą kodą. Pateikę šią pagrindinę informaciją, žurnalo įrašui įrašyti naudojate lango Sudaryti bendruosius žurnalo įrašus stulpelius. Nereikia jums pasakyti, kad didžiosios knygos sąskaitos numeris arba pavadinimas yra stulpelyje Sąskaita, debeto suma - debeto stulpelyje, o kredito suma - stulpelyje Kreditas. Tačiau jums gali būti naudinga priminti, kad galite naudoti stulpelį Atmintinė norėdami įvesti debeto arba kredito aprašymą; stulpelyje Pavadinimas galite identifikuoti klientą, tiekėją, darbuotoją ar kitą vardą, susietą su kreditu ar debetu; galite naudoti stulpelį Atsiskaitoma, norėdami nurodyti, kad debetas arba kreditas turi būti nurodytas kaip suma, kurią reikia apmokestinti nurodytam klientui; ir galite naudoti stulpelį Klasė (jei įjungėte klasės stebėjimą), kad klasifikuotumėte debetą arba kreditą.

Niekada neturėtumėte įrašyti vardo pirmoje žurnalo įrašo eilutėje. Jei tai padarysite, šis pavadinimas bus susietas su kiekviena to žurnalo įrašo eilute, kai peržiūrite ataskaitas „QuickBooks“, net jei pavadinimas susijęs tik su pirmąja eilute.

Jei norite susieti pavadinimus su žurnalo įrašo eilutėmis, vienas iš būdų tai padaryti yra palikti pirmąją žurnalo įrašo eilutę tuščią, kad su ataskaitomis nebūtų netyčia susietų pašalinių įrašų.

Žurnalo įrašo atšaukimas

Norėdami pakeisti žurnalo įrašą, pirmiausia atidarykite langą Padaryti bendruosius žurnalo įrašus pasirinkdami komandą Įmonė → Padaryti bendruosius žurnalo įrašus. „QuickBooks“ rodo langą „Padaryti bendruosius žurnalo įrašus“. Norėdami peržiūrėti bendruosius žurnalo įrašus, kuriuos jau įvedėte, naudokite mygtukus Ankstesnis ir Kitas. Radai įrašą? Gerai.

Šių metų versijos atnaujinimas dabar reiškia, kad visus bendruosius žurnalo įrašus galima atšaukti tokiu pačiu būdu: radę žurnalo įrašą, kurį norite atšaukti, spustelėkite mygtuką Atšaukti. (Mygtukas Atšaukti rodomas viršutiniame lango „Padaryti bendruosius žurnalo įrašus“ skirtuko „Pagrindinis“ krašte.) „QuickBooks“ atšaukia bendrą žurnalo įrašą, įvesdama operaciją kitą apskaitos mėnesį su apverstais debetais ir kreditais.

Kai kurių „QuickBooks“ versijų lange Padaryti bendruosius žurnalo įrašus esantis žymės langelis Koreguoti įrašą rodo, kad žurnalo įrašas yra specialus įrašas, kurį po to padarė buhalteris. Galite atspausdinti tik tų specialių „koregavimo įrašų“ ataskaitą.

Žurnalo įrašų redagavimas

Paprastai nenorėsite kvailioti ir vėliau keisti žurnalo įrašų. Tačiau jei manote, kad reikia atlikti pakeitimus, „QuickBooks“ pateikia meniu „Redaguoti“ su komandomis, kurias galite naudoti tik šiam tikslui. Viena vertus, „QuickBooks“ pateikia komandą „Ištrinti bendrąjį žurnalą“, kurią galite naudoti norėdami ištrinti žurnalo įrašą, rodomą lange Padaryti bendruosius žurnalo įrašus. „QuickBooks“ taip pat pateikia komandą „Nuodyti bendrąjį žurnalą“, kurią galite naudoti norėdami anuliuoti lange rodomą bendrą žurnalo įrašą. Paprastai – ir vėl, jūs jau tai žinote – nenorite ištrinti bendrųjų žurnalo įrašų. Vietoj to, jūs norite juos panaikinti . Sakė pakankamai.