Kaip dirbti „QuickBooks Online“ kliento įmonėje

Jūs dirbate kliento „QuickBooks Online“ (QBO) įmonėje panašiai kaip jūsų klientas. Šiame straipsnyje mes sutelkiame dėmesį į būdus, kaip galite lengvai naršyti kliento įmonėje, ieškoti ir peržiūrėti sandorius bei bendrauti su klientais.

Lengva navigacija kliento įmonėje

Daugeliu atvejų naršymas pele yra akivaizdus spustelėjus čia ir spustelėjus ten. Tačiau galite naudoti keletą ne itin akivaizdžių gudrybių, kad galėtumėte lengvai naršyti, įskaitant kai kuriuos sparčiuosius klavišus. Kai kurie įprasti naršymo būdai būdingi „Chrome“.

Sparčiųjų klavišų naudojimas

QBO įmonėse paslėpti spartieji klavišai, kuriuos galbūt norėsite naudoti. Rodome juos čia, paveikslėlyje, taip pat galite juos rasti šiame cheat lape .

Norėdami peržiūrėti šiuos sparčiuosius klavišus QBO, kartu su dabartinio kliento QBO įmonės ID, paspauskite ir palaikykite Ctrl+Alt, tada paspauskite pasvirąjį brūkšnį (/). „Mac“ naudotojai čia ir kitoje pastraipoje naudokite Ctrl+Option. Jei paspausite Ctrl+Alt+/ neatverdami QBO kliento įmonės, matomas įmonės ID yra jūsų.

Spartieji klavišai, kuriuos galite naudoti dirbdami QBO kliento įmonėje

Norėdami naudoti bet kurį iš šių sparčiųjų klavišų, paspauskite ir laikykite nuspaudę Ctrl + Alt, tada paspauskite atitinkamą klavišą, kad atliktumėte susijusį veiksmą. Pavyzdžiui, norėdami atidaryti sąskaitos faktūros langą, paspauskite Ctrl+Alt+I.

Kelių langų atidarymas

Daug kartų buhalteriai nori dirbti su keliais langais, o jūs galite tai padaryti naudodami QBO. Toje pačioje QBO įmonėje galite kopijuoti naršyklės skirtuką naudodami komandą Naujas langas, esančią „QuickBooks Online Accountant“ (QBOA) įrankių juostos Buhalterio įrankių meniu (žr. tolesnį paveikslą).

Jei dirbate QBO įmonėje, naudokite komandą Naujas langas, kad pakartotumėte žiūrimą langą.

Jei naudojate Chrome, taip pat galite kopijuoti naršyklės skirtuką, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami skirtuką ir pasirinkę Dubliuoti arba, jei esate klaviatūros naudotojas, paspauskite Alt+D, po to Alt+Enter (tai būtų tas pats, kas laikytų paspauskite klavišą Alt ir paspauskite D, po to paspauskite Enter). „Firefox“ galite kopijuoti naršyklės skirtuką spustelėdami adreso juostą ir paspausdami Alt + Enter.

Spustelėjus komandą Naujas langas, QBO atidaro naują naršyklės skirtuką ir rodo tą pačią informaciją, kuri rodoma pradiniame naršyklės skirtuke. Tačiau nuo to momento kiekviename naršyklės skirtuke galite rodyti skirtingą tos pačios įmonės informaciją. Ir jei naudojate „Chrome“ naudodami kelis monitorius, galite padalinti skirtukus į skirtingus monitorius. Vilkite skirtuką, kurį norite įdėti į kitą monitorių, žemyn, ir jis atsiskirs nuo naršyklės. Galite iš karto nuvilkti jį į kitą monitorių arba atleisti pelės mygtuką. Tokiu atveju pasirodys antrasis „Chrome“ egzempliorius. Tada galite vilkti bet kurį egzempliorių į kitą monitorių.

Ta pati technika veikia ir Firefox; vilkite „Firefox“ skirtuką žemyn ir atleiskite pelės mygtuką. Skirtukas atsiskiria ir pasirodo antrame „Firefox“ egzemplioriuje. Tada galite vilkti bet kurį egzempliorių į kitą monitorių.

Jei mėgstate „padalytą ekraną“, galite naudoti „Windows“ spartųjį klavišą, kad būtų rodomi du skirtukai vienas šalia kito. Atlikite šiuos veiksmus naudodami „Chrome“ arba „Firefox“:

Nėra trumpo ir paprasto būdo rodyti du langus vertikaliai vieną ant kito. Turėsite rankiniu būdu pakeisti langų dydį ir įdėti juos ten, kur norite.

Nukopijuokite naršyklės skirtuką naudodami bet kurią jau aprašytą techniką.

Vilkite dabartinį skirtuką žemyn. Naršyklė savo naršyklės lange rodo skirtuką, kurį nuvilkote.

Paspauskite ir palaikykite „Windows“ klavišą (tą, kuris yra tarp kairiojo klaviatūros „Ctrl“ ir kairiojo „Alt“ klavišų) ir paspauskite rodyklės klavišą:

• Paspauskite kairįjį rodyklės klavišą, kad prisegtumėte aktyvųjį langą kairėje monitoriaus pusėje.
• Paspauskite rodyklės dešinėn klavišą, kad prisegtumėte aktyvųjį langą dešinėje monitoriaus pusėje.

Spustelėkite kitą galimą langą, kad jis būtų aktyvus, ir pakartokite 3 veiksmą.

Tolesniame paveikslėlyje parodėme balansą (kairėje) ir tada sukūrėme antrą naršyklės langą, kuriame išsigilinome, kad būtų rodomos einamosios sąskaitos operacijos. Tada ekrane prisegėme du langus vienas šalia kito.

Du langai prisegti vienas šalia kito

Galite spustelėti meniu mygtuką viename arba abiejuose languose, kad paslėptumėte naršymo juostą (suteikdami duomenims daugiau ekrano vietos, kaip padarėme paveikslėlyje).

Baigę dirbti dviem langais, tiesiog uždarykite vieną, o kitą padidinkite.

Darbas dviejose įmonėse vienu metu

Tarkime, kad baigėte dirbti su vienu klientu ir norite atidaryti kitą klientą. Galite spustelėti mygtuką Eiti į „QuickBooks“ QBOA įrankių juostoje ir pasirinkti naują klientą. Arba galite spustelėti mygtuką Buhalteris viršutiniame kairiajame QBOA sąsajos kampe, kad iš naujo būtų rodomas klientų puslapis, tada spustelėkite QuickBooks piktogramą, esančią kairėje nuo įmonės pavadinimo, kurią dabar norite atidaryti. Bet kuriuo atveju QBOA rodo naujai pasirinkto kliento informaciją.

Tai iškelia klausimą: „Kaip dirbti dviejose skirtingose ​​įmonėse vienu metu? Na, galite atidaryti kitą naršyklę, prisijungti prie QBOA ir atidaryti antrą kliento QBO įmonę. Pavyzdžiui, jei dirbate „Chrome“, galite atidaryti „Windows Edge“, „Firefox“, „Safari“ arba kitą naršyklę naudodami tą pačią QBOA prisijungimo informaciją. Tada galite atidaryti dvi skirtingas įmones, kaip šiame paveikslėlyje padarėme su „Chrome“ ir „Microsoft Edge“.

Norėdami dirbti dviejose įmonėse vienu metu, galite naudoti dvi naršykles.

Jei dirbate su „Chrome“, taip pat galite pasinaudoti „Chrome“ naudotojų teikiamais pranašumais ir atidaryti „Chrome“ kaip kitas naudotojas. Iš esmės vienu metu veiktų du „Chrome“ egzemplioriai.

Galimi operacijų tipai

Galimas operacijas galite pamatyti atidarę kliento QBO įmonę ir spustelėję meniu Naujas. Šiame paveikslėlyje parodytas atidarytas Naujas meniu.

Sandoriai, kuriuos galite sukurti dirbdami QBO įmonėje

Galimos operacijos meniu suskirstytos pagal žmonių, su kuriais jos susijusios, tipą. Meniu Kurti yra kategorija „Kita“, skirta operacijoms, nesusijusioms su tam tikro tipo žmonėmis, pvz., banko indėliais.

Jei norite peržiūrėti tik kelias dažniausiai naudojamas operacijas, meniu Naujas apačioje spustelėkite nuorodą Rodyti mažiau. Nuoroda pakeičiama į nuorodą Rodyti daugiau, kad galėtumėte iš naujo rodyti visų tipų operacijas.

Kaip ieškoti sandorių

Dažniausiai ieškosite sandorių klientų QBO įmonėje, o ne jas kursite. Galite ieškoti operacijų naudodami paieškos laukelį QBOA įrankių juostoje kliento QBO įmonės lango viršuje (žr. tolesnį paveikslą). Spustelėjus paieškos laukelį, QBO rodomas naujausių operacijų sąrašas ir galbūt užduočių, kontaktų, ataskaitų ir paskyrų sąrašas Peršokti į.

Paieškos laukelis leidžia ieškoti QBO iš viršaus į apačią, o tai reiškia, kad paieškos terminas leidžia kurti operacijas, pasiekti kontaktų įrašus, peržiūrėti ataskaitas ir pasiekti paskyras.

Įveskite bet kurią frazę, kurią norite naudoti kaip paieškos filtrą, arba paieškos sąrašo apačioje spustelėkite Išplėstinė paieška.

Jei matote tai, ko norite, spustelėkite, kad atidarytumėte atitinkamą langą. Jei ne pamatyti, ką jūs norite, spustelėkite Išplėstinė paieška apatiniame dešiniajame kampe meniu ir QBO rodo paieškos puslapį.

Nustatykite konkrečiau apibrėžtos paieškos kriterijus.

Galite apriboti paiešką iki konkretaus operacijos tipo, pasirinkti ieškoti bet kurio iš kelių duomenų tipų ir nurodyti, ar paieškoje turi būti, ar neturi būti, lygi ar nelygi paieškos kriterijams.

Bet kuriame operacijų lange galite peržiūrėti naujausias to tipo operacijas spustelėdami mygtuką, esantį operacijos pavadinimo juostoje, iškart kairėje nuo operacijos tipo pavadinimo. Mygtuko vaizdas atrodo kaip laikrodis.

Padarykite kliento pastabas

Jūs ir jūsų komandos nariai galite naudoti QBOA pastabų funkciją, norėdami dokumentuoti bet kokią informaciją apie bet kurį savo klientą. Kiekvienam užrašui QBOA automatiškai priskiria užrašo sukūrimo laiką ir pastabą sukūrusį komandos narį. Komandos nariai, turintys prieigą prie kliento, gali peržiūrėti ir redaguoti to kliento pastabas. Be to, galite „prisegti“ užrašus, kad juos būtų lengva rasti. Galite galvoti apie QBOA užrašų funkciją kaip būdą sukurti elektroninius lipniuosius lapelius.

Norėdami sukurti pastabą, parodykite savo QBOA pagrindinį puslapį (galite spustelėti QB buhalterio simbolį viršutiniame kairiajame QBOA sąsajos kampe), tada naršymo juostoje spustelėkite Klientai. Klientų sąraše spustelėkite kliento, kuriam norite sukurti pastabą, pavadinimą (ne QB simbolį, o kliento vardą). QBOA rodo čia rodomą puslapį.

Puslapis, kuriame kuriate kliento pastabą.

Įveskite pastabą ir spustelėkite Išsaugoti. Išsaugoję užrašą galite jį prisegti; perkelkite pelės žymeklį ant užrašo (žymeklis rodomas kaip ranka), o užrašo parinktys bus rodomos apatiniame dešiniajame kampe:

• Spustelėkite mygtuką, kad prisegtumėte užrašą.
• Norėdami redaguoti užrašą, spustelėkite pieštuko mygtuką.
• Spustelėkite šiukšliadėžės mygtuką, kad ištrintumėte užrašą.

Bendrauti su klientu

Bendravimas yra būtinas visose gyvenimo srityse, taip pat tarp kliento ir buhalterio. Galite naudoti QBO ir QBOA įrankius, kad bendrautumėte su klientais, kurie užsiprenumeravo QBO.

Jei norite, galite nenaudoti QBO ir QBOA, kad galėtumėte bendrauti ir tiesiog naudoti el.

Pavyzdžiui, galite naudoti klientų užklausas, kad paprašytumėte, pavyzdžiui, kad jūsų klientas atsiųstų jums banko išrašą. Tokie pranešimai, kuriuos siunčiate iš QBOA, rodomi kliento QBO įmonės puslapyje Mano buhalteris. Atlikite šiuos veiksmus:

QBOA naršymo srityje spustelėkite Darbas.

Spustelėkite Sukurti kliento užklausą. QBOA dešinėje ekrano pusėje rodo skydelį Kliento užklausa.

Įveskite užklausos pavadinimą. Pagalvokite apie tai kaip el. laiško temos eilutę.

Pasirinkite klientą. Sąraše rodomi tik QBO prenumeratą turintys klientai.

Nurodykite prašymo pateikimo terminą.

Pasirinktinai užpildykite likusius užklausos formos laukus, įskaitant dokumentų, kuriuos norite siųsti savo klientui, įtraukimą.

Pasirinktinai galite pažymėti žymės langelį Pranešti klientui, kad klientui išsiųstumėte QBOA sugeneruotą el. laišką, pranešantį apie užklausą.

Spustelėkite Paskelbti kliento „QuickBooks“.

Naudokite šį skydelį bendrai bendrauti su QBO klientu.

Jei 7 veiksme pasirinkote Pranešti klientui, QBOA parodys pranešimo, kurį siųsite savo klientui, peržiūrą. Peržiūrėję, spustelėkite Paskelbti ir siųsti el. laišką.

Kliento užklausos pranešimo peržiūra

Kai jūsų klientas atidaro savo QBO įmonę, naršymo srityje jis gali spustelėti Mano buhalteris, kad pamatytų pranešimą ir į jį atsakytų.

Kliento užklausa kliento QBO įmonėje

Norėdamas atsakyti į pranešimą naudodamas QBO, klientas spusteli pranešimą puslapyje Mano buhalteris, kad būtų rodomas toks skydelis kaip parodyta, kuriame klientas gali parašyti pranešimą ir pridėti reikiamus dokumentus.

Skydelis, kurį jūsų klientas naudoja atsakydamas į jūsų sugeneruotą kliento užklausą

Dokumentai negali būti didesni nei 30 MB.

Gavę dokumentą iš kliento, galite jį gauti naudodami QBOA. Naršymo srityje spustelėkite Klientai ir klientų sąraše spustelėkite kliento pavadinimą. QBOA atidaro kliento išsamios informacijos puslapį, kuriame spustelėsite rodomą skirtuką Bendrinami dokumentai.

Puslapis Bendri dokumentai kliento QBO įmonėje, kai buhalteris gauna kliento dokumentus

Iš ten galite atsisiųsti dokumentą arba spustelėti nuorodą stulpelyje Užklausa, kad peržiūrėtumėte / atnaujintumėte pradinę užklausą. Visi atlikti pakeitimai rodomi skirtuke Darbas.